采購業務管理的演變是隨著市場的變化和采購業務需求的不斷發展而逐漸推進的，因此來實現供應鏈上動態的需求與供給的匹配與平衡，完成供應鏈上的加工、制造、批發、零售等的業務運營。 
采購業務是供應鏈上的一個關鍵業務環節，也是最基本的活動之一。在當代人類社會中，任何國家、企業、社團、機構、甚至個人，都離不開采購活動。采購的對象既可以是實物，如原材料、零部件等，也可以是非實物，如服務、知識、設計、標準、想法、創意等。因此，我們說采購管理就是一個組織將要采購的對象經過一系列的安排和行動從廣義的供應商那里獲取到自己的組織內部、同時對相應伴隨的商流、資金流、物流、信息流、知識流、服務流等的全部管理過程。 

采購管理的信息化源于制造業，在產品生產的過程中，物料采購的成本所占比例相當之高，而且在許多行業中這種比例是不斷呈上升趨勢的。據統計，美國制造業的物料采購成本占其銷售額的比重從20世紀40年代的40%增加到60年代的50%、90年代的60%以上，到了21世紀后，有些企業的采購額竟高達80%，特別是在最近的能源與原材料價格不斷上漲的形式下，這種趨勢更加明顯。為此，采購業務管理被人們列為獲取競爭優勢的根本能力之一。 

由于采購業務對國家、行業及企業的重要性，以美國為代表的歐美國家還專門設立了采購經理人指數PMI(PurchaseManagementIndex)，作為家國制造業的體檢表，它除了用來衡量本國制造業在采購與生產的主要狀況外，還對新訂單、商品價格、存貨、雇員、訂單交貨、新出口訂單和進口等八個范圍進行了表述。2005年4月底，我國在北京和香港兩地發布了中國的采購經理人指數PMI，它包括了制造業和非制造業采購經理指數，并與GDP一同構成我國宏觀經濟的重要指標體系。 

采購業務管理的演變是隨著市場的變化和采購業務需求的不斷發展而逐漸推進的，因此來實現供應鏈上動態的需求與供給的匹配與平衡，完成供應鏈上的加工、制造、批發、零售等的業務運營。而采購管理信息化的作用就是利用信息技術、特別是計算機軟件技術來實現更多的采購流程計算機化管理和完成采購業務各層面的優化，因此為了適應采購業務發展的步伐，采購管理信息化也在不斷地完善與發展，在不同的時段以不同的方式來支持采購管理業務的運作，同時也促進了采購業務的進一步向前發展。 

二、采購管理信息化的發展階段與演變過程 

采購管理信息化的起源是從制造業開始的，最初是由于物料的供給無法滿足生產制造的需求而萌發的，經過不斷地演變與發展至今，其歷程大致可分為以下五個階段。 

1.采購管理信息化的第一階段 

物料需求計劃MRP階段：從20世紀60年代期至80年代初。當時的市場是處于賣方市場，只要生產出產品就不愁賣不出去，制造業管理的重心是如何生產出更多的產品，因此采購業務的主要任務是如何買到盡量多的物料來保證完成生產，因為只要買進原材料并生產出產品就保證能夠賣出去。該階段是采購管理信息化的初始階段，當時MRP是為了解決訂貨點法的不足而產生的，由于MRP運算的數據量很大，靠手工計算非常困難，所以隨著計算機技術的發展，MRP得到了快速發展和廣泛的應用，并一直延用至今，仍然是ERP計算物料需求的核心部分。MRP結合了生產訂單對產品的構成進行管理，按照產品的BOM展開、并對照現有庫存的可用量，利用計算機軟件來計算物料需求，計算出某個訂單什么時候需要什么物料，實現對“何時購買”、“購買多少”等進行管理。同時還實現了用計算機對倉庫物料的庫存進行記錄，并把采購與生產業務聯系在了一起，以及實現了從采購訂單的申請、審核、批準一直到發給供應商和部分物料接受、入庫的信息化管理。 

