目錄
 
1 目的
1.1  利潤中心
1.2 公開透明的采購業務
1.2.1 信息公開透明
1.2.2 流程公開透明
1.2.3決策公開透明
1.3高效主動的采購業務
2  思想
2.1 物資A、B、C分類
2.1.1  A類物資定義
2.1.2 B類物資定義
2.1.3  C類物資定義
2.2 建立招標制度
2.3 建立專家團
2.4 采購業務分類
2.4.1采購開發組主要工作職責
2.4.2 采購執行組主要工作職責
2.5 IT平臺利用
3 框架
3.1工作分類框架
3.1.1采購物資按需求分類
3.1.2 工作分類框架建設
3.1.3 工作崗位框架建設
3.2 制度建設框架
3.2.1 采購需求提出與確認流程和管理辦法
3.2.2 供應商開發與評審流程和管理辦法
3.2.3 物資采購執行流程及管理辦法
3.2.4 未完待續
   
1  目的
為加強公司采購業務的管理,規范采購作業程序,有效提升公司物資采購業務的質量,實現陽光下的采購,以強化管理、理順職能；明確職責、規范業務；杜絕腐敗、降低成本；高效運作、增加效益為目標，以公開、公正、透明的原則，以流程化、高效率的采購體系，為公司適時、適量的采購適質、適價的物資和服務，支持公司的可持續發展戰略，特制定《捷順科技物資采購管理辦法》。主要實現以下目的：
1．1 利潤中心
要將采購業務鏈建設成為一個利潤中心，從供應鏈的角度為公司產生利潤。利潤來源于兩個方面，一個是直接的采購成本降低的利潤，一個是提高從物資及服務采購效率的角度提高供應鏈的運轉效率，整體提高公司的市場反應速度，間接產生的利潤。必須把采購部門提高到利潤中心的高度來進行綜合管理與考核，督促整個采購供應鏈以經營的思路來管理。
1．2公開透明的采購業務
公開透明是公司對采購業務的要求，也是此次次制度建設的重點。從制度建設方面考慮，主要實現以下幾個方面：
1.2.1  信息公開透明
     整個采購供應鏈從開始到結束，所有的信息包括采購需求、招投標信息、詢價報價信息、分析決策信息、維護管理信息、評審考核信息等各種信息通過EKP系統向特定崗位人員公開，全部流程均在EKP上進行，留下歷史記錄和知識沉淀。
1.2.2 流程公開透明
 此次制度建設完成后，80%以上的采購業務流程均固化，各崗位人員職責清晰明確，關鍵節點監督和執行職責定義明確，各種物資采購的流程分級別定義清楚，相關的流程向使用者公開，如向供應商公開考核管理流程和制度，向技術系統公開供應商開發流程，向新的供應商公開開發和評審流程，做到多方透明，各種流程參與者明確流程節點走向和流程進度，減少工作中的摩擦和誤解，提高公司內外對采購業務相關人員的信任。
1.2.3 決策公開透明
  此次制度建設,針對現有采購流程中的問題,需要將采購業務中各個關鍵節點決策的權力分級、分類，定位在不同的崗位中。不同的崗位有不同的決策力，每一種級別的決策權力都享有充分的信息支持，每一次決策都有上一級別的決策人對此次決策進行監督，做到決策的過程公開，決策的理由信息公開，每次決策都有相應的決策人和監督人。
1．3  高效主動的采購業務
       考核供應鏈優劣的主要指標是成本和效率，采購業務作為供應鏈的主要組成部分，除了采購成本通過各種流程和決策來保證，高效主動是必不可少的一個考核指標。此次制度建設，要將采購業務的日常流程盡量IT化，將決策流程盡量在EKP上執行，SAP主要用于日常的采購業務執行，并在各節點和各個崗位上建立績效考核目標，保證各崗位人員全身心投入到創造利潤、提高效率的活動中。
