物流企業對于物流信息管理系統的作用在建設系統之前大多充滿期望，但是建成之后有不少企業發現系統難以達到預期效果，為何會出現這樣的現象？筆者認為可能存在以下幾個方面的問題： 

　　認識不充分 

　　很多企業簡單地認為，公司只要有了物流信息管理系統這個軟件，通過應用就可以大幅提升公司的管理水平、提高工作的效率。其實軟件只是一個管理思想的載體，本身沒有什么價值，要到達提升管理、提高效率的目的，中間有許多的事情要做，所以企業在準備實施信息系統之前，應該達成以下方面的共識： 

　　1.信息系統是管理思想的載體，是一種工具和手段，如果沒有應用和實施，本身不產生任何價值； 

　　2.信息系統中體現的管理思想是公司現有管理思想的總結和提升，可以借用，但是不一定適合公司的現狀； 

　　3.信息系統不是越先進越好，應該與企業的發展階段相適應，適合的才是最好的； 

　　4.實施信息系統要解決的問題是主要問題，不是所有問題； 

　　5.信息系統是企業提升核心競爭力的手段，不只是對外宣傳的工具，一旦建立系統，就應該根據系統對組織架構及管理體系進行調整。 

　　不了解需求 

　　認識信息系統的作用并不難，但是要完整且詳細地描述公司的系統需求，難度則很大，僅僅憑一個決心和思路就上馬信息系統可能太顯倉促。實際上，在信息系統上馬之前，有許多的準備工作要做，如： 

　　1.確定信息系統上線的目標，要達到的效果； 

　　2.確定公司準備的投資范圍； 

　　3.研究系統實施的基礎應用環境； 

　　4.制訂項目的詳細計劃； 

　　5.確定需求的范圍，只做明確的部分； 

　　6.評估項目的風險，建立應急與防范措施。 

　　如果是大型項目，建議尋找一個第三方的公司協助進行項目的評估與調研，同時協助公司進行招投標及項目控制與管理。如果是小型項目建議也要經過比較充分的準備后才可以考慮實施問題。 

　　沒有良好的應用與管理基礎 

　　除了在項目之前做好充分的調研之外，還有很重要但又很容易被大多數企業忽視的一點，即企業的信息技術應用與管理基礎。信息系統的應用與實施是一個長期的過程，很多企業都有急躁的心態，希望用最短的時間盡快實施，實際上系統成功實施必須有許多的配套環境與條件，否則難以產生預期作用： 

　　1.是否形成一個良好的信息技術應用基礎，基礎好系統應用就快，否則應該先行加強基礎應用，促進信息技術應用環境的形成； 

　　2.公司的流程與管理是否規范，信息系統應用實際上就是將公司的規范與管理采用另外一種形式要求大家遵照執行，軟件開發與定制過程中有許多的東西都需要與企業的實際情況進行結合，如果沒有規范的流程與管理，軟件開發、定制及實施的進度將大大延遲于預期，而且效果也不好； 

　　3.系統規模的大小，實施進度要求和計劃與信息技術應用基礎關系緊密，在項目前期必須給予充分考慮。 

　　沒有選擇好開發方式 

　　物流信息管理系統軟件的開發方式一般有兩種，即選擇合適的供應商和自行開發。如果企業本身的信息化基礎比較薄弱，建議選擇有經驗的供應商；如果企業信息化基礎比較強，可以選擇任何方式，甚至可以考慮部分外包；如果該企業的業務十分特殊，外界基本上找不到類似的管理軟件，供應商也沒有經驗，在本身信息化基礎比較強的情況下，建議采用自行開發的方式，但是最好分步驟開發實施。 

　　對于選擇供應商作為合作伙伴的方式，我們建議一定要十分慎重，因為在項目開始之前，企業往往比較主動，但是開始之后，基本上一直處于被動地位，所以選擇供應商至少應考慮以下方面： 

