快遞服務(wù)是一種關(guān)系業(yè)務(wù)，和很多其他合作型業(yè)務(wù)（如印刷）一樣，它的成功是建立在服務(wù)的使用者和提供者相互理解的基礎(chǔ)上的。

    與快遞公司清晰溝通所要求的服務(wù)水準(zhǔn)可以達(dá)到節(jié)約的目的。有效辦法應(yīng)該是召開定期的服務(wù)商會議，討論并解決實際問題，設(shè)計問題預(yù)防措施。

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然而，在很多情況下，企業(yè)會直接接受快遞公司的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，沒有意識到費(fèi)用是可以進(jìn)一步協(xié)商的。很多企業(yè)沒有很好地定義它們所需要的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，本來一個稍低標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)就可以了，結(jié)果為不必要的高水準(zhǔn)的服務(wù)支付過多。

    學(xué)會有效地“回頭看”

    經(jīng)常見到與快遞公司打交道的客戶對當(dāng)前或者商定的費(fèi)用缺乏徹底了解。低級別的員工（比如前臺）全權(quán)負(fù)責(zé)定期處理與快遞公司的業(yè)務(wù)，包括選擇服務(wù)計劃。同樣，很多企業(yè)很少回顧與快遞公司的合作情況。

    事實上，快遞費(fèi)用的節(jié)約可以通過幾點(diǎn)實現(xiàn)：
1.確保有一個可靠的系統(tǒng)來定義并監(jiān)控各種遞送服務(wù)的水平。

2.用更少的服務(wù)商滿足需求。

3.著眼于專業(yè)機(jī)構(gòu)。

4.選擇適當(dāng)?shù)姆��?wù)計劃。

    同樣重要的是，一定要向快遞過程中涉及的所有員工都全面交代適用的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和商定的支付計劃。建議定期回顧現(xiàn)任服務(wù)商，包括它們的服務(wù)質(zhì)量，尤其是不要錯過任何特別的最新報價。

    對過去合作情況的回顧應(yīng)包括地理分布，遞送頻率，以及遞送要求像尺寸、重量、內(nèi)容和期限。

    分析數(shù)據(jù)時，考慮以下問題：
1.需要當(dāng)天遞送嗎？
2.可以次日遞送嗎？
3.可以重新包裝以縮小包裹尺寸嗎？
4.超重和超大的包裹要同時付費(fèi)嗎？
5.可以有其他更便宜的遞送方式代替快遞嗎？
    這些問題幫助組織重新考慮它們的快遞要求，識別并選擇符合它們需要的最合適的費(fèi)用和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。不要忘記將所選擇的最新計劃清楚地傳達(dá)給快遞過程中涉及的所有員工，這樣服務(wù)的執(zhí)行會更具成本效益，更有效率。

    除了重量，體積也是一個成本動因。因此包裹的體積越小越好。

    超重或超大的包裹需要額外付費(fèi)，但也許可以協(xié)商只針對其中一種情況收費(fèi)。同時，要盡量利用包裹達(dá)到節(jié)約的目的。

     一個好伙伴很重要

    選擇一個能夠滿足組織特殊需求的好的派送公司有助于降低快遞費(fèi)用。重要的考慮因素包括派送路線、取件時間、遞送速度、重量和機(jī)動性。選擇在所需要的路線具有實力的快遞公司絕對會受益匪淺。不過，對比市場價格很重要，總會有議價的空間，因為很多快遞公司愿意低于正常價格完成交易。

    服務(wù)商的信息技術(shù)水平也是決定它們服務(wù)質(zhì)量的一個因素，例如：對遞送貨物的追蹤可以做到什么程度？對遞送貨物細(xì)節(jié)的報告可以達(dá)到什么水平？如果可以與客戶的系統(tǒng)對接一個有效的端口，就可以減少IT或行政方面的重復(fù)工作，在線信息的生成會變得更容易。

    為了確保承諾的服務(wù)水準(zhǔn)得到落實，可以從收件方抽查包裹的到達(dá)時間。對于不符合要求的情況，從發(fā)票金額中扣減相應(yīng)的費(fèi)用，也可以嘗試與服務(wù)商召開定期會議討論特定時間問題。

    一家分別在新加坡和香港上市的貿(mào)易公司回顧它們在中國大陸與香港之間的快遞需求。經(jīng)過合理分析它們將業(yè)務(wù)交給一家在中國大陸市場很有實力的快遞公司。

    新更換的這家公司報價低于前任。

    自此，服務(wù)得到了改善，每月的快遞費(fèi)用也降低了。

    快遞費(fèi)用不普通

    千萬不要忽視選擇快遞公司的重要性，以下的實例就是把這件事當(dāng)成一件普通事處理，出事后才采取補(bǔ)救措施加強(qiáng)內(nèi)控處理流程，但對公司已經(jīng)造成損失的案子。筆者曾經(jīng)處理過的這樣一個因快遞公司選擇不當(dāng)?shù)睦�子：位于寧波的一家外資公司將開出的增值稅發(fā)票由普通前臺的員工通過快遞公司寄出給客戶。經(jīng)過一段時間后，應(yīng)收客戶的賬款總值380萬元人民幣尚未繳付，經(jīng)過交流后才知道對方根本沒收到該批發(fā)票，于是根據(jù)記錄找到快遞公司，可惜該快遞公司找不到有關(guān)信息，而且相關(guān)職員已離職，該外企也為此付出不菲代價。更換快遞公司，有關(guān)文件寄出的工作流程重新設(shè)計不再由前臺員工負(fù)責(zé)，改由各個部門自行負(fù)責(zé)，而且設(shè)立簽名記錄。

     在此不得不提一提總部位于美國喬治亞州亞特蘭大的UPS快遞公司。在最近幾年間，通過客戶服務(wù)方面的技術(shù)與其自主品牌的“人類工程學(xué)”相結(jié)合，并且產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，讓這家公司不斷刷新包裹遞送紀(jì)錄。它創(chuàng)建了“投遞攔截”服務(wù)，客戶只需要在公司的網(wǎng)站上做幾步簡單的操作，就能取回已經(jīng)發(fā)出的包裹，或者更改路線。這些措施吸引了許多新的客戶，降低了留住客戶的成本。

    而且，24小時快遞的價格并不是貨物數(shù)量或重量的線性函數(shù)。

     如果快遞開支是管理費(fèi)用中很大宗的一部分，那將主要客戶的貨物合并運(yùn)輸將會極大削減成本。美迪斯民公司每年與此相關(guān)的管理費(fèi)用要支出90億美元左右。該公司通過將快遞運(yùn)輸進(jìn)行合并，節(jié)省了相當(dāng)大一筆錢。

    另外，尚需注意快遞公司是否所有的網(wǎng)點(diǎn)均為自有直營網(wǎng)點(diǎn)，利于對物流的管控能力；是否擁有具備一定規(guī)模的貨運(yùn)專機(jī)機(jī)隊(自有及包機(jī))，確保快件時效；是否擁有較為先進(jìn)的信息系統(tǒng)及手持終端支撐，確保快件在生命周期的各個環(huán)節(jié)都能通過系統(tǒng)實現(xiàn)有效監(jiān)控，確保快件安全。