許多企業在信息化的建設過程中，對信息分類編碼標準化作用認識不足，往往是只重視系統硬件的配置和軟件的開發，而對信息表示方法沒有重視。各職能部門對信息的命名、描述、分類和編碼等工作，完全按照自己的需要和習慣來進行。分類編碼目錄內容較亂，互不兼容，很難滿足現代化信息管理的要求，這必然會嚴重影響系統的運行和維護。
許多信息系統失敗的例子中，相當一部分是由于沒有重視信息系統編碼。這主要是國內沒有一套完整的科學理論指導，對分類編碼標準化工作缺乏足夠的認識。在一些企業內部信息名稱不統一、信息分類方法不統一、對同一信息的計算方法和計量單位不統一等等現象屢見不鮮。另外，對同一性質的信息分類編碼標準的制定，企業之間、部門之間，往往互不溝通，各自為政，不考慮標準的兼容和銜接。系統一旦建立，若推翻重來，必然浪費大量的人力和物力。
在國外一些國家，信息系統的建立，非常著重于分類編碼方法的優化、系統分析和整體規劃。若建立一套現代化的物資編碼系統，可以確保物資設計、制造、采購、儲存、運輸等業務的正常運行，避免由于不必要的浪費而造成的損失，可以促進物資信息交流，提高物資利用率，加速資金周轉，節約采購資金，減少儲備資金占用。可見信息分類編碼標準化的經濟效益和社會效益相當明顯，意義重大。 
一、中石化的物資編碼工作現狀
中國石化物資編碼和產品編碼從上世紀80年代開始，歷經十余年，先后多次修訂和發布，各自形成了管理和應用體系。物資編碼分類參考了國家標準、原紡織部(39大類)、化工部(45大類)、石油部(52大類)分類標準，現在使用的是2000年修訂后的分類及編碼，共計56個大類，編制到16位低位碼的物資有10個大類12萬條左右。產品編碼參考了國家統計局分類標準，經過不斷修訂補充，目前在用編碼約4萬條左右。
這兩套分類與編碼總體上是科學合理的，為生產經營管理、物資供應管理、產品與物資統計和信息化建設發揮了重要作用，為推進中國石化管理改革和ERP系統應用奠定了重要基礎。但是，隨著中國石化信息化建設的不斷深入，產品、采購價格、供應商、庫存儲備等管理改革的深化，現行的物料編碼也存在著不相適應的問題，主要問題表現在：
(1)物料編碼沒有實現集中管理。目前只有10個大類的物料統一編制到低位碼，僅占全部物料的極小部分，其余大類的低位碼由各企業自行維護。由于對分類和模版的理解不同，在事實上形成了一個企業一套編碼，這與集中式ERP建設、電子商務采購、價格與供應商集中管理、數據統計、庫存儲備、采購信息共享的要求極不適應。
(2)物料分類不統一、不合理。一是產品分類與物資分類不統一，其中既是產品又要采購的物料，其編碼不統一成為ERP、電子商務等信息系統運行的障礙。二是物資分類與工程設計材料分類不統一，不利于工程總承包單位物資采購統一管理，無法實現工程設計系統和ERP系統以及物資采購電子商務系統的數據交換與信息共享。三是部分物料分類不合理，部分中類之間劃分明顯重疊，不利于明確分類，與目前信息化應用的要求不相適應。
(3)部分物料已經落后于科技進步和經濟發展的要求。一是技術淘汰和新材料、新產品的使用。比如沸騰鋼需要刪除、復合材料需要增加;二是部分分類反映了當時計劃經濟的特點，現在需要調整。
(4)部分物料模版規則不完善，不能科學合理地對物資進行準確描述。現行物料描述模版是統一的三段結構劃分，分別描述物料的名稱、規格型號、材質(或標準)，沒有詳細定義每一種物料的自然屬性。
(5)沒有統一編制低位碼。總部統一編制的低位碼僅有10個大類，其余46個大類的低位碼由企業按照模版自行編制。從一個企業來看基本上是一物一碼，但從中國石化總體來看，事實上形成大量物資一物多碼，對多個系統應用整合和數據交換造成嚴重障礙，不符合信息化建設發展的要求，也不利于掌握物資供應管理的整體情況。
