□文霨清
    隨著網絡和信息技術的高速發展，企業信息管理系統已逐步進入物流領域，為物流企業提供了快捷、準確的遠程管理手段和物流信息的快速查詢手段，成為物流企業經營管理的最佳助手。
    企業信息管理系統中的管理方案凝聚著行業的寶貴管理經驗，是實現對企業規范化管理的最佳方式。一套功能完善、實用的信息管理系統相當于把企業所有業務和員工作業放在了信息管理系統這一 “生產流水線”上高效、規范地運作。
    在跨區域、跨行業的大型物流企業中，如果沒有一套完善的管理系統，很難想像它如何能夠應對成千上萬、瞬息萬變的貨物信息以及各種復雜的業務流程，從而確保企業發展壯大。
    雖然許多物流企業都已開始使用信息管理系統，但是，由于在添置系統時沒有做好準備，沒有確立正確的信息管理目標，或者沒有根據自身管理環境選擇具有拓展功能的管理系統，導致不少物流企業都在應用過程中不同程度地對管理系統產生了一定誤解，以為它只是對合同、單證、貨物等的記錄和查詢、統計，并沒有真正使用信息管理系統中強大的綜合管理功能，同時由于已使用的管理系統沒有企業的自主更新、升級的功能，致使信息管理系統不能與公司的業務發展同步升級和完善，有的甚至成為企業發展的煩惱和絆腳石。
    如果企業選擇管理系統僅僅是管理某項業務，如對單證、貨物或貨款的統計、查詢，而不是選擇從公司業務產生開始的一系列綜合管理，如：訂單、貨物、倉儲、運輸、財務結算、績效管理、決策分析、市場預測、經營狀態、風險預警、統計查詢等等，或者圖簡單和便宜，只應用管理系統中的某項管理功能，這不僅對企業管理沒有多大的幫助，有時還會約束了企業的發展，也就失去了應用管理系統的真正意義。
    事實上，一套功能完善的信息管理系統不僅能為企業管理提供高效、可靠、經濟、安全的管理手段，大幅提高工作效率、降低運營成本，而且能顯著地優化管理、減少中間管理環節，洞察公司全局，并且能為公司決策層提供真實可靠的信息，所以物流企業在選擇管理系統時必須首先明確自身管理目標和管理方案，選擇適合企業自身現狀和發展需要的信息管理系統。
    由于信息管理系統的管理功能必須要求與現實管理具有一致性和同步性，軟件工程開發人員如果沒有豐富的物流業務管理經驗，或者沒有認真作好行業管理方案的調查，沒有物流行業綜合管理常識，他們所開發的管理系統也不可能會滿足企業的管理要求。同樣，物流企業在添置管理系統時，并不能簡單地視同添置一套設備那樣，擇簡單、便宜而置，應該抱著將要把公司的業務全部交給信息系統進行管理的思想，同時還要制定明確的管理目標、方案去選擇信息管理系統。
    由于企業的管理是隨著業務的發展而不斷地發展和完善的，這就要求管理系統無論是在管理功能上還是在操作上都必須符合企業發展的要求。企業在選擇管理系統時絕對不能輕信“多年運行”、 “成熟管理方案”等說法，因為市場環境在不斷變化，企業的業務也在不斷發展變化，經營管理流程更是在不斷調整、完善之中，并且每個企業都有自己的管理特色，所以任何一套信息管理系統只是相對地成熟和完善。企業自身沒有做好細致的需求調查，正確添置 “量身定制”而直接套用現成的管理系統是不可取的，即使部分管理功能可以套用，但企業管理 “特色”往往就是應用單位管理要點，勉強使用現成的管理系統也不過是 “勉強”運行管理系統、“勉強”管理企業業務。
    信息系統沒有強大的綜合管理功能不可能成為企業管理的 “助手”，但除此之外，一套優秀的信息管理系統還必須具備可以讓用戶根據各自的發展要求對系統進行自主更新、維護系統的功能。這就要求軟件開發商除了必須擁有一套相對成熟和完善的企業管理方案之外，還要賦予系統具備自我更新和維護的功能，可以不斷升級，從而實現為用戶 “量身定制”下的靈活的管理功能配制。
    選擇符合企業自身現狀及將來發展的信息管理系統，對企業是一項重大的管理決策。那么物流企業應該怎樣選擇物流信息管理系統呢？我這里有以下幾點建議：
    一、與軟件公司共同制定出企業的主營業務管理流程方案和統計報表方案，特別是 “特色”環節絕對不能丟掉。使用單位與軟件開發商要一同確定本單位業務管理需求，參考同行管理經驗和自身管理 “特色”，制定出 “量身定制”的信息管理系統的管理方案。