2 思想
2．1 物資A、B、C分類
    根據公司物資采購的需求和歷史記錄，按采購金額及公司對此類物資需求的重要程度將需要采購的物資進行A、B、C分類，對每類不同的物資實行不同的采購管理作業規范和流程。
2.1.1 A類物資定義
1）品種占到全部物資采購品種10%，且總體采購金額占到公司全部物資采購金額50%以上的物資全部定義為A類物資；
2）此類物資對公司的產品生產銷售或公司的發展至關重要，有重大戰略意義的物資定義為A類物資；
3）臨時性物資或單件物資采購金額大于RMB10000。00元的物資定義為A類物資；
2.1.2  B類物資定義
1）品種占到全部物資采購品種25%，且總體采購金額占到公司全部物資采購金額的30%以上的物資全部定義為B類物資；
2）此類物資每年采購批次較多，且對公司產品生產銷售或公司正常運營很重要，不可或缺的物資定義為B類物資；
3）臨時性物資或單件物資采購金額大于RMB1000.00小于RMB10000.00元的物資定義為B類物資
2.1.3  C類物資定義
1）品種占到全部物資采購品種的65%，且總體采購金額占到公司全部物資采購金額20%以內的物資全部定義為C類物資；
2）此類物資每年采購批次頻繁，為公司產品生產銷售和公司正常運營的常用品，市場上供應量很大的物資定義為C類物資；
3） 其他不屬于A類與B類的采購物資定義為C類物資。
2．2 建立招標制度
   對A類物資或采購金額較大的B類物資采用招標的形式進行采購。采購招標由采購部負責在公司網站及其他專業網絡平臺上發布招標公告，通知現有供應商及鼓勵市場上其他供應商參與投標，主要由采購部、各分廠、技術部門負責聯絡和尋找供應商，其他部門和個人也可以聯絡供應商參與投標。根據物資的分類和特點，對各類物資分別建立招標制度，其中：
1） A類物資采購招標每半年進行一次，每次將A類物資的25%拿出來招標；
2） 金額較大的B類物資采購招標每一年進行一次，每次將B類物資的25%拿出來招標。
2．3 建立專家團
   公司設立專家團對公司物資采購業務進行指導和監管。專家團由生產部、各分廠、技術部門、品管部、經管部、財務部、總經辦等部門的主要負責人或重要主管人員組成。主要職責如下：
1）  負責A類物資的采購單價進行審查評比；
2）  負責A類、B類物資供應商進行審查批準；
3）  負責A類、B類物資供應商變更的審批；
4）  負責采購制度運行狀況的監督并根據實際情況進行持續改善和調整；
5）  負責對物資采購工作中表現卓越的部門和個人進行獎勵。
2．4 采購業務分類
   根據公司采購業務的特點，將物資采購分為采購開發組和采購執行組兩個小組，負責相應的采購業務，并針對不同的小組分別建立不同的管理制度、工作流程和考核方案，進一步提高公司采購業務的質量和效率。
2.4.1 采購開發組主要工作職責
   采購開發組的主要工作目標是為公司持續不斷的開發新的物資供應商,對供應商實行動態管理,根據公司產品發展及整體發展的需要對供應商吐故納新,以公開、透明、職權明晰的原則開發和管理供應商。其主要職責如下：
1）參與采購策略的擬定和執行；
2）負責采購預算及計劃的擬定與控制；
3）負責物資采購需求的評審與確認；
4）負責供應商開發需求的編制、評審與確認；
