對新貨盤首先應該仔細分析，通過分析了解清楚貨主的意圖、興趣、公司實力、可信度等詳細情況�？傊�，對貨主的要求了解越多，報價就越能夠引起貨主的注意和興趣。
    具體來說，如果新貨主發貨盤內容簡單，對運輸要求泛泛而指，那么很有可能這是一個詢價盤，下單的可能性較小。但是，這也可能是你的一個潛力客戶，對于此類查詢，不但要將貨主關心的問題和自己企業的介紹回復給他，還要注意跟蹤。
    對于那些要求非常具體的貨主，貨運代理商在看到此類貨盤信息后必須慎重對待，一定要及時報價。為了增加報價的吸引力和說服力，在回復新貨主時，除了在郵件中回復客戶關心的問題，最好同時將公司的其他情況和公司的網站介紹給該貨主，讓新貨主更全面、更透徹的了解公司。
    一般來說，對詢盤的回復一定要快，要爭取在第一時間與客戶聯系，搶占先機。但是，光“快”還不夠，還要“準”。貨運代理商向貨主回復郵件時，要盡量遵循以下五大要訣：
    準確：要將報價信寫得很清楚，首先要正確理解買家來函的準確意思，如有不清楚的地方，應立即去函向客戶詢問了解，切忌一知半解；其次，貨運代理商要將自己的意思表達的清楚準確，將自己公司的情況介紹清楚，多使用有說服力、準確的數據，切忌使用模棱兩可或含含糊糊的詞句。
    全面：一方面要全面徹底的回答貨主要求的方方面面，包括貨主提出的所有的問題；另一方面，郵件本身的結構和內容也要完整。很多人書寫郵件時喜歡即興發揮，往往內容簡單，結構松散；有時還在郵件中使用網上流行的符號和縮寫，這在正式的商務信件往來中是不可取的。
    具體：給貨主回復的報價及相關信息越具體，就越能方便貨主做出決策。
    清楚：電子郵件也應像傳統的商業書信一樣，不論是版式還是語句都應簡潔明了，少使用難懂的詞語或表達。
    禮貌：禮貌的重要性自不用說，但商務禮貌與日常禮貌是有區別的，要多使用正常的表達，少用口語語氣；尊重對方的風土人情、禁忌和宗教信仰；人稱表達上要盡量少用第一人稱，多用“您”，以表示尊重對方，用第一人稱時要用“我們”代替“我”等等。很多貨主在選擇貨代，特別是準備長期的合作伙伴時，特別注重貨運代理商是否專業，除了業務、行業知識豐富外，一封地道的報價郵件也能顯示貨運代理銷售人員的“專業功底”，提升企業形象。