《辭海》對通知的界定為：將某種規(guī)定、情況、事項等告訴對方（單位或個人）或普遍告訴有關單位與個人的文件。普遍告訴有關單位或個人的通知，與通告相同。
《公文寫作寶典》對“通知”的解釋為：是批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部時所使用的一種公文。
《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定：通知，適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。
綜上所述，通知是一種告知類文種，其目的是為了某一群體知曉某一事項，是適用范圍較廣、使用頻率較高的下行文。
通知按其內容性質及目的要求可分為：指示性通知、批示性通知、會議通知、任免通知、緊急通知和聯(lián)合通知。
通知的結構
通知一般由標題、發(fā)文字號、受文單位、正文、落款、主題詞、抄報或抄送等七個部分組成。
標題 標題一般由發(fā)文機關名稱、事由和文種構成。若用帶文件頭的公文專用紙，標題中可省略發(fā)文單位名稱；若是幾個單位聯(lián)合發(fā)的通知，要在“通知”前加“聯(lián)合”兩字；若通知的事情很緊急、很重要，要在“通知”前加“緊急”或“重要”字樣，引起受文者的注意。
發(fā)文字號 發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、發(fā)文年度號和發(fā)文順序號三部分構成。如果是聯(lián)合通知，應以主辦單位的字號發(fā)文。
受文單位 受文單位一般頂格寫在正文前一行。
正文 正文一般由緣由、事項和結尾三部分組成。
落款 落款一般包括發(fā)文機關名稱、發(fā)文日期和公章三項內容。若帶有文頭的通知，可以省去發(fā)文機關名稱。發(fā)文日期數(shù)字規(guī)定用漢字小字表述。
主題詞 主題詞是將公文的中心內容概括為相應的主題概念，一般用規(guī)范化的名詞或名詞性詞組加以表達。按《國家公文主題詞表》中規(guī)定的詞做主題詞。
抄報或抄送 這部分應根據(jù)通知的內容而定。若通知的內容除受文單位外，還有必要讓其它單位知道，就需寫明抄報或抄送。對上級機關用“抄報”，對下級或平級機關用“抄送”。
作用和結構
在政府采購中，《通知》這種文種，除了政府采購的監(jiān)督管理部門上級對下級以及相關部門之間使用外，還主要運用在政府采購監(jiān)督管理部門對監(jiān)督管理對象下發(fā)執(zhí)行性通知和發(fā)告知性通知。政府采購監(jiān)督管理工作的許多事項，都是通過通知這種文種傳達下去的，它有其他文種不可替代的作用。
政府采購通知除監(jiān)督管理部門上級對下級或平級之間的通知按《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定執(zhí)行外，其它類型的通知要簡潔，非發(fā)文性通知，它的結構主要由編號、標題、受文單位、正文、落款和回執(zhí)等六個部分組成。
