鐵路企業物資資源整合管理模式探討
2009-6-28 18:09:00 來源:網絡 編輯:56885 關注度:摘要:... ...
摘要:從鐵路運輸安全的基本需求出發,立足提高資源配置效率,在更大范圍和更廣領域內進行業務流程調整,實現對物資勞動組織、生產結構、生產方式的系統優化和配置。
關鍵詞:物資管理業務流程優化再造
提高生產資源的效率和效益,是當前和今后一個時期,鐵路轉變經濟增長方式的一大關鍵。我們按照部黨組關于大力強化經營管理,提高鐵路經濟增長質量的要求,在大力挖潛提效、增運增收的同時,堅持從精細管理入手,積極探索降低運輸成本支出的有效途徑。通過全面整合物資管理資源,在全局建立集中采購、集中儲備、集中配送、集中結算的“大物資”管理格局,充分挖掘資源整合蘊含的巨大潛力,努力提高經濟效益,取得了顯著成效。現將我局的主要做法匯報如下:
一、整合管理資源,發揮集約管理優勢
在深入推進運輸精益生產的實踐中,我們通過對物資管理現狀的分析,深刻感受到,物資管理存在要素銜接不嚴密、組織過程不精細、資源配置不合理等諸多弊端,造成物資采購渠道繁雜、供應環節較多、庫存資金占用較大等問題,嚴重制約了企業集約化管理水平和經濟效益的提升。
為此,我們從提高企業管理效率和經濟效益、服務“大運輸”的角度出發,在物資管理中積極引入現代物流管理理念,對物資管理資源進行重新配置。
1、整合生產資源。按照扁平化、集約化管理要求,對物資系統進行機構重組,將4個物資段整合為1個;將運輸站段材料(科)室整合到物資段,撤消運輸站段材料(科)室機構;將站段倉儲庫房、庫存物資全部移交物資段。整合后的物資供應段采取分地區集中管理的供應模式設立了綜合物資庫、專業配件庫和物資配送組,并作為路局內部唯一的物資配送部門和物資儲備基地,負責全局的物資采購、供應、儲備、配送、資金清算等管理工作。運輸生產站段設置專(兼)職材料計劃人員,主要負責本單位物資需求預測與物資需求計劃提報,物資核銷和成本核算,物資消耗定額的執行和各類物資報表的統計上報,同時對物資供應段供應配送物資的質量、價格、服務、信息等工作進行監督和反饋。倉儲資源和庫存結構的集中整合,減少了中間管理層次,形成了高度集中的物資生產組織結構布局。
2、整合財務資源。從強化資金歸口管理,優化收支流程入手,整合財務資源,建立資金集中管理、統一結算的管理模式。一是將全局采購資金管理權限集中到路局財務處,取消各站段采購資金支出權限,采購資金實行財務處與物資段直接向廠家支付的方式,減少資金在路局、站段之間的流轉,改變采購資金多次分割的狀況;二是調整采購資金結算流程,推行內部往來轉賬結算,采購資金集中支付,提高資金使用效益;三是實行集中采購預算管理,財務處按預算指標,對全局物資采購資金實行統一籌劃、統一管理、統一支配。物資段根據站段實際領用料數額,向財務處集中清算,杜絕預算外支出,強化財務預算的宏觀調控能力。
3、整合管理制度。為實現新模式下物資管理工作的規范、統一,我們對全局財務、物資、計劃管理等制度進行重新梳理,制定了財務預算、物資計劃、采購、儲備、配送、資金結算、質量價格監督、基礎管理等10大類、42項制度,準確劃分了物資計劃管理、接運管理、驗收管理、儲備管理、配送管理、核算管理等職能。針對物資集中管理新體系,明確財務處是物資資金預算、管理中心;物資處是全局物資的管理、供應、信息中心;站段承擔物資消耗、成本節約的主體責任;物資段承擔降低采購、配送成本的主體責任,理順了各層面管理關系。
二、再造業務流程,完善內部控制體系
1、實行生產物資集中批量采購。通過物資計劃管理流程再造,統一采購計劃編制、審批程序,實行物資采購歸口管理,從源頭嚴格物資集中采購、招標采購管理,在更大范圍、對更多種類物資實行集中批量采購,杜絕任何形式的零小采購、分散采購行為,發揮規模化采購優勢,堵塞了采購管理漏洞,采購成本明顯降低。
