作者：中國移動廣東有限公司綜合采購部 孫煉   
    隨著電信企業自身及所處環境的發展演變，傳統的管理思想和管理模式越來越不適應當前的需求，以用戶為中心的戰略轉型要求運營商提高運營和管理水平，要求企業提高管理效率以快速適應市場變化，這些都對企業采購提出了更高的要求。
    電信企業采購工作現狀
    采購工作作為企業生產經營價值鏈主鏈條的第一環節，正日益成為運營商各級決策和管理者關注的焦點。電信企業采購的范圍主要包括各專業的通信系統、計算機產品、電源及動力環境監控設備、技術支持及服務、管理和市場服務、業務類產品、通信工程、基建工程、人力資源服務、業務合作和其它辦公類產品。
    電信企業屬于資金密集型企業，其采購成本常常占到企業全部經營成本的50%以上，直接影響整個企業的最終獲利情況；所采購的產品構成龐大的通信網絡的組成部分，直接為企業的生產運營服務。目前，集中式采購成為越來越多運營商的選擇。這種方式能夠給企業帶來戰略、成本、運營三方面的優勢。成本方面表現為降低整個供應鏈上包括直接采購、物流、庫存方面的整體成本。在戰略以及運營層面，運營商通過加強采購管理，在降低物資采購價格、提高供應商產品質量與服務質量、有效控制供應風險的同時，能夠優化整合企業內外部物資資源、信息資源和關系資源，有力地促進標準化設備及標準化設計的發展，進而提高供應鏈體系整體競爭力和運行效率，實現多贏的目標。
    經過多年發展，電信企業信息化已取得了一系列顯著的成果：大部分企業都有專門的信息中心，不少企業上線了多種類型的信息系統，使業務自動化水平、企業人員素質、經營管理和運作能力不斷提高，企業競爭優勢不斷得到增強。與此同時，我們必須清楚地認識到問題的存在：企業信息資源共享性差、企業間信息化建設落后等。信息化平臺可用于企業運營的各個方面，采購部門也不例外。對于采購部門來說，不僅企業內部的請購需求溝通需要通過信息化平臺進行，而且在供應鏈管理的整個過程，信息化平臺的支撐都起著重要作用。可以說，沒有信息化平臺的支撐，就根本不會有現今如此高效的供應鏈管理。
    當前，廣東移動集中采購所涉及的各部門都已經建立了自己的信息系統，但各孤立的系統間并沒有進行數據共享，也不能對業務流程起到有效的支撐作用。廣東移動集中采購工作的信息化建設主要面臨以下幾個問題。
    第一，信息孤島。集中采購的管理流程跨越企業內的多個部門，與采購相關的各個信息子系統相互獨立，未實現集成，不能夠對這種跨部門的協作提供有力的支撐。第二，長流程帶來效率低下。采購流程涉及多個部門，公文在各個部門間的流轉審批程序復雜，影響總體采購效率。第三，部門協調困難。集中采購具有部門穿越和項目穿越等特點，給部門間和項目間的協調帶來很大的不便。第四，個性化需求不能得到滿足。內部信息共享集采目錄中的產品往往只考慮典型型號，難以滿足特殊地區和部門的個性化需求。第五，決策支撐信息缺乏。目前信息化側重于解決操作層面的問題，尚未構建應有的知識庫和專家庫，缺乏管理決策支撐信息。第六，創新能力不足。企業內部、企業間合作伙伴的信息共享不足，限制了組織創新能力的發展。
    雙元型信息化模式的理論基礎
    雙元組織理論認為企業能力可以劃分為開發能力與探索能力。開發能力是一種從事提高效率、復制、選擇和實施等活動的能力，表現為把已有的知識復制應用于已有領域的經營活動，目的是保證組織的短期效率；探索能力是一種從事變異、試驗、創新等活動的能力，表現形式為新的組織實踐以及發現新技術、新流程等活動，目的是保證組織的長期效果。這兩類能力并不能夠自然而然地在組織內獲得平衡，組織必須在探索能力與開發能力之間不斷取舍，并始終面臨著如何在探索能力與開發能力之間配置資源的兩難選擇。這樣的兩難選擇就導致了組織發展過程中的各種悖論。
    組織應對環境變革既需要開發能力也需要探索能力，雙元型組織的本質就是試圖對組織悖論進行管理。在日益動態復雜的環境下，成功地組織既能夠有效運作當前的事業，又能夠主動適應明天的需要。一般來說，雙元型組織主要有結構型雙元和情境型雙元兩種形態。
    情境型雙元是在整個組織層面同時展現協作能力與適應能力的結果：協作能力表現為組織的所有單元協調一致為實現既定目標而開展業務活動的能力；適應能力則是指在變革環境中迅速應對變化的組織重構能力。情景型雙元組織既保證了跨部門協作的優勢，又避免了跨部門協作可能出現的不足，高級管理層的緊密協作使得創新單元能夠分享原單位的資源。
    信息化能夠提高企業生產效率，是組織開發能力的一種實現手段，同時信息化又能夠為工作的靈活性提供可能。基于信息化的知識共享和部門企業間協作為企業創新提供了條件，保證了企業探索能力的挖掘。因此，信息化既能夠提高整個組織層面的開發能力，又能夠保證企業的探索能力，企業信息化可以作為情景雙元組織的一種實現方式來解決組織悖論。