2.采購管理信息化的第二階段 

制造資源規劃MRPII階段：從20世紀80年代至90年代初。由于市場的競爭，從賣方市場逐漸轉向了買方市場，企業必須要考慮生產什么才能更好地賣出去，因此采購業務不再是簡單的買進，而是融入了“采”，首先要精心挑選，然后再“購”進。在管理“采”與“購”的同時還要考慮在系統內管理其他因素，如供應商信息、采購流程中的財務信息，物料質量信息等。此時的采購管理信息化上升為MRPII，但它在此階段僅是被那些行業中的領軍企業所采用，而在我國，更是起步較晚。MRPII將與制造相關的一些業務集成在一起，形成一個以制造為中心的系統整體，提高了生產效率。 

在采購業務方面，MRPII除了MRP的管理功能外，還形成了其他幾條采購管理信息化主線，如：①實現了對供應商的管理，包括供應商的各種相關信息、記錄了供應商在供貨與交付中的表現，如價格、質量、準時交貨率三項指標;②對物料交付的整個接收過程進行管理，根據原始采購訂單上的各項條款，檢查接收的貨物是否一致，并將其入庫;③倉庫的信息化管理，包括了出入庫、庫內的盤點、移庫、庫存查詢等作業的信息化管理;④全部采購業務過程的財務信息化管理，包括庫存出入庫時在財務帳上的體現、固定資產的財務管理、與物料成本相關的財務管理、物料驗收后的發票管理、以及與付款相關的AP管理等，都實現了計算機化的管理過程;⑤物料接受時的質量管理，如果質量不合格，則無法進行正式入庫、生成發票和入財務帳等業務;等等。 

MRP-II的創始人之一，OliverWcenter曾對美國成功運用MRP的企業所獲得的效益進行了調查，結果表明，企業實施MRP-II之后，在采購方面取得的效益有：采購成本下降了5%、庫存成本下降0-30%、庫存水平反映良好(庫存正確率提高)，報表數字合理而迅速。 

3.采購管理信息化的第三階段 

企業資源規劃ERP階段：ERP從20世紀90年代開始一直到沿用至今，該階段的采購信息化管理進入了大面積的普及階段，ERP已逐漸被眾多的企業所接受，并普遍采用ERP來完成對采購業務的管理。此時的市場競爭已經相當的激烈，一方面在市場上隨著業務外包的不斷增多，采購的目標已從單純的物資擴大到了非實物對象，企業對采購業務除了即“采”又“購”之外，還增加了許多功能與流程，如：對供應商的供貨質量進行嚴格的控制：接收貨物時在流程中設定了免檢與非免檢的子流程，免檢的貨物必須要事先進行不同等級的認證，而非免檢貨物如時無法通過質檢要求，在系統中就無法接收入庫;對供應商進行了某些指標的評估(如質量、價格和交貨時間三項指標);對采購成本的控制也有所加強，以及增加了許多業務執行過程中的策略(如倉庫作業業務的出入庫策略與盤點策略);等等。 

ERP已不再是以生產為中心的系統，它對企業各項業務進行了較全面的管理，采購系統則成為ERP的一個模塊或子系統、與其他如生產、財務、銷售與分銷、質量控制、HR等子系統集成為一個整體，共同發揮作用，特別是將企業的采購業務與企業內部的生產制造以及財務業務緊密聯接，形成了業務互聯的統一體。 

這時的采購信息化覆蓋幾乎所有企業內部關于采購的業務，管理包括了對采購物資在時間、數量和質量上的確定，如：①采購訂單的申請、審核、批準全部流程的管理，②生成采購訂單并選擇供應商，③采購訂單狀態與進度的查詢、處理和監控，④貨物的接受、質檢與校驗，⑤供應商質檢的認證、免檢與監督，⑥出入庫作業流程，⑦庫存分類，⑧批次(batch)處理，庫存成本管理，⑨倉庫作業管理，⑩發票檢查和確認、過帳至財務系統(財務向供應商支付貨款)，⑾以及與采購相關的業務等。采購訂單可以利用系統中已有的數據生成，這可以減輕數據輸入的工作量和盡量減少發生錯誤的可能性，并保證數據的一致性，而所有管理是根據工作流的進程由系統自動觸發。