采購的基本作用，就是將資源從資源市場的供應者手中轉移到用戶手中的過程。在這個過程中，一是要實現將資源的所有權從供應者手中轉移到用戶手中，二是要實現將資源的物質實體從供應商手中轉移到用戶手中。因此，采購過程實際上是商流過程與物流過程的統一。 
采購的功能
一、采購制約企業銷售工作的質量
   商品采購作為向企業提供對象的先導環節，只有使購進商品的品種、數量符合市場需要，商品銷售業務才能實現高質量、高效率、高效益，從而達到采購和銷售的和諧統一；反之則會導致購銷之間的矛盾，造成銷售呆滯，影響企業功能的發揮。因此，商品銷售質量的高低很大程度上取決于商品采購的質量、銷售活動的拓展和創新與商品采購有直接聯系。
二、采購制約企業研發工作的質量
在某種程度上沒有采購支持的研發方案其成功率會大打折扣。一方面，研發人員經常會因采購不到某種物料或者受到某種加工工藝的限制，使設計難以實現；另一方面，設計人員費盡心思所獲得的研發樣品在功能上與同行業相比相差甚遠，或者即使性能一樣，但外觀、體積、成本、制造方便性等許多方面都顯得遜色，這歸結于研發人員信息落后，對先進元器件了解不多，是采購方面支持不夠造成的。
三、采購制約商品周轉速度
    采購員必須解決好業務經營中的適時和適量問題。若采購工作運行的時點與把握的度同企業其他環節的活動達到了適度結合，就可以加快商品的周轉速度，從而加快資金周轉，為企業帶來切實的利益。反之，就會造成商品積壓，商品周轉速度減緩，保管費用增加，造成浪費。
四、采購制約企業經濟效益的實現程度
    盡管企業的經濟效益是在商品銷售之后實現的，但效益高低卻與商品購進業務經營有著密切的關系。因為企業經濟效益是直接通過利潤額來表示的，而商品采購過程中及進貨后待售階段所支付費用的多少同利潤額成反比，因此，購進商品的效率如何，對企業經營的數量有很大影響。企業經濟效益的實現是同市場經營機會聯系在一起的。確定商品采購的時間、地點、方式、數量、品種等，都要充分考慮企業對有關市場機會的利用問題。因此，采購工作能否做到快、準、好，對于企業是否能做活生意，增加營業收入是至關重要的。為了提高經濟效益，企業在組織商品貨源之前，必須要注重分析市場局勢，尋求可行的經營機會，了解消費者的有關情況，以防止采購工作的盲目性。
五、采購可以提高物質資源利用率
采購工作須貫徹節約的方針，通過采購可以提高物質資源利用率。第一，合理的采購，防止優料劣用，長材短用。第二，優化配置資源，防止優劣混用。在采購中，要力求優化配置的最大綜合效應和整體效應，防止局部優化損害整體優化、部分優化損害綜合優化。第三，在采購工作中，應用價值工程分析，力求功能與消耗相匹配。第四，通過采購同時引進新技術、新工藝，提高物質資源的利用效率。第五，采購要貫徹執行有關資源合理利用的經濟、技術政策和法規。如產業政策、節約綜合利用等法規，防止被淘汰的產品進入流通領域，嚴禁違反政策、法規。
六、采購可以加強企業間的經濟聯系
企業間的經濟聯系，主要是通過商品流通的購銷渠道，組成四通八達、縱橫交錯的經濟網絡。采購工作在溝通企業之間的經濟聯系方面起著重要作用：第一，通過采購工作，可鞏固現有的經濟聯系；第二，通過采購工作，可以開拓新的渠道、新的領域；第三，通過采購工作，豐富經濟聯系的內容，如開展除采購以外的技術、資金、科研等方面的工作。
七、采購可以洞察市場趨勢
企業生產經營活動是以市場為導向，憑借市場展開的。通過采購，觀察市場供求變化及其發展趨勢，借以引導企業投資方向、調整產品結構、確定經營目標、經營方向和經營策略。