任何組織系統都應有對內外環境的適應性，不能適應環境的組織是沒有生命力的，采購機構也是一樣，必須適應外部環境與企業內部條件，并且隨著外部環境的變化與企業內部條件的改變，而進行相應的調整，這樣的機構才會充滿活力。為此，我們須研究影響采購機構設計的各種因素。概括來講，影響采購組織機構設計的因素有以下幾個方面： 
    1．2．1  ;企業規模 
一般來說，企業采購機構的大小與企業規模成正比關系。企業規模大、業務量大，對生產企業而言，所耗費的原材料數量多，就商業企業而言，商品的銷售量大，無論是為了保證生產企業的生產需要，還是為滿足商業企業的銷售需要，都必須完成大批量的采購任務，從而也就需要較為龐大的采購隊伍；反之，企業規模小、業務量小，采購人員數量也就少。 
1．2．2  采購供應狀況 
采購供應工作實在一定的市場上進行的，因此，確定企業采購機構應思考市場供應狀況，一般應思考兩個方面的問題： 
（1）市場供求態勢。如果市場的商品供不應求，采購較為困難，要四處求購，采購隊伍應龐大些；反之，如果市場上的商品供過于求，貨源充足，購買方便，采購隊伍可小些。 
（2）供應點的分布情況。有些產品產地分散、供應點多面廣，這種采購帶有一種“收集”的性質，采購隊伍應龐大些；反之，采購地點集中的產品，采購人員可少些。 
1．2．3 經營范圍 
    值得提出的是不同類型的企業對采購機構的要求也有差異。經營品種繁多的綜合性商場，由于貨源來源廣泛、采購業務量大、采購機構應該大些；相反，經營品種較為單一的企業，如：專業商店由于進貨地點較為集中，業務簡單，采購機構可小些。 
1．2．4  采購人員素質 
    企業采購人員素質的高低不僅決定了采購工作的質量，也影響著采購機構的大小。一般來說，采購人員素質高、業務熟練、工作能力強、效率高，采購隊伍可小些，這也符合精簡的原則；反之，如果采購人員素質差、業務生疏、工作責任心差、效率低下，這樣要完成相應的采購工作，只能使用更多的采購人員，采購機構也就較為龐大。 
    1．2．5 企業內部各部門的配合程度 
采購工作是由一系列相互配合的業務環節所組成的，包括選貨——面談——簽訂合同——運輸——驗收——入庫——結算付款等，要使采購工作效率高，采購部門應與企業內的其它部門（如運輸、倉庫、財務部門等）加強配合，使采購員集中精力搞好采購工作。相反，如果一個企業采購員將大量精力放在發運驗收、付款上其工作效率就會非常低下，這樣要完成相應的采購任務，需要的采購人員也會較多。 
    1．2．6信息傳遞形式與速度 
    市場需求信息是企業采購的依據，這樣，我們要求企業應有一整套靈敏的信息傳輸系統，及時把握市場行情的變化，信息傳輸速度越快，采購決策越及時，效率越高，采購工作的準確性越高，無效勞動越少，采購人員數量可少些；反之，如果企業沒有靈敏的信息傳輸系統，企業采購人員滿天飛，必然效率低，采購隊伍就會龐大。 
 1．2．7  其它因素 
    其它影響采購機構設計的因素也很多，如國家相關政策、交通運輸條件、通信現代化水平、自然條件等都從不同的方面影響著一個企業的采購組織的設立。