　　1.是否具備豐富的行業經驗并有類似的實施案例； 

　　2.是否可以長期存在； 

　　3.是否有大規模業務轉型的可能； 

　　4.價格最低的不一定適合，不要貪便宜吃大虧 

　　5.是否有好的項目管理與項目經理 

　　項目管理薄弱 

　　軟件項目的項目管理難度相當高，三分系統，七分實施。軟件開發商一般不了解需方的公司歷史、文化、背景與組織結構等詳細情況，所以在需求理解與實現方面一般與實際有一定的差異，而且基本上不可能替需方企業做實施與推廣。所以企業在對開發商提出要有好的項目管理與項目經理要求的時候，自己也要有好的項目管理與項目經理，對于項目經理，應該具備以下三方面的素質： 

　　1.要有技術背景，能夠與軟件開發方進行技術溝通，減少雙方需求理解差異； 

　　2.對公司的業務、文化、結構等各方面要十分熟悉甚至精通，減少需求編寫差異； 

　　3.有很強的組織、溝通與管理能力，只要充分授權就可以推動項目實施。 

　　企業在實施系統的時候，要將項目管理與項目經理的人選作為一個重要的考慮因素。最好打破雙方利益的對立關系，形成一個利益共同體，除了充分的授權及建立良好的溝通機制外，也要建立良好的激勵、考核與評估機制。 

　　對于采用自行開發方式的企業，項目經理的重要程度更加明顯。 

　　求全求大 

　　需求可以分成現實需求和計劃需求兩部分，現實需求指的是目前公司真實運作反映的系統需求，而計劃需求則反映公司未來發展或者期望達到的功能。但是很多企業往往不注意現實需求，認為自己的系統應該很先進，所以在計劃需求方面提出過多的內容。 

　　而這些需求由于沒有得到與實際環境配合的應用檢測，其效果如何難以判定，開發人員也難以把握，這樣做往往會造成投資浪費、項目周期加長、系統復雜性增加、應用性降低等問題。如果再出現項目管理存在問題或者對進度要求比較緊的情況，往往會對項目造成致命的影響。 

　　所以物流企業在建立自己的信息系統時要與企業的發展階段相結合，不可求大求全。首先應解決公司信息流與資金流的問題，然后再考慮控制手段、決策分析、客戶服務、計劃管理、數據采集技術應用等方面的逐步提升。 

　　不擅于控制成本 

　　一套系統的應用與實施，實際上需要公司投入的資源相當多，比如軟件開發與維護費用、網絡組建費用、員工培訓費用、服務器及電腦資源購置費用、軟件購置費用等。各項費用都是比較大的，如果沒有好好控制，會造成巨大的投資浪費，甚至會直接造成項目無法完成的情況。 

　　那么應該如何控制成本呢，建議除了以上提到的內容外， 

　　還應該注意以下幾點： 

　　1.控制系統需求，分步實施； 

　　2.要做好充分的需求調研與分析，避免需求變動太大或者不明確的問題； 

　　3.做好充分測試與驗證，預留一定的余量就可以，不要造成資源閑置； 

　　4.系統開發采用模塊化方式，開發完成一個模塊實施一個模塊，盡快應用實施，避免項目周期過長 

　　5.系統設計與操作頁面設計應該以簡單化及易用性為準則，避免復雜性，減少培訓周期與成本； 

　　6.如果是網絡化運作，應該特別注意網絡傳輸的數據量過大的問題，在技術的選擇方面要特別注意，否則網絡使用與管理費用會直線上升； 

　　財務管理薄弱 

　　很多企業在認識信息系統的時候，目光總是停留在先進技術的應用方面，如GPS、GIP、RFID、立體倉庫、線路優化等，其實那些不是系統的核心，物流信息管理系統的核心資金流、信息流和物流“三流”的管理，特別是資金流的管理，既財務管理。 

　　系統實施過程中往往遇到這樣的問題，如何保證系統運作的各環節能夠按照規定及時進行數據的采集與操作，這點看起來可以通過制度規范進行，但是實際實施過程中往往不是那么簡單，那么有沒有什么辦法保證系統即使脫 

　　離制度規范仍然有一個自動進行的驅動力呢？ 

　　物流業務在發生過程中，總是涉及到資金與費用，如果我們將資金進行一個有效的控制，則系統中就會有一只無形的手在催促各環節按規定進行操作，這就是系統的驅動力。 

　　資金流的管理不只是形成一只無形的手，他對于公司經營的分析具有更重要的意義，也是公司責任制考核與管理的一個重要依據。 

　　實際情況中，由于資金流的管理十分復雜，需求的明確及管理的理順需要比較長的時間，所以在很多的物流信息管理系統中，這一塊都比較薄弱，造成系統實施難度增加，同時由于輸出不能反映完整經營情況，造成系統成了一個業務記錄系統，實施的效果大打折扣，所以要特別重視信息系統的資金流管理。 

