本案例是一個低成本、簡單實用、專業的貨代管理系統案例。
一、背景介紹
中鐵國際貨運代理有限責任公司（China International Freight Agency Co. Ltd. 下稱中鐵貨代CRIFA）是鐵道部中鐵集裝箱運輸中心下屬的、經外經貿部批準、在國家工商行政管理局注冊的國際貨運代理企業。公司于1996年成立，目前已有17家分公司，2個合資公司，2個辦事處，經營代理網絡遍及全國主要城市及北美地區，業務涉及海鐵聯運，大陸橋運輸、過軌運輸及物流服務等，與多家船公司和貨代公司建立了良好的合作關系。
隨著中鐵貨代業務量的增大，以前基于手工作業的弊端表現得越來越明顯。特別是到了2001年，情形更加明顯，首先是箱號的查詢與核對，箱量的統計與報告，應收應付帳款的對帳變得非常繁瑣，有的甚至變得不能為之。另外，每個人掌握的是自己負責的那一塊業務，業務信息不能共享，領導為了獲得匯總報表，不得不一遍又一遍地手工計算。還有，這些業務信息掌握在每個業務員手中，一旦該業務員出差或休假就會造成工作的停頓，還帶來了潛在的風險。因此，此種局面不但造成了日常工作的重復勞動及效率低下，更重要的是已經限制了公司的業務發展，因此，建立一套中鐵貨代業務信息系統迫在眉睫。
二、需求分析
中鐵貨代的主要業務有：
1、過境運輸,包括過境中國至俄羅斯，過境中國至中亞，過境中國至蒙古，過境中國至朝鮮，過境中國至越南等；
2 、過軌（香港）運輸；
3 、國際鐵路聯運，中國到俄羅斯、中亞，朝鮮的貨物聯運；
4 、進出口運輸，海鐵聯運業務；
5、國內國際物流服務。
三、解決方案與實施
中鐵通過調研得知，目前市場上沒有現成的貨代軟件可供使用，因此決定委托東方網景信息科技公司為中鐵開發一套業務信息系統。
東方網景有一套現成的PowerInfo信息系統，能夠比較好地實現企業協同、信息共享，它是完全基于BS的程序架構，能夠方便地擴展到分公司使用。但其缺點是沒有現成的業務流程。經過研究，決定在Powerinfo的基礎上進行二次開發，滿足中鐵公司的所有需求。
（一）系統方案
1、系統采用BS的程序架構，即既要滿足何時何地都能辦理業務的需要，能夠極方便地進行擴展，又能最大限度地減少各個工作站包括各分公司及辦事處的維護費用。
2、實現信息共享、知識管理、商務智能的需要。
3、實現如下主要功能：（1）國聯部業務操作，（2）物流部業務操作，（3）海運部業務操作，（4）箱管部業務操作，（5）財務的處理，（6）查詢統計報表.
4、按照業務流程不同的部門、不同的員工授予不同的權限，實現對不同的業務信息進行瀏覽、修改和審批。
5、電子商務平臺。公司可通過此平臺向客戶提供互聯網信息服務。
6、實現貨代業務供應鏈上的協同。
由于軟件系統完全采用BS結構，大大降低了軟件公司的開發成本，大部分的工作都可以遠程維護和修改。
（二）實施步驟
為了系統的順利實施，公司成立了由綜合技術發展部經理牽頭、各部門經理參加的項目小組，公司領導親自抓落實。并且制定了系統分三步走的戰略：
第一步：先開通郵件功能、BBS功能、公司文件管理、員工管理、客戶管理等簡單功能；
第二步：業務操作模塊試運行。
第三步：系統正式上線試運行。
2002年5月份，系統上線試運行。
（三）系統運行取得的效果
該系統基本實現了如下目標：
1、減少重復勞動，提高工作效率；
2、規范公司業務操作流程；
3、信息共享，知識管理；
4、增強企業協同，增大公司核心競爭力；
5、服務客戶，贏得客戶。
通過運行該系統，公司2002年業績取得了驚人的發展，完成箱量34000TEU,運輸收入超億元，分別比上年增長262%和172%。
專家點評
本系統是一個集中式的信息處理模型系統，業務上可支持中鐵國際貨代公司的國際、國內貨代業務，國際國內鐵路、海鐵聯運業務。管理上可支持員工業績考核、內部信息互通，外部客戶管理等，其特點是：
1.基礎好。本系統是在原有系統PowerInfo信息系統的基礎上針對貨代業務開發集成的，原有系統的網站、員工管理、客戶管理和郵件功能都有成熟的應用基礎，增強了企業內部的管理和溝通，有力地支持了業務系統的運行。
2.信息共享程度高。由于各業務合作伙伴和公司各業務部門在同一個系統中錄入、處理業務信息，大量的原始和加工過的信息積淀于數據庫中，從而解決了信息孤島和信息使用混亂的問題。增加了企業內部以及企業與企業間的協同性。
3.合適的信息交流窗口。本系統的電子商務平臺既可以收集內部員工的業務信息，還可以供客戶查詢貨物跟蹤信息及與客戶進行信息交流，提高了信息服務的及時性和質量，實現貨代業務供應鏈上的協同。
4.系統采用BS的程序架構，即既要滿足何時何地都能辦理業務的需要，能夠極方便地進行擴展，又能最大限度地減少各個工作站包括各分公司及辦事處的維護費用。
5.按照業務流程不同的部門、不同的員工授予不同的權限，實現對不同的業務信息進行瀏覽、修改和審批。
