這段時間經常出現技服部門派完工后長時間等發貨的情況，查到庫房貨物沒有備齊無法出庫。查到商務部門因為接到調貨指令的時間太短，無法有效組織貨源；查到銷售助理該項目前期沒有記錄或者是客戶的突發性需求銷售人員沒有和銷售助理溝通。這種情況直接影響到服務部門的效率和客戶體驗。通常出現這種情況都是小訂單或者臨時訂單所造成的，本來在以前我們大力推本身優勢產品的時候反映不是太明顯，但是隨著客戶需求導向銷售的推進這種情況會越來越明顯。直接暴露了我們在項目管理和溝通上的漏洞。 
    現在的銷售流程是這樣：銷售助理根據銷售人員描述的客戶需求填制《銷售審批表》審批完成后交商務進行備貨處理，庫房負責收貨和發貨，技術部門負責提貨和上門服務及產品后期維護，銷售人員負責收款和客戶關系維護。看來是很完善，但是少了前期銷售助理對項目情況的了解及把握。可能銷售人員覺得有些訂單不重要沒必要進行立項，這種業務對自己來說可有可無。但是，既然我們答應了客戶就要對事件本身負責，這也是留住客戶所必須的態度。調查表明丟失客戶的原因有60%以上是因為服務上的問題產生的，這里指的服務不單是技服部門的服務工作還包括很多內容，今天不討論這個也不是追究誰的過錯，主要想探討出一套可行的解決方案來改變現狀。現在我們最高的成本就是溝通成本，可能我們和客戶、廠商溝通的時候毫不吝嗇，但是我們在對內部的時候這方面節約得太過分了。小小的陋習經過不斷的重復就變成了習慣，銷售人員在小單子上不提前通知銷售助理變成了習慣；銷售助理不對小的項目進行管理變成了習慣；銷售人員和助理不經常溝通也變成了習慣。
    怎么改變現狀？我覺得有幾個方面的工作要做，涉及到客戶管理、項目管理、供應商管理、供應鏈管理、服務部門的部分管理工作。當然，要改變現狀必須要有堅定的決心和強大的執行力。今天我們不探討客戶管理不說供應鏈管理也不說服務的管理。主要整理一下項目管理和供應商管理需要改進的內容。現在對項目管理我們已經有了一個管理平臺，主要針對發現的項目進行管理，但是因為該系統的問題無法非常及時的對項目進行管理。最主要的就是項目的變化。（我扯了半天剛才發現我們主要的問題是對系統里面的項目沒有足夠的重視，很多項目已經結束半年竟然還處于初期溝通時間。說明在這個問題上我們確實虛有其表）。現在請銷售助理先整理一下系統里面的項目吧！然后根據日志作一個表格，隨時和銷售人員溝通。需要什么產品，那些要外調，交貨時間。及時通知商務什么時候備貨，品質要求是什么，具體數量。因為心情的問題其他的暫時不說了，如果是我們工作要求出了問題，我認了但是工作態度出了問題，那是另外一個層次的事情了。關于商務建立的供應商數據庫，我看了半天還處于“社會主義初級階段”只羅列了供應商的名稱、經營范圍、聯系人、聯系電話，沒有對供應商進行系統全面的評估，包括供應商的行業地位、價格水平、供貨的效率、信用狀況、資金實力、渠道策略等都沒有具體體現。