擁有400年釀酒歷史的瀘州老窖，對信息化建設高度重視。2002年，釀酒公司的信息化建設又上新臺階。利用WEB業務系統，使各倉庫具有完整的物流管理能力，總部足不出戶就可以得到各個倉庫的庫存信息，加快了對市場的反映速度；利用WEB財務系統，實現對各地分子機構費用及預算的控制；利用U8完整標準的業務處理流程，對員工的業務處理要求嚴格，不需要超權利發揮職能。財務和業務系統的集成使用，實現物流、資金流和信息 流的統一。
證言：
軟件的功能能否滿足企業的要求是一方面，購買軟件后的實施服務以及軟件公司的長期發展潛力也是我們關注的重點。――瀘州老窖 蔣蓉春
一、 企業概述
瀘州老窖位于四川瀘州國窖廣場，擁有有400多年釀酒歷史。公司以酒業生產為主，集生物科技、房地產、金融、賓館服務等產業為一體，總資產20.4億元，員工4000多人，其中各類專業技術人員占35%以上，生產建筑面積32萬多平方米。公司擁有我國建造最早(始建于公元1573年)、連續使用時間最長、保護最完整的老窖池群，是國內釀酒行業第一家全國重點文物保護單位，被譽為“中國第一窖”，以其獨一無二的社會、經濟、歷史、文化價值成為世界釀酒史上的奇跡。公司主導產品有國窖1573、百年瀘州老窖及瀘州老窖特曲等。經國家無形資產評估機構認定，瀘州老窖品牌價值高達102億元。業務范圍遍及全國以及北美、歐洲、東南亞和東亞地區，是中國規模最大的名酒基地之一，中國濃香型白酒的發源地。公司產品品種多、業務范圍大、發展非常迅速，資金流和物流日益增大。隨著IT技術的飛速發展，企業面臨的竟爭環境發生了根本性變化，顧客需求瞬息萬變，技術創新不斷加速，競爭日趨激烈。在這種形勢下，對企業的管理提出了更新更高的需求。
二、 白酒行業特點
白酒發酵生產工藝相當復雜，工藝模糊。企業的管理也相對模糊。企業的信息化不象其他生產性企業，生產的過程可以精確到具體的數據管理。由此，限制了企業在信息化方面，尤其是生產制造信息化方面的投入。而白酒的銷售和對龐大的客戶供應商的管理成為重中之眾。因此，對于白酒行業，信息化的重點在供應鏈的購銷存部分以及與財務的集成應用。
對白酒行業，受WTO的沖擊不像汽車工業那么劇烈。但是，白酒行業半年是前賣方市場，現在已經轉向買方市場。這時候增加市場營銷，加強終端銷售成為白酒行業的重要出路。尤其是在年底和節假日期間，是銷售的高峰，通常又是先發貨后結算，以便占領更多的市場份額，此時更需要及時了解區域市場和有充足的備貨。正由于此，網絡化的管理，獲得實時的信息顯得尤為重要。
三、 老窖集團面臨的難題
隨著老窖集團銷售規模的迅速擴大，傳統的管理手段已經不能完全滿足企業發展的需要。首先暴露出來的是物流上的漏洞。按照規定，客戶付款才能提貨。到了節假日等熱銷期，客戶經常派人攜款提貨，甚至有時出現倉庫門口排長隊提貨的現象，但由于儲運部難以獲得各倉庫的實際庫存，于是往往出現客戶拿著提貨單去指定倉庫提貨時提不到貨，而其他倉庫卻有較充裕的庫存。
令管理層頭疼的還有各地倉庫的管理。集團公司下有許多分公司和倉庫，有近有遠，倉庫儲存量的設置沒有統一的安排，因此影響公司整體庫存管理水平，增加整體營銷成本。能否隨時了解存貨在各倉庫的收入、發出及分布情況并進行統計、匯總、分析？
財務處也遇到了難題。業務部門與財務部門不能很好溝通，造成結算拖延、庫存與帳目不符等弊端，當先發貨后結算時，如何判斷客戶的信用度以降低壞帳損失的風險?財務對各購銷業務的發生情況也無法做到有效監控。另外，對各地辦事處的財務失控。財務部負責按預算控制各地辦事處的費用支出，但往往得不到各地當月的實際支出，由于沒有可行的系統甚至辦事處負責人也不能及時得到這些數據，因此，各地辦事處費用超支成了常事。能否實現遠程錄入、查詢、會計憑證、帳簿、報表等有關會計數據，實現遠程操作？
以上種種問題造成銷售成本不斷上升。由于資金流、物流和信息流相脫節，更導致產品銷售信息難以及時掌握、對市場相應速度落后，影響老窖集團的整體銷售能力和客戶服務水平。
四、 選擇軟件的背景
瀘州老窖集團清楚的認識到，只有引進先進的管理理念和信息技術，及時準確掌握財務業務數據，才能有效控制和管理日益擴大銷售網絡。97年老窖集團開始對信息系統進行規劃和調研。經過與幾個國內外軟件的對比，最終選擇了用友軟件�！败浖墓δ苣芊駶M足企業的要求是一方面，購買軟件后的實施服務以及軟件公司的長期發展潛力也是我們關注的重點�！崩辖鸭瘓F信息化負責人如是說。98年老窖集團銷售公司率先使用用友ERP-U8財務及購銷存系統，同時得到了用友集團的高度重視。經過3年多的運行，老窖集團已經體會到信息化建設帶來的益處。隨著老窖集團的規模擴大，管理要求逐步提高，集團下屬的釀酒公司在財務系統已經成功運行的基礎上，業務部分的信息化建設提上日程。尤其是釀酒公司下屬的倉庫分布在各地，倉庫之間的距離較遠，如何解決信息的一致性和實時性是首要關心的問題，用友ERP-U8的WEB財務和WEB業務解決方案再次成為吸引老窖集團繼續使用用友軟件的焦點。2001年底，用友ERP-U8的購銷存系統在老窖集團釀酒公司開始實施了。