5）負責供應商開發、維護、管理、評審與確認；
6）負責物資采購價格與成本的控制；
7）負責物資采購資料的整理、分析及SAP系統中資料的維護；
8）協助相關部門物資來料異常情況的處理。
2.4.2 采購執行組主要工作職責
   采購執行組的主要工作目標是為公司產品生產和銷售服務，以高效、清晰、簡明為原則，保證公司產品生產、銷售過程的正常，兼顧滿足公司整體發展需要的物資采購需要。主要工作職責如下：
1）負責確認物資采購需求計劃，向供應商下物資采購訂單；
2）負責物資采購訂單的管理，對物資采購訂單的及時完成率負責；
3）協助采購開發組對供應商進行評審和管理；
4）負責物資供應商的日協助聯絡，對供應商的異常狀況及時反饋；
5）協助相關部門進行物資來料異常情況的處理。
2．5  IT平臺利用
   此資制度建設，最終地應用到公司現有的IT平臺，將各種決策流和嫁接在EKP系統上，將各種執行流程嫁接在SAP平臺上，原有的各種SAP和JSflow上的流程暫時不搬遷到EKP平臺上，只對原有的流程進行適應怕更改。在新建的和種流程在IT平臺上建立完成并成功運行一段時間后，再進行逐步的搬遷。
3  框架
   物資采購管理制度的框架包括制度建設框架、工作分類框架、人員建設框架三類，以定責、定級、定利、定員為目標，對公司采購業務進行重新梳理，將采購業務建設成為責權明晰，公正透明、高效有序的一個業務流程，為公司的可持續發展服務。
3．1 工作分類框架
3.1.1 采購物資按需求分類
   按公司整體發展和產品生產銷售的特點，將公司采購的物資分為產品需求物資、生產銷售安裝過程需求物資、辦公需求物資和臨時需求物資四類。
3.1.1.1 產品需求物資
   凡在產品生產中需要的原材料、半成品、外協服務等各種物資及服務的采購需求，都列入產品需求物資中。簡言之，就是用在產品上，銷售給客戶的物資都屬于產品需求物資。
3.1.1.2 生產、安裝、銷售過程需求物資
   凡在產品生產過程中和產品安裝過程中需要的各種設備、耗材、工具等物資，產品安裝過程中需要的各種設備、原材料、耗材、工具等物資，產品銷售過程中需要的宣傳資料、產品樣板等物資都列入此類。
3.1.1.3 辦公需求物資
   公司整體發展需求產生的各種固定資產需求，正常辦公需求需要統一采購的各種筆、紙、電腦及其配件、文件夾等物資列入辦公需求物資。
3.1.1.4 臨時性需求物資
   凡因公司發展或其他需要采購的物資，不屬于以上三類的，均列入臨時性需求物資中。
3.1.2 工作分類框架建設
   按照上文的標準將公司的物資分為四種，對各類物資按其固有特點結合2.1物資分類標準，分別劃分到采購開發組和采購執行組的工作內容中。如下圖：
 產品需求物資生產安裝銷售過程需求物資辦公需求物資臨時需求物資
開發組執行組開發組執行組開發組執行組開發組執行組
A類物資        
B類物資        
C類物資        

3.1.3 工作崗位框架建設
   從上文的表格可以看出，采購過程中有24個工作要素，如果考慮機械和電子的分類，共有48個工作要素。從人力資源角度考慮，要將采購供應鏈上的48個工作要素進行分析，針對每個工作要素建立崗位任職標準，將相近的標準合并，設立正式的崗位，初步估計現有公司的物資采購制度如果要流暢運轉，需要的具體的采購開發和執行工程師共計12—16人。每人負責的工作要素大約3—4個.
