南通化輕是一家集貿(mào)易、倉儲、物流于一體的大型化工企業(yè)。由于化工產(chǎn)品品種多、變化快，而這些產(chǎn)品中還有相當(dāng)一部分屬于液體原料，這些產(chǎn)品在運(yùn)輸、存儲的過程中，存在著一定的途耗、庫耗，如果不能加以有效管理，企業(yè)經(jīng)營的成本也難得到有效的控制。因此
    ，必須在管理的精細(xì)化上下功夫。
    為此，南通化輕公司成立物流管理中心，提出了三“流”分離的新型管理模式，即資金流、物流、商流分軌運(yùn)行。而采用三“流”分離的模式，主要是為了對企業(yè)經(jīng)營活動中的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，對各部門的經(jīng)營活動形成有力的監(jiān)督、監(jiān)察機(jī)制，從而實現(xiàn)企業(yè)管理的精細(xì)化。
    業(yè)務(wù)漏洞頻現(xiàn)
    2002年，南通化輕將信息化推向了業(yè)務(wù)系統(tǒng)。在南通化輕，業(yè)務(wù)管理的核心就是訂單管理和價格管理。調(diào)單管理是訂單管理中最重要、也是最可能出問題的一個環(huán)節(jié)。
    以往由于調(diào)單都是采用手工方式進(jìn)行管理，一張調(diào)單開出后，貨物是否領(lǐng)走，何時領(lǐng)走的，很難及時知道。由于化工產(chǎn)品的價格波動比較頻繁，會出現(xiàn)如下現(xiàn)象：客戶在下單后發(fā)現(xiàn)降價了，于是要求退貨；如果漲價了，就把貨領(lǐng)走。這就給企業(yè)的經(jīng)營造成了不小的影響。另外，調(diào)單一旦開出，客戶什么時候取貨都行，而財務(wù)部要想核實一筆貨是否已經(jīng)取走，手工翻閱歷史數(shù)據(jù)需要相當(dāng)長的時間，這也容易造成一張調(diào)單多次領(lǐng)貨的漏洞。
    價格管理也是業(yè)務(wù)管理中的一個重要部分。以前，南通化輕與安徽一家軟件商共同開發(fā)了一套業(yè)務(wù)系統(tǒng)。但當(dāng)系統(tǒng)運(yùn)行一段時間后發(fā)現(xiàn)，由于南通化輕的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)太過復(fù)雜，系統(tǒng)很難完全覆蓋所有業(yè)務(wù)。此外，系統(tǒng)本身的穩(wěn)定性也存在一定的問題。
    梳理業(yè)務(wù)流程
    由于南通化輕的業(yè)務(wù)是批發(fā)零售兼營，有時候一個訂單很大，一次訂購的貨物需要分幾次運(yùn)走，這就使得調(diào)單的管理變得尤為重要。例如：有時一批貨需要分幾批走，有時幾批貨一次走。因此，物流單據(jù)有時是“一對多”，有時是“多對一”。
    由于南通化輕的銷售是“先款后貨”，所以確認(rèn)客戶的資金是否到賬是一個重要的環(huán)節(jié)。以前，在手工狀態(tài)下曾出現(xiàn)過客戶到了一批款，卻訂了兩批貨的現(xiàn)象。由于當(dāng)時缺乏監(jiān)控手段，往往是事后才能發(fā)現(xiàn)。此外，產(chǎn)品的批次管理、移庫過程中的庫損管理等等諸如此類的細(xì)節(jié)性問題還有很多。如果不能有效地解決這些問題，業(yè)務(wù)信息化就很難真正實現(xiàn)。
    為此，項目組在對原系統(tǒng)進(jìn)行重新梳理的基礎(chǔ)上，利用用友軟件業(yè)務(wù)流程自定義功能對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了設(shè)置。同時，在充分理解企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理控制要求后，進(jìn)行了適當(dāng)?shù)能浖�二次開發(fā)，如價格開鎖（低于最低售價銷售的審批流程）、存貨最新現(xiàn)存量及最新成本查詢、發(fā)貨單關(guān)閉、沖抵實物入庫等。
    目前，南通化輕內(nèi)部已基本實現(xiàn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)效率化，業(yè)務(wù)運(yùn)作的效率提高了，而且業(yè)務(wù)操作的規(guī)范性也增強(qiáng)了。如今業(yè)務(wù)信息的查詢和統(tǒng)計，其時效性和準(zhǔn)確度都有了改觀。信息系統(tǒng)運(yùn)行后，業(yè)務(wù)流程更加透明，公司對業(yè)務(wù)的管理從事后反映變成了事前控制。業(yè)務(wù)審批的每一步都通過計算機(jī)進(jìn)行操作，一旦出現(xiàn)問題，可馬上解決。