2、建立高效、簡潔的作業流程。一是實行專業化集中庫存管理。按照機、車、工、電、輛等運輸單位的修程修制及生產布局情況,對專項物資實行集中庫存,減少了一料多儲、層層設庫,提高了倉儲利用率,降低了管理成本。二是精減票據傳遞程序,物資供應段各材料業務人員、財務人員按照分管物資種類,分別下到各專業配件庫,實現物資收、發、存作業同步操作,加快成本統計、核算速度,統一調控資金流,做到日清月結,提高了工作效率,在途票據傳遞金額比整合初下降了85.3%。三是物資采購供應流程實行門對門采購,點對點供應,減少了中間環節和重復性勞動,提高了勞動生產率和供應及時性。
3、推行“一站式、分區域”集中供應配送模式。由以往配送到站段材料庫,改為直接供應到各站段車間、班組、生產現場。并根據各項物資配送地點、時限等要求,對同一路徑、同一方向、同一站點各生產單位的物資進行集中配送,在保證物資供應準確性、及時性的基礎上,最大限度減少配送頻率。對利用社會力量儲備的通用物資,由供應商直接將物資送達指定地點,既可以使配送更加及時,也可有效節約配送成本。
三、推行全面預算管理,發揮物資成本控制作用
為了有效杜絕財務管理與專業部門管理兩張皮,我們運用全面預算管理手段,認真剖析和細分站段成本控制項點,優化和重構資金流程,強化資金歸口管理,實現了成本有效控制和資金高效運用。
1、推行材料成本預算管理。一是強化預算管理。逐一測算站段成本中材料支出數額,通過下達材料成本支出預算,明確各單位材料成本支出控制額,核實路局向物資供應段撥付運營資金的數額,強化材料領用的預算管理。二是強化控制責任。規定用料單位承擔材料成本控制的直接管理責任,物資供應段承擔材料成本支出控制的輔助控制職能,物資供應段在預算內按實際需要發料,超出預算部分堅決不能領發料。三是強化動態監控。根據路局財務處下達的材料成本支出預算和各業務處下達的生產任務及單位成本定額,對生產站段提出的物資申請計劃進行卡控,只有通過審核的用料申請,物資供應段才能組織供應,使成本費用控制移至源頭,從根本上克服事后控制的不足。
2、實行物資資金動態管理。路局財務處依據預算,實行資金動態撥付,集中控制資金流量,實現資金合理流轉。一是對需求數量較大、應用頻次較多的物資,與供應商簽訂物資供應、代儲代運協議,實行物資代儲代保管,并實行“先使用后結算”的付款方式,資金結算按月度實際物資消耗量進行結算,合理利用社會資金,提高資金利用率。整合后,全局代儲物資項數上升了77%,代儲資金上升了481%。二是實行通用物資“零庫存”管理。與供應商簽訂協議,利用廠家、商家、市場等社會儲備資源,實施供應商直供方式,最大限度減少實際庫存占有量,提高庫存資金周轉速度。三是廢舊物資統一歸口管理。規范廢鋼鐵、廢舊物資集中歸口管理工作,最大限度盤活廢舊資產。加強存貨管理,對庫存積壓、報廢物資,實行集中儲存、統一調劑、處理。
3、引入政府采購機制。在實施運輸生產物資集中批量采購的同時,在其它各類非運輸生產物資中,積極引入政府采購機制,大力提高集約化管理效益。一是規范辦公用品采購。成立路局辦公用品即時供應站,采取公開招投標的方式,擇優選定實力強、信譽好、資質優的辦公用品供應商,在站內設辦公用品展廳,方便使用單位選購。同時對全局各單位的辦公用品預算實行月度動態監控,季度預算控制。二是加強機動車燃油管理。選用中國工商銀行新疆分行牡丹中油普通信用卡——中油卡,在全局范圍內推行機動車輛加油“一卡通”業務,加強了對汽車燃油成本的準確核算和有效控制。該卡實行先刷卡加油后付款結算的方式,減少了現金流通。同時中石油給予我局全年機動車輛燃油費用總額1%的優惠,工商銀行給予我局機動車輛燃油費用56天的免息優惠,年節支約50萬元,平均每月無息利用社會資金達200多萬元以上。三是全局汽車保險實行集團投保。采取公開招標方式,對全局汽車實行統一保險,運用集團投保優勢,與保險公司簽訂汽車保險協議,取得保險公司最高優惠幅度。各單位按優惠幅度協議,與保險公司進行結算,降低汽車保險成本總支出。
