對于任何一屆奧運會，奧運物流對于成功舉辦奧運會有著舉足輕重的作用，但奧運村客戶群體比較復雜，物資需求品種多、數量大，奧運村內的空間單元多、物資進出頻繁、作業集中程度高、運行周期長等諸多因素使得該項工作變得并不是那么輕松。從第25屆巴塞羅那奧運會開始，歷屆奧運會的主辦者就在不斷加大對物流的管理力度。但是，單純地增加管理人數并不能從本質上簡化這一繁瑣的任務，因此在這次北京奧運會上，為保證奧運村物流項目的高效有序運行，做到物資進入、移動、運出的準確、高效、有序，庫存的合理控制和管理。
北京奧組委采用一種全新的數字化的方式來對奧運村的物流和空間規劃進行管理，幫助奧組委后勤保障部門能夠最快速的響應，滿足來自各個國家運動員、官員，來自入住方面的要求和需求，并且提供更好的服務體驗。 
　　奧運村管理更具挑戰性
　　奧運村共有42棟公寓樓、1萬多間客房，它要在奧運會期間接待來自于204個國家接近16000名運動員和官員，而這204個國家的16000名運動員和官員，因為他們宗教信仰、生活習慣的不同，對很多房間具體的布置都有一些特定的要求。
　　殘奧會運動員代表是7000多名。奧運會結束之后，整個奧運村要從奧運會居住環境轉移到適合殘奧會使用的環境，而殘奧會運動員因為不同的身體情況，他們的要求更加復雜。這就意味著整個奧運會后勤保障部門要在規定的時間內對幾千多間客房實現快速的轉換，進行物資的移入和移出。
　　運動員整個入住的時間其實是非常短，在這個過程中，他們的需求是實時的變化。他們一旦提出更改需求之后，后勤保障部門要能夠根據他們的要求快速地響應。比如說房屋內設備的變更，移入移出，這后面將產生大量的人力物力的投入，大量物資變更的要求。
　　另外，各個職能部門在奧運村里面的空間需求 不一樣，布局、物資需求也不一樣。各代表團和運動員的需求是多種多樣的，這些信息怎么把握？這是一個難題，要把它記錄下來，如果需要修改也可以修改更新，并且能夠實時的反映到數據庫資料里，就節省了大量的人力物力做錄入工作和統計工作。原北京奧組委奧運村部物流副經理吳紹連告訴記者，這些情況在每屆奧運會都能夠遇到，無論悉尼也好，雅典也好，他們的轉換期都不低于一周，而我們卻只用了26個小時。
　　北京東經天元軟件科技有限公司總經理汪逸告訴記者，北京奧運村管理的挑戰還在于，參與各方面的項目的人很多，工作人員的構成來自各行各業，所以需要一個非常直觀、非常簡單的信息交流系統。
全新的數字化體驗 
　　整個奧運村有12個居民服務中心，各個代表團和運動員有了需求就到居民服務中心去提。村里設有一個后勤客戶服務中心，負責收集由各居民服務中心上傳到客戶服務中心的需求信息并向后勤各運行團隊下達工作單指令。
　當某個運動員發現房間的桌子壞了需要維修時，到居民服務中心告訴工作人員，居民服務中心的工作人員再電話通知后勤客戶服務中心；接到電話后，后勤客戶服務中心工作人員錄入一個工作單，并自動的發送到相關的職能部門，職能部門會派人做服務，服務完之后在工作單里會消掉。 
　　這一看似簡單的過程，但是奧運會這種環境下，要確�！傲阃对V”背后卻有很多復雜的工作要做。“而這一切在以往的歷史上實現起來是有困難的，而且難度非常大，中間不可避免的造成一些需求的不能滿足，或者一些物資錯誤的部署。”歐特克中國區工程建設行業總監李邵建如是說。
　　面對復雜的奧運村物業管理的需要，奧運村空間規劃和物資信息管理系統采用了Autodesk最新的3D設計及數據庫技術和協同作業技術，將奧運村空間規劃及設施以3D圖形方式創建BIM（建筑信息模型技術）數據，實現了在虛擬的世界中進行現實的奧運村的物流管理，顯著提升了龐大物流管理的直觀性、降低了操作難度，得以讓奧運村物流管理在物資品種多、數量大、空間單元復雜、空間單元及資產歸屬要求絕對準確、物資進出頻繁、作業集中度高的情況下高效、有序和安全地運行。
　　吳紹連介紹說，這個系統的核心功能是圖形與數據庫同步聯接，自動生成數據表。比如前期的移入工作，一萬多個空間單元、幾十萬件家具電器，這些物件需要一個完備的信息和方案，這就是通過這個系統完成的。每個空間單元一圖一表，每一張圖都是三維立體圖，對應一張數據單，然后安排人貼在相應的空間單元上，家具供應商據此做移入的工作，后面的核查也按照這個查，統計數據自然生成。
　　李邵建告訴記者，這些工作單不是簡單示意圖，而是根據真實環境模擬的三維模型圖。三維信息模型核心點是，所有的數據都是數字化導入的，比如說房間的格局，房間的模型，所有物資器材信息都是數字化導入進去。如A廠商生產的辦公桌和B廠商生產的寫字臺在這里面體現是不一樣的，所有的物資都被數字化的導入到真實的基于真正奧運村房間布局和樓宇布局的三維模型中去。這里有一個協同的平臺，他們是需要協同完成，不同的管理方，比如水電的，設備的，其他后勤部門，不同的管理方必須通過這個平臺交換數據，通過各個部門的協作，最終讓這房間無論從各個方面都符合代表團官員和運動員的要求。
奧運“遺產”可以復制 
　　奧運村空間規劃和物資信息管理系統已經不是所謂傳統意義上的信息管理系統，它可以讓非專業人員非常直觀、可視化地看到所服務目標的各種變化帶來的影響和要求。
　由于數據中心、建筑規劃信息、建筑模型的信息都數字化在這個系統當中整合在一起，可以根據對這個活動或者整個物業的要求去模擬它，模擬動態情況。例如，運動員大概會提什么樣的要求，如果提出這樣的要求能否應對，怎樣調整后面物資的配比，如何安排物資的分布、物資的配送，等等。奧運村服務人員在可視化的界面下，根據模擬出來的結果做實時的分析，大大提高了判斷的能力和響應的速度。 
　　奧運村可視化物流管理是一次性項目，但是這種需求應該是一個普遍性和廣泛性的，特別是在城市化越來越多的時候，有大量的商業活動、居民的活動都會與此相關，其運用面是非常廣泛，其成功的經驗可以復制到目前面臨的各種相關需求中。
　　李邵建介紹說，歐特克跟中國非常有標志性意義的大型商用綜合性的項目有過接觸，例如有大型的會展中心、餐飲、商鋪還有大量的寫字樓，經常需要面臨奧組委這樣的物業管理的挑戰，從維修到公司里面的進出、展會人員的進出，疏散、安全的考慮，都需要這樣的數據信息模型幫助他們模擬分析，幫助進行單位最大化的降低成本，保證效果。