為了規(guī)范采購(gòu)工作，提高采購(gòu)工作的效率，我們必須建立健全多種采購(gòu)管理制度，以此作為采購(gòu)人員與采購(gòu)部門的工作準(zhǔn)則與行為規(guī)范，以保證采購(gòu)工作健康、有序、高效地運(yùn)行，從而圓滿地完成采購(gòu)任務(wù)，滿足企業(yè)其它部門對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的要求。 
采購(gòu)管理制度是指以文字的形式對(duì)采購(gòu)組織工作與采購(gòu)具體活動(dòng)的行為準(zhǔn)則、業(yè)務(wù)規(guī)范等做出的具體規(guī)定。 
    采購(gòu)管理制度居于上層建筑的范圍，體現(xiàn)一定的生產(chǎn)力與市產(chǎn)關(guān)系的發(fā)展要求，企業(yè)采購(gòu)管理制度的建立不是一蹴而就的．而是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，應(yīng)由企業(yè)管理層所倡導(dǎo)，能被廣大的采購(gòu)員工所認(rèn)可，在實(shí)際工作中，它往往是集體智能的結(jié)晶。 
建立企業(yè)采購(gòu)管理制度，可以明確各崗位、各環(huán)節(jié)的責(zé)、權(quán)及相互關(guān)系；明確采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)操作要求，從而有利于加強(qiáng)考核；有利于在采購(gòu)部門貫徹按勞分配制度，有利于激發(fā)職工的責(zé)任感與事業(yè)心。值得提出的是，采購(gòu)管理制度作用的發(fā)揮是建立在采購(gòu)制度本身科學(xué)性的基礎(chǔ)上的，為此，企業(yè)采購(gòu)管理制度應(yīng)體現(xiàn)以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)： 
   2．1．1 文字化 
    任何制度都是以文字的形式表示出來的，采購(gòu)制度也不例外。制度不是上級(jí)的口頭命令或要求，口說無憑，應(yīng)以文字的形式固定下來，作為大家共同的行動(dòng)綱領(lǐng)，對(duì)任何人、任何采購(gòu)活動(dòng)均起規(guī)范作用。文字化的采購(gòu)制度可以張貼起來，也可以打印成冊(cè)，分發(fā)給每一個(gè)采購(gòu)人員，要求大家領(lǐng)會(huì)其內(nèi)容，自覺地按采購(gòu)制度要求自己。 
    2．1．2可行性 
 任何企業(yè)的采購(gòu)制度都應(yīng)在充分考慮企業(yè)內(nèi)外部條件、企業(yè)發(fā)展目標(biāo)、行業(yè)特點(diǎn)以及采購(gòu)人員本身實(shí)際情況的基礎(chǔ)上制定，應(yīng)切實(shí)可行。不同類型企業(yè)的采購(gòu)制度可以有差異，即使是同一個(gè)企業(yè)在不同時(shí)期也應(yīng)有不同的采購(gòu)制度，我們反對(duì)照搬照抄和一成不變的采購(gòu)制度，強(qiáng)調(diào)采購(gòu)制度在實(shí)施貫徹中的切實(shí)可行性，而不是僵化的教條與清規(guī)戒律。 
2．1．3 嚴(yán)肅性 
    采購(gòu)管理制度一旦確定，采購(gòu)人員應(yīng)不折不扣地執(zhí)行，只制定制度而不加強(qiáng)執(zhí)行與實(shí)施的監(jiān)督，這樣的規(guī)定、制度是毫無價(jià)值的。在實(shí)際運(yùn)作中，對(duì)違反制度的采購(gòu)人員應(yīng)有相應(yīng)的制裁措施，應(yīng)提倡采購(gòu)制度的嚴(yán)肅性。 
    2．1．4協(xié)調(diào)性 
采購(gòu)管理制度要注重各部門、各崗位之間的協(xié)調(diào)，把上下級(jí)工作、前后環(huán)節(jié)工作有機(jī)地協(xié)調(diào)與聯(lián)系起來，以體現(xiàn)集體利益。 
2．1．5 相對(duì)穩(wěn)定性 
    采購(gòu)制度已確定，一般地，短期內(nèi)不要變動(dòng)，通常一兩年、甚至更長(zhǎng)時(shí)間應(yīng)保持穩(wěn)定，便于大家執(zhí)行。如果經(jīng)常變動(dòng)，采購(gòu)人員剛剛領(lǐng)會(huì)了老制度，又出現(xiàn)了新制度，這樣就會(huì)難以適應(yīng)，容易造成采購(gòu)工作的混亂。當(dāng)然，采購(gòu)制度并不是長(zhǎng)期固定不變的，隨著外部環(huán)境的變化，企業(yè)內(nèi)部條件的改進(jìn)，采購(gòu)制度也可以適當(dāng)進(jìn)行調(diào)整。