五、 解決方案
(一) 根據其組織機構設置和管理需要，公司決定采用如下站點分布方案
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(二) WEB應用方案
網絡技術的發展使得總部與各地的下屬單位數據及時傳輸成為可能。針對釀酒公司倉庫分布較為廣泛，倉庫間距離較遠，遍及各地的辦事處通過傳真的方式請求配貨和發貨等情況，同時有進行實時了解倉庫信息、對異地辦事處的管理和進行會計核算的需要，用友ERP-U8提供了WEB功能，解決釀酒公司面臨的問題。用友U8 WEB財務、業務系統可充分滿足數據共享、綜合匯總、分析和遠程應用的管理需求，適合于企業分散式應用、集中式管理的模式。通過瀏覽器，實現完全的遠程操作，支持遠程辦公，擴展了財務和業務的網絡應用，體現數據的及時輸入、查詢和處理。數據均可集中在集團總部，保證數據的安全和完整。
老窖集團現有較完備的計算機網絡和設備：公司主要服務器為IBM NETFINTY 7000，服務器安裝安裝WIN NT，并安裝IIS(INTERNET INFORMATION SERVER)操作系統WINDOWS2000 SERVER，數據庫SQL2000。其他工作站均采用WINDOWS98系統，安裝OFFICE2000等辦公軟件�？蛻舳撕头⻊掌鞫司惭bIE(INTERNET EXPLORER)6.0版本。遠程數據的傳輸設置有點對點和互聯網兩種。直接遠程撥號安全性較高，速度較快，但傳輸通訊費用比較高；利用互聯網安全性較差，費用低廉，受線路和距離的影響較小。老窖集團在使用用友軟件之前，已有非常成熟的網絡建設基礎，此次使用用友軟件的WEB功能，可以充分利用其已有的網絡環境。在保障數據安全性的前提下，老窖集團采用點對點的直接遠程撥號方式。
1、 WEB業務應用方案
公司地理位置較分散，各生產基地和總部距離較遠，其中占地500余畝的羅漢基地距集團總部約10公里，總部需即時了解生產和庫存情況。
通過遠程倉庫啟用用友ERP-U8的WEB業務系統，則可處理倉庫與總部之間的調撥、采購入庫、銷售出庫、盤點等業務，通過WEB業務系統實時掌握遠程倉庫的收發及結存情況。
2、 WEB財務應用方案
采用U8管理軟件提供的多種輔助核算進行管理，并且客商往來在總賬系統進行核算，則在分銷處應用WEB系統，進行輸入憑證—輸入輔助信息—審核—查賬的業務流程。
L 分支機構的日常辦公支出可直接依據原始票據制作憑證，并予以審核。
L 總部財務主管對該憑證進行核對、記賬。
L 分支機構通過WEB財務可實時查詢總賬、明細賬等賬表信息。
L 分支機構可以通過WEB財務系統查詢某段期間的憑證及其輔助信息，并可查詢包含未記賬憑證在內的總賬、余額表、明細賬、資金日報表等賬表信息。
(三) 建立虛擬倉庫
對于釀酒公司、銷售公司和紅高粱公司共用一個釀酒公司的倉庫，產品的入庫和出庫的業務分公司和分業務處理，同時，如何對各個公司的庫存進行管理呢?通過建立虛擬倉庫，此問題迎刃而解了。所謂虛擬倉庫，就是給沒有倉庫的銷售公司和紅高粱公司通過庫存管理系統各自建立帳套，日常通過三套帳同時管理，月底或定期進行對帳，以保持各個公司存貨管理口徑的一致。具體的出入庫業務處理如下：
1、 產成品出入庫管理
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具體流程描述：
生產車間將加工完成的產品送交質量管理中心進行質量檢驗；
檢驗完畢后將產品移送庫房；
庫房根據檢驗結果錄入產品入庫單；
財務部審核產成品入庫單，月末核算產品成本，并對產品入庫單記帳；
制單生成憑證并傳遞到總帳系統。
2、 銷售業務處理
客戶訂貨后，按時發貨并開銷售發票，并記應收帳結算
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具體流程描述：
1. 客戶向業務部提出定貨申請
2. 業務部初審并填制合同執行單
3. 儲運部審核合同執行單是否符合發運及裝箱條件
4. 銷售財務部審查客戶欠款情況，如超出信用范圍，交業務部催款.