3．2  制度建設框架
   物資采購的整體流程從大的方面來說，分為采購需求確認、供應商開發、物資采購執行、物資貸款支付四個階段。從制度建設方面分析，需要建立以下流程與管理辦法：
1）《采購需求提出與確認流程和管理辦法》；
2）《供應商開發與評審流程和管理辦法》；
3）《物資采購執行流程和管理辦法》；
4）《物資貸款支付流程和管理辦法》；
5）《供應商管理與考核流程和管理辦法》；
6）《采購單價和供應商變更管理辦法》；
7）《異常物資處理流程和管理辦未能》；
8）《采購業務相關崗位考核辦未能》；
9）《專家團運作流程和管理辦法》。
3.2.1  采購需求提出與確認流程和管理辦法
   物資采購需求有四個來源，分別為產品需求物資、生產安裝銷售過程需求物資、辦公需求物資、臨時需求物資。按統一的模板建立需求確認流程和管理辦法。
3.2.1.1 節點一：采購需求提出
1）產品物資需求計劃來源于生產部，由生產部按公司產品銷售計劃和產品生產計劃提出物資需求預測計劃，每年底提出下一年度物資需求預測計劃，每季度提出下一季度物資需求預測計劃，每月底提出下一月度物資采購需求預測計劃；
2）生產安裝銷售物料需求計劃來源于生產部、工程部、經管部、業務系統等相關部門，按產品安裝物資需求、產品生產過程中物資需求、產品銷售過程中物資需求提出物資需求預測計劃，每年年底提出下一年度物資需求預測計劃，每季度提出下一季度物資需求預測計劃，每月底提出下一月度物資采購需求預測計劃；
3）辦公物資需求來源于人力資源部和信息管理部，由人力資源部和信息管理部按公司整體發展需要和現有物資更換維護需求提出物資需求預測計劃，每年年底提出下一年度常用物資需求預測計劃，每季度提出下一季度常用物資需求計劃，每月底提出下一月常用物資需求預測計劃；
4）臨時性物料需求來源于各臨時物料需求部門，可隨時提出。
3.2.1.2 節點二：采購需求的審批
1）產品物資預測需求中A類物資由生產部經理和采購部經理共同會審后流入營運總監處審批，總監審批抄送總經理，通過后流入下一階段執行物資采購動作或供應商開發動作；B類物資和C類物資預測需求由生產部經理和采購部線理會審通過后抄送營運總監流入下一階段執行物資采購動作或供應商開發動作；
2）生產安裝銷售物料需求中A類物資由經管部經理和采購部經理共同會審后流入營運總監處審批并抄送總經理，通過后流入下一階段執行物資采購運作或供應商開發動作；B類物資和C類物資由經管部經理和采購部經理會審通過后抄送營運總監流入下一階段執行物資采購運作或供應商開發動作；
3）辦公物資需求中A類物資由人力資源部經理、采購部經理共同會審后流入營運總監處審批通過后抄送總經理流入下一階段執行執行物資采購動作或供應商開發動作；B類物資和C類物資由人力資源部經理和采購部經理會審通過后抄送營運總監流入下一階段執行物資采購動作或供應商開發動作；
4）臨時性物料需求中A類物資由需求部門經理和采購部經理共同會審后流入營運總監處審批并抄送總經理，通過后流入下一階段執行物資采購動作或供應商開發動作；B類物資和C類物資由需求部門經理和采購部經理會審通過抄送營運總監后流入下一階段執行物資采購動作或供應商開發動作。
3.2.2 供應商開發與評審流程和管理辦法
   供應商開發管理過程是一個周期比較長，需要公司內較多部門參與的一個過程，主要的流程框架參考EKP平臺上的《采購開發作業規范》中供應商開幕與評審部分的內容，以追求公開透明、IT化操作為目的，制定流程框架。
   供應商開發與評審流程的啟動條件為以下幾種條件中的一種或幾種：
1）    現有供應商不能滿足物資需求或物資預測需求中的品種和數量的需要求；
2）    市場行情變化導致現有供應商不能提供低于市場平均價格的采購價格；
3）    各部門根據產品質量狀況提出更換供應商的要求；
4）    現有物資的供應商屬于獨家供應商；
5）    技術系統或客服中心有新物料開發需求。
3.2.2.1 節點一：開發需求確認