    建立集中采購的雙元型 信息化模式
    建立采購中心的雙元型信息化模式
    本文以廣東移動集中采購信息化為例，將雙元型信息化概念模型實例化。廣東移動現階段初步建立了物資采購的主流程，集中采購信息化的總體流程如圖1所示。
    當前采購信息化的主要問題在于各系統均出于相關部門和業務的效率考慮，在實現批量采購、大幅降低采購成本的同時，卻面臨著信息孤島、時間效率低、難以滿足個性化需求等問題，這是雙元組織理論中開發能力強而探索能力弱的典型場景，兩種能力的失衡導致了相關的組織悖論。本文在對企業集采問題調研分析后提出了利用雙元型信息化模式解決企業集中采購管理的問題，其結構如圖2所示。
    所謂雙元型信息化模式是指以信息技術為手段來保證企業的開發能力，同時兼顧企業的探索能力。雙元型信息化模式包括兩個信息中心：內部信息中心和外部信息中心。內部信息中心主要面向企業內部用戶，實現企業內部業務流程的整合，實現內部管理的一體化、業務流程的數字化，同時為管理和決策提供支撐，為內部門戶。外部信息中心主要面向企業外部供應商和合作伙伴，以及企業的客戶，實現企業間的協同商務、整合供應鏈管理，為外部門戶。內外部信息中心通過一定規則進行集成并共享特定信息。
    如圖3所示，內部信息中心在對現有的集采流程進行優化的基礎上，利用SOA（面向服務架構）思想對現有的企業信息系統進行集成。采購流程跨越多個部門，包括規劃技術部、各采購需求部門、采購管理中心、財務部、后勤管理中心，涉及投資管理信息系統，辦公自動化系統、GD139采購管理平臺、合同管理系統、財務系統、物流管理系統等多個系統。利用SOA能夠很好地對原有系統進行整合，這種松散耦合的方式也便于系統隨著業務流程的改變而隨需調整。集成的信息系統主要是對采購流程日常業務的支撐，即實現了組織的開發能力。同時在增強組織創新能力方面建立基于維基的知識管理平臺，下設采購知識經驗庫、采購產品信息庫、供應商資料庫、供應商指標體系庫等知識庫，用于知識共享和創新、經驗和最佳實踐展示，充分滿足個性化需求，并進行相應的績效管理等，滿足組織內部探索能力的需要。
    如圖4所示，外部信息中心也包括兩個部分。首先是基于SOA的一站式采購電子商務網站，面向供應商、合作伙伴和電信企業本身，建立面向供應鏈的基于Web的商務電子化平臺，為制造商、代理商及合作伙伴提供一個展示企業和產品的平臺，同時也為供應鏈上各個企業間的溝通與合作提供信息平臺。其次，外部信息中心也提供基于維基的知識共享平臺，該平臺設立產品資料庫、設備維修經驗庫、技術情報知識庫、產品開發協作庫等知識庫，為電信企業整合其供應鏈、實現大規模協作提供了支撐平臺。企業的內、外信息中心和維基平臺同樣利用SOA架構相互連接，實現信息和知識的共享，充分調動企業的探索能力和創新能力，有效地解決組織悖論，為集中采購信息化帶來新的解決之道。
    雙元型信息化模式的實現 步驟與優勢
    電信企業采購信息化的雙元型模式可通過如下步驟實現。
    第一，業務流程梳理。首先對業務流程進行梳理，對流程涉及的各個職能與業務部門及相關信息系統有一個清晰的認識，然后對于現有流程進行優化設計，形成集中采購信息化的管理規范，進一步形成基于SOA的整合方案。
    第二，跨部門系統集成。在流程梳理的基礎上集成現有信息系統，借助SOA思想形成一體化的集中采購管理系統，建立內部信息中心，兼顧集中采購的效率和靈活性。
    第三，構建外部商務平臺。構建基于Web的電子商務平臺，集成供應鏈上的各個企業，建立外部信息中心，并與內部信息中心實現部分信息共享。
    第四，建立維基知識管理平臺。根據自身的業務特點與所處的行業特點建立內外知識管理平臺，為企業的工作創新提供平臺，提高企業的探索能力。
    集中采購的雙元型信息化模式的優勢在于以下幾點。首先，信息共享，基于維基的知識管理平臺為企業外部人員提供了一個交流溝分享知識與經驗的途徑，為學習型組織的建立提供了機會與手段。其次，兼顧效率與靈活性，基于SOA的企業信息系統集成能夠重用企業的遺留系統，支撐企業現有業務的運行，提高效率的同時也節約了企業重新開發系統的成本，而且這種松散耦合的集成方式能夠隨企業業務的改變而靈活適應。再次，利于創新，內外雙元信息中心可利用維基平臺實現知識共享和創新協作，這種開源的協作機制無論是對技術的創新還是管理的變革都有可能聚集企業內外部的全部智慧與創意，帶來知識管理的革命。最后，支撐開發能力與探索能力，集成系統與企業間電子商務平臺能夠為企業內業務的開展與運行提供充分的IT支撐，優化流程，提高工作效率與應對問題的及時性，保證企業的開發能力，同時維基知識平臺為企業的創新與協作提供了機會與平臺，平衡了企業開發能力與探索能力。