5. 如果在信用內，銷售財務部將合同計劃單交銷售部輸入銷售定單，儲運部參照定單填制銷售發貨單，確定發貨倉庫和運送地點，開發運單。
6. 倉庫參照銷售發票和銷售訂單填制銷售出庫單，開出門條，并做帳務處理。
7. 財務部參照銷售發貨單開銷售發票。交應收會計作銷售處理。
8. 月底，其他公司財務與銷售公司財務對帳后對銷售公司開銷售發票
9. 其他公司財務月底匯總銷售數量后在系統中輸出入庫單。
在業務處理流程中，實現了物流與資金流的統一，實現各個部門業務的協同運作，實現數據的一次錄入，全程共享。
業務處理的補充說明：
1、 一般業務銷售流程處理方法，與現老窖股份公司業務流程大體相同。
2、 現銷售公司業務流程和釀酒公司業務處理過程基本統一，兩個獨立核算公司共用一個庫房，由釀酒公司管理。釀酒公司產成品直接入庫到產成品庫房，而庫房卻根據銷售公司財務部開的發票和儲運部開的運單辦理出庫。銷售公司儲運部的運單須寫明出庫的品種和出庫的庫房。釀酒公司月底對帳后開發票予銷售公司，同時銷售公司財務匯總輸入入庫單。這樣，實現銷售出庫過程和兩個公司間的結算。
3、 現紅高梁公司的產品直接賣給銷售公司，產品存放在釀酒公司庫房，由銷售公司負責產品的銷售和開票業務，產品的出入庫在釀酒公司庫房辦理。月底，銷售公司和紅高梁公司均會有庫存產品或代管產品。
4、 現銷售公司實際未有庫房，所有產品由釀酒公司庫房出入庫。釀酒公司庫管員須建立三套產成品帳。分別核算銷售公司.釀酒公司和紅高粱公司產品的出入庫。
六、 老窖的獲益
項目實施的效果十分明顯。通過用友ERP-U8財務業務一體化系統的實施應用，重新設計物流系統，庫存成本大大降低;利用WEB業務系統，使各倉庫具有完整的物流管理能力，總部足不出戶就可以得到各個倉庫的庫存信息，加快了對市場的反映速度；利用WEB財務系統，實現對各地分子機構費用及預算的控制；利用U8完整標準的業務處理流程，對員工的業務處理要求嚴格，不需要超權利發揮職能。財務和業務系統的集成使用，財務的優勢已經體現出來，銷售制單、產品出入庫，數據一次錄入全程共享，實現物流、資金流和信息流的統一。
以下對比數據來說明老窖集團使用用友軟件獲得的看得見的利益：
原來銷量為15萬噸時，庫存為0.5-1萬噸，庫存周轉率為15次；現在銷售量增長到30萬噸時，庫存為0.8-1.2噸，庫存周轉率提高到25次!庫存周轉率大幅提高，僅僅節省的庫存管理費用就可以在幾個月內收回系統投資。
上系統之前，業務員銷售后壓發票2個月才交財務，財務不能及時對業務員評價；現在每周都可以打印銷售和應收款明細，半個月進行一次對帳，及時收回貨款，有效的降低了壞帳的風險，對員工的考核透明化，而且有據可尋。
資金占用量由8000-9000萬減少到7500萬左右，資金占用率下降10個百分點，可以相應的減少銀行貸款同時加大相關生產和營銷投入。
如果仍然使用人工處理數據，再增加20個管理人員也無法完成，更談不上數據的分析，也無法達到管理要求。通過U8系統上線，數據提供方便快捷;基礎數據非常完整，便于進一步分析，對管理帶來很大的方便性。老窖集團的管理層對軟件的信心很足。
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