   供應商的開發需求由采購部開發組負責根據物資需求部門的要求，按統一的模板進編制（此處須編制供應商開發需求標準模板）。確定物資需求技術要求、物資的種類、供應商的種類、計劃結算周期、質量要求、交貨周期、維修服務要求、物料成本價等各種因素。
3.2.2.2 節點二：物資采購招標書編寫
   采購開發組根據開發需求，按標準模板編制物資采購招標書。內容至少包括但不限于采購數量（此處按招標書通用模板進行編寫，分為A類、B類物資兩種，C類物資無需招投標）。
3.2.2.3 節點三：物資采購招標書發布
   物資采購招標書編制完成后，A類物資采購部經理審核后流向營運總監批準后發布；B類物資采購部經理審批通過后發布。發布方式包括但不限于公司外部網站、公司內部網站、阿里巴巴及惠聰等專業網站。招標書發布后，可通過電話聯絡現有供應商、或通過和種方式聯系專業供應商參與投標。
3.2.2.4 節點四：篩選初步供應商
1） A類、B類及產品需求物資和生產安裝銷售過程需求C類物資供應商開發時在規定期限內，對投標的供應商發出邀請填寫相關的表格和提供資質證明。提供的信息包括但不限于供應商的性質、注冊注冊資金、主要股東結構、生產場地、主要設備、人員組成、主要產品、生產能力等，提供的資質證明包括但不限于公司營業執照、稅務登記證、生產許可證、產品銷售代理證明、產品認證資料、質量體系認證資料、強制認證資料等。通過電話網絡等多種方式了解其他主要使用者的使用結果，包括但不限于工藝能力、供應的穩定性、資源的可靠性。初步篩選完成后，獲得一個供應商名錄。
2）辦公需求及臨時性需求C類物資的供應商開發時，由采購工程師通過各種方式聯系的供應商的資料進行整理并提交EKP平臺，替代節點二和節點三的動作，獲得一個供應商名錄。
3.2.2.5 節點五：詢價報價及樣品試制
   供應商初步篩選完成后，采購開發工程師向有意向合作的供應商發出詢價文件并要求提供或試制樣品。在此節點，采購開發工程師要向供應商發布詳細的物料采購技術要求，商談付款條件，初步確定交貨周期，初步說明我們的檢驗收貨標準，售后服務要求，涉及到的法律條款等各種要求，要求供應商針對我們的要求報價。此處需要確定我們發送給供應商的詢價模板，并將所有的謨價報價資料上傳EKP中供上一級領導審批，確定一個打樣供應商的名單，按這個名單要求供應商送適量的樣品到公司測試或試用。如需要按要求試制樣品，則與選定的供應商簽訂產品打樣測試的合同，為供應商提供必要的技術文件或樣品，要求供應商試制適量的樣品至公司測試或試用。
3.2.2.6 節點六：樣品試用或測試
   采購部收到供應商提供的樣品后，采購部組織協調品管部或分廠或相關部門進行樣品測試或試用，并出具相應的測試結論。試用或測試的結論須有標準的模板，按標準模板填寫。采購開發工程師收到相關部門提及的試用報告和測試報告之后，填寫開發建議提交EKP平臺轉入供應商評審階段。
3.2.2.7 節點七：供應商評審
   供應商評審由專家團負責，A類和金額較大的B類物資由專家團按采購工程師提供的資料組織專家團主要成員進行現場評審，按各種相關評審指標進行量化評審，確定供應商的開發種類，并填寫最終的開發決議。一般B類物資和C類物資，由專家團委托采購部經理組織人員進行供應商現場評審，按各種相關評審指標進行量化評審，確定供應商的開發種類，并填寫最終的開發決議報專家團組長審批。
3.2.2.8 節點八：商務合同談判及簽訂
   采購開發工程師按專家團最終的開發決議后，與供應商就供貨方式、供貨交期、批量供貨價格、售后服務條款、付款方式、質量異常處理溝通扣款等事項進行談判，擬定合同。A類和金額較大的B類物資由專家團會審后審批合同條款，由專家團組長簽署合同。一般B類物資和C類物資的供應商由專家團委托采購部經理審批合同條款后簽署生效。
3.2.2.9 節點九：供應商資料維護歸檔
商務合同簽訂之后，由采購開發工程師按合同規定將供應商信息維護進SAP系統，并與采購執行工程師進行核對確定，將開發過程中的資料記錄上傳EKP系統存檔，并針對此次開發供應商過程，書寫供應商開發總結報告。上傳EKP平臺建立經驗沉淀。
3.2.3  物資采購執行流程及管理辦法
3.2.4  未完待續