四、建設物資信息化平臺,提升財務物資管理信息化應用水平
應用信息化手段,實現物資管理信息系統(LMIS)與鐵路全面預算管理信息系統(OBMS5.0)和鐵路財會管理信息系統(RFAMIS5.O)緊密集成,提升物資財務管理信息化應用水平。
1、實行預算控制、物資收發、會計核算的有機聯動。在物資管理信息系統設計中,堅持以全面預算管理為主導,建立預算控制、物資收發、會計核算信息共享平臺,通過成本、資金預算的編制下達,達到對物資收發業務的動態監控,確保預算目標及財會核算信息的及時、準確和有序可控。
2、實行庫存實時監控,科學調控資金流量。通過計算機信息平臺處理物資出、入庫、調撥等業務,真實反映平均庫存值,可供應數量和庫存周轉率等庫存指標,使財務準確掌握采購計劃和庫存信息,為采購決策、資金撥付提供依據,在保證安全庫存和物資保質的同時,減少了庫存資金占用。
3、實現信息資源共享,推進財會數據集中。運用信息化平臺,建立聯結路局財務處、物資段、用料單位的信息網絡,實現物資資金管理、計劃管理、庫存管理、配送管理、物資質量、價格監督程序一體化管理、操作,加強業務管理與財務管理的銜接,實現物流、資金流、信息流高度統一管理。
五、加強日常監管力度,防范資金風險
1、建立組織機構。路局成立由路局總會計師任組長,紀委監察處、財務處、物資處、企業管理和法律事務處負責人為成員的物資資源整合專項效能監察小組。對各單位執行資金管理、成本預算、集中采購制度情況,進行專項執法監察。
2、實施關鍵點控制。為確保財務預算、物資集中采購各項制度的有效貫徹和落實,確立了采購資金管理,材料成本控制、物資領用管理監管為主的監察重點項目,利用執法監察手段,加強資金動態監控,確保管理規范和資金安全。
3、深化監管成效。運用管理寫實方法,圍繞資金內控制度落實和大額資金聯簽、審批等關鍵環節,進行定期的管理監督、分析,切實加強對物資資源整和工作的監管,提高資金運用效率,降低資金風險。
六、物資資源整合的實施效果
1、物資資源效率和效益得到進一步提升。全局物資管理層次由過去三級管理變為兩級管理,儲備結構由過去二級儲備變為一級儲備。2008年每百萬換算周轉量材料成本支出額比上年同期下降18.7%,庫存總量資金從2005年2.1億元,減至1.45億元。物資集中管理方式的運用,拓寬了成本控制的渠道,辦公用品采購、汽車燃油、保險管理,每年同比減少成本支出近700萬元。通過第三方物流集中代儲,每月平均無息利用社會資金3500萬元。
2、財務管理得到進一步規范和加強。憑借物資集中管理優勢,系統推進財務資源整合,實現路局對全局采購資金的集中、歸口管理。嚴格大額資金使用制度,大力推行采購資金集中清算、集中支付,提高了資金使用效益和資金安全防范能力。通過實行全面預算管理,預算對資金、成本的約束和控制顯著加強,用預算管理來規范企業的經濟行為,杜絕了無預算支出。通過財務資源的統籌配置,推動了業務與財務的銜接,需求與供給的平衡。全面預算管理和資金集中歸口管理方式的綜合應用,為深化運輸成本、客貨營銷、計劃收入等項目的財務管理,進行了有益探索和嘗試,積累了可借鑒的經驗。
3、企業經營管理水平得到進一步提高。物資資源整合的深入推進,帶動了企業財務資源、物資資源、生產機構、勞動組織等一系列生產經營要素整體性、根本性的變革,減少了管理層次和管理人員,節約了大量管理成本。通過對物資供應鏈上下游管理關系的深層次重組和再造,財務、物資資源得到全面優化配置,物流、資金流、信息流實現快速流動,從根本上改變了粗放式經營狀況,有力推動了鐵路資源社會化、市場化經營。鐵路局的安全生產主體地位更加明確,更有利于集中人力、物力和財力加強安全基礎建設。
作者:張文卓烏魯木齊鐵路局物資供應段段長
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