    二、制定由淺入深的實施方案。物流企業一般具有網點分布地域廣、人員難以集中、管理流程多的特點，沒有一套簡易可行的實施方案是難以推廣應用管理系統的。特別在要害部門和重要環節，如網點的新訂單 （業務合同）、財務結算等地方，沒有一套完善的培訓和實施方案，是難以正確推廣和應用信息管理系統的。
    三、使用單位需認真調查軟件開發商的技術實力和開發手段。沒有ERP開發經驗和沒有自主的、先進的ERP開發技術，而僅僅只有一般編寫代碼方式開發的信息系統難以滿足企業業務不斷調整變化，系統自主更新的需求。
    四、一定要選擇具有用戶自主更新、調整管理功能的管理系統。用戶不可能將自己的業務放心地全盤交給一套固化的，不能根據自身業務變化而自主調整、更新的信息管理系統去進行業務的綜合管理。
    五、用戶必須要求軟件供應商提供系統維護技術培訓，將系統更新、維護、數據安全、數據備份等技術移植到用戶手里，否則難以保障系統能夠長期正常、安全地運行。
    六、根據企業自身經濟基礎和管理方式選擇低成本的硬件添置方案，不要盲目地追求高檔硬件，除服務器外，基層的電腦硬件不必添置高檔配置的設備，只要夠用就行。基層設備投資往往是企業應用信息管理系統中最大的投資項目，好的信息管理系統不是完全依賴基層硬件運行的，所以只要本著節省投資的原則，采購到能滿足系統運行的一般配置硬件設備即可。
    七、用戶一定不能抱著勉強、夠用的思想來選擇信息管理系統。將來企業發展的趨勢必然是要全盤交給信息系統進行管理，所以誰也不愿對自己企業進行勉強、大約地管理。要把信息管理系統當成企業的管家，認真、全盤、詳細地探討和研究、選擇信息管理系統。
    八、物流業屬服務行業，用戶必須重視系統是否具有良好的客戶服務功能。如：貨物查詢、結算查詢、客戶信息反饋，客戶自主查詢等。這些功能直接體現了企業對外服務能力和形象，是影響企業發展的重要因素，所以要求信息管理系統必須具有一套完善的客服管理體系。
    除上述幾點要引起重視外，用戶還必須認真考慮應用信息管理系統的管理目標。如：
    單證全程管理、查詢和統計；
    對單證、貨、車、人、事、錢的綜合管理；
    對業務的全程監控，各管理環節的違規預警管理；
    對財務管理中電子賬本的綜合管理；
    對報表的組合、樣式、內容等管理；
    對管理流程的權限分配和登錄、操作的管理；對客戶服務的管理。
    尤其值得重視的是：系統應有正確的綜合預警、財務綜合管理、統計分析功能。如：
    總部各網點、業務環節的當前狀態監控和管理分析；
    市場、經營決策分析；
    財務綜合決策分析；
    績效綜合管理分析；
    管理系統的兼容性；如對第三方硬件、GPS的支持等；
    跨年度財務管理方案；
    長期滯納數據批量處理方案。
    特別是異常分析、預警功能，這是企業管理中最實用、最直接有效的管理手段。一套優秀的信息管理系統應有這些的管理功能，用戶要根據管理需求制定出管理提示、違規、限額等預警值的系統管理方案，這樣才能充分發揮信息管理系統的數據自動化處理、高效管理功能，使企業管理更快捷、準確和安全。
    應用信息管理系統時，可以通過比較財務手工賬本是否與電子賬本數據一致，衡量出系統應用是否成功和正確實現管理目標。如果財務手工賬本與電子賬本是一致，說明系統數據是正確、應用無誤，是成功的標志之一，否則就是不成功或者管理方案設計有漏網、有缺陷。
    另外，許多用戶在應用了信息管理系統后，都因系統滯后的管理功能而感到無奈，有的甚至產生放棄使用信息管理系統的想法，其實這是不必要的。不要丟棄已投資的信息管理系統，重新回到手工時代，而應該在原來的基礎上積極提高，更新和優化管理方案，完善和更新管理系統，或者重新添置更完善、更強大的信息管理系統，使企業管理更積極、更主動、更完善。
    信息管理系統是物流企業的現代化管理手段之一，它的應用不僅能為企業節省運營成本，更為重要的是能夠大幅減少管理中間層，不受經營中人為因素的干擾，把運營狀態和結果真實、快捷地實時反映出來，為管理者提供可靠的決策信息，同時企業可不受任何人事流動事件的干擾而保持業務正常經營，這些優點對許多大型零擔物流企業都有著重要的意義。
    時代在進步，企業在發展，信息時代的今天，軟件技術和網絡技術日新月異，給我們提供了更有效、更科學、更強大的管理手段。我們也應該充分利用這些資源和手段來經營和管理企業，讓每個管理者在決策時更科學，在管理時更從容，使企業的運作更高效，發展更壯大！