　　數據采集不到位 

　　系統實施過程中，如何保證實施質量呢？從哪里著手才可以事半功倍呢？答案就在數據采集及單證傳遞方面。 

　　所謂數據采集，就是系統中的數據錄入與處理的環節，單證傳遞就是系統打印的單證如何在各環節進行流轉，大部分不成功的系統在數據采集與單證傳遞方面有以下共性： 

　　A、數據采集復雜或者可操作性比較差 

　　B、數據采集的手段不完善或者針對意外情況考慮太少 

　　C、數據采集沒有按照崗位或者流程進行合理劃分，造成無法采集 

　　D、單證的設計或者流轉不合理 

　　E、單證形成或者流轉對意外情況的考慮欠周； 

　　針對數據采集與單證的傳遞，公司需要在制度規范及組織架構調整等多方面花功夫與時間，使得組織構架與系統流程相吻合，并盡量考慮多種意外情況的處理辦法，因為在依賴系統進行運作的情況下，一旦出現故障或者意外，將為公司造成很大的損失。 

　　缺乏分析與監控工具 

　　系統實施除了要有財務驅動及對數據采集進行有效控制外，提供系統的分析與監控工具也是十分重要的。 

　　這些工具的主要作用是提供管理人員監察業務進展情況的手段和反映異常與經營情況。通過這些考核手段的應用，基本可以保證我們的許多制度與管理辦法在實際執行的時候，有持續的推進動力并保證結果的準確。 

　　但是需要注意的是，這些分析工具需要持續提供，不可以操之過急。 

　　系統設計缺乏柔性 

　　系統的柔性指的是系統針對意外情況的處理能力。實際上由于系統面對的環境十分復雜，不可確定的外界因素很多，如操作人員不小心處理錯誤，我們必須仔細考慮如何給與系統一定的柔性處理能力，否則系統中的數據錯誤會給系統的可信度增加直接的質疑。 

　　可以簡單列舉幾個需要考慮系統柔性的因素： 

　　F、停電、設備損壞或者網絡不通怎么辦？ 

　　G、操作出錯怎么辦？ 

　　H、不同客戶不同流程，無法統一，怎么辦？ 

　　I、不同客戶不同單證，無法統一，怎么辦？ 

　　J、客戶對于管理的精細程度有差別，系統如何支持？ 

　　在考慮系統柔性的時候，也要注意分步進行，先考慮首要因素，再逐步考慮其他。 

　　缺乏耐性 

　　大多數企業在實施系統的時候都容易犯性急的毛病，感覺預期效果與實際效果差別很大。實際上系統的實施不只是一個軟件如何應用的問題，更多的問題與更大的難度在公司的流程、人員、管理體系如何根據系統進行科學的設計和合理的安排，同時，還要根據實際的情況進行及時的調整。 

　　而且，企業也應該認識到，信息化不可能一步到位，必須持續改進，系統應用的程度基本上可以反映公司的管理能力高低，系統地發展歷程也基本上可以反映公司管理發展的歷程，信息系統必然是公司管理思想的體現，如果我們不能要求自己的管理能力提升一步到位，也應該給與信息系統更多的耐心與信心。 

　　沒有長期的打算 

　　物流信息管理系統一旦在企業成功應用，一些企業與供應商的關系就變得淡化或者解散開發團隊，但是很快就會發現現有的系統難以滿足業務的運作及管理的要求，要么造成難以進步，要么會付出更高的代價。 

　　當信息系統成為公司核心控制與管理手段的時候，系統的維護、升級是需要不斷持續進行的，因為管理總是不斷提升的，系統的需求也會隨著系統的應用不斷提出，這要求企業必須有長期的打算，善待系統研發部門或者妥善處理好與供應商的關系，而且要有持續的資金投入。 

　　物流信息管理系統是先進生產力的代表，期望所有物流企業能夠正確認識與利用它，為公司的快速成長與發展提供動力。