二、項目實施內容
物料編碼的實施工作受到了中國石化領導的高度重視，物料編碼工作組由物資裝備部擔任組長，發展計劃部、信息系統管理部擔任副組長，生產經營管理部、財務部、科技開發部、油田勘探開發事業部、煉油事業部、化工事業部、油品銷售事業部、工程建設管理部、石化盈科、北京三維公司為成員，共同確定物料編碼實施工作方案。
05年6月，物料編碼系統正式立項，完成了科研評審和項目批復;05年7月至10月完成物料編碼系統的開發;2006年11月基本完成了180萬條物料編碼的編制、修訂和初步審核工作，初步具備企業的編碼轉換條件;下一步準備在2007年由各企業完成ERP系統的物料編碼轉換工作，建立中石化的統一物料編碼體系。
經過企業、供應商等各方面專家通過多次討論，重新制定了物料編碼修訂和完善的方案，確定了總體思路和工作原則，以8位無含義的流水碼作為物料編碼的主碼，為方便操作保留原16位碼作為輔碼。同時重新確定了全部小類描述規則，制訂了相關的物料描述模版。
根據編碼規則和物料編碼的總體要求，由北京三維天地公司完成了物料編碼管理系統的開發與測試工作。該物料編碼管理系統是總部和企業物料編碼提報、生成、查詢、維護的工作平臺，能夠將所有小類描述規則和整理后的數據全部加載到系統中，做到按標準自動判別物料描述、配置物料編碼，并且實現編碼的綜合查詢、分類查詢、模糊查詢等方便快捷的功能，為物料編碼的編制、整理、審核提供了極大便利，工作效率大大提高。
通過系統實現了對物料編碼的集中修訂和網上審核，包括模版描述、物料條目描述，做到科學、準確、合理、實用。
三、項目使用效果
該系統的實施具有以下顯著特色：
1.能夠實現物資、石化產品和工程建設物料描述和編碼的統一
石化產品、采購物資在分類、描述模版上實現完全統一，并按照模版定義的要求統一編制了低位碼。
工程設計所涉及的物料統一到56個大類分類中，物料描述使用統一的物料描述模版。考慮工程設計的特殊性，允許在統一編制的低位碼后增加相關設計信息，并與物料編碼一一對應。
2.按照自然屬性第一的原則對物料進行分類和描述，增強了物料編碼的科學性、合理性和實用性。
對分類進行了調整和修訂，以前的分類交叉、重復、與現行管理要求不相適應的問題得到了有效緩解。
在物料描述模版中打破了簡單的三段描述規則，將每個小類物料的主要自然屬性定義到模版，使物料描述更加科學、規范。不按照標準模版填報的物料描述，系統不接受，有效解決了人為和隨意描述等不規范行為。
能夠適應半成品、廢次品管理、進口專用配件、零星物資打包采購和服務類采購等新的需求。
3.統一編制低位碼，從中國石化整體角度實現一物一碼。
低位碼的統一、集中管理，數據分割、不能實時共享的問題可迎刃而解。為中國石化系統集成、信息共享奠定了重要基礎。使用物料編碼管理系統進行提報、發布，操作更加高效、快捷。新物料編碼采用系統注冊制(產品部分采用審核制)方式進行維護，企業在系統上填報，系統按照描述模版自動進行描述正確性判斷、查重、發布新編碼，鼠標點擊之間即可完成，改變了過去人工維護不規范、時間長的弊端，大大提高準確性和工作效率。物料編碼實現集中管理，統一分類、統一編制描述模版、統一編制具體物料描述，充分適應中國石化生產與經營管理的要求、充分適應以ERP系統為主線的信息體系運行的要求、具有較強的科學性、實用性和適用性，為提升中國石化生產經營管理水平、加強物資供應管理、推進信息化建設奠定了重要基礎。