在實際管理中，我們有可能要對采購員進行分類管理。如按每個采購員只負責自己負責的供應商，對于不是他自己負責的供應商，則他無查詢權限與下單權限；又如，某個采購員只能負責五金類材料的采購，而其他材料的采購他部門過問等等。這些需求，若靠手工管理，很難實現，難為會出現一些漏洞，但是，通過ERP系統的鼎立支持，這些需求的實現，就變得有可能。  

　　一、誰建的單據，誰負責。 

　　企業在采購管理中，有可能有這樣的要求，即誰建立的采購單，只能有他自己負責，其他采購員不能進行修改，有時候，連查詢都不行。  

　　如此做，一是為了防止采購單不被其他人無意，甚至惡意的修改，而單據的主人卻不知道，最后有可能下給供應商的采購單是被別人篡改過的采購單，而給企業帶來損失；二是出于保密的需要，企業不希望采購員之間，相互知道采購的價格，所以，設置成為采購人員相互之間不能互相查詢采購單。  

　　針對這種情況，ERP 給出了專門的解決方案，可以幫助用戶方便的實現這些需求。ERP系統根據企業的實際需求，也給出了安全程度不同的解決方法。  

　　1、各個采購員之間不能相互更改單據，但是可以相互查詢單據。  

　　如采購員A建立的采購單，則其他采購員不能對其進行任何的修改，直接修改或者通過采購變更單修改都不可以，但是，若其他采購員想查詢采購員A所下的采購單據，則是可以的。  

　　但是，這不影響單據的審核。如采購員A的采購經理是B，其所有的單據都要采購經理B進行審核。則，采購經理B一般情況下，也無法對采購員A的采購定單進行修改動作，但是，可以對采購單進行審核或者作廢的操作。其若發現采購單有錯誤需要修改時，要通知采購員A進行修改，然后其再審核。如此做，是為了保證采購員對自己的單據所做的任何修改，都心中有數。  

　　2、各個采購員即不能相互更改單據內容，而且也不能相互查詢單據。  

　　這個級別就相對來是說，比較嚴格，一般是在化工等行業對于配方等信息控制比較嚴格的部門，才采用這個級別的控制方案。通俗的說，就是各個采購員相互之間的采購信息，都是保密的。采購員A不能知道采購員B采購了些什么東西，特別是采購材料的價格等內容，同理，采購員B也不知道采購員A采購的原材料。但是，作為他們的上司，采購經理C則可以查詢到所有的采購單信息。  

　　但是，仍然同上面一樣，其只可以查詢，但是不能夠進行修改數據，修改數據的動作仍然要由各自的采購員來完成，目的仍然是為了采購單據的任何改動，都要讓采購員進行，如此，他們才會心中有數。當然，采購經理有權進行采購定單的審核或者作廢作業。  

　　這些權限也會自動應用到報表等作業。如采購報表生成時，采購員A就不能導出采購員B采購的材料等等。如此，可以從全方位保證信息的準確性。  

　　二、誰的供應商，誰負責。  

　　企業有時候會指定采購員負責哪些供應商，此時，管理起來就更加嚴格。  

　　如根據企業工作的分配，采購員A負責供應商E、F，而采購員B負責供應商H、J。就有客戶要求，采購員A不能查詢供應商H、J的信息，同樣，采購員B也不能查詢到供應商E、F的信息，也就是說，每個采購員都只能查詢到自己負責的供應商的信息。  

　　這個安全級別設置同樣要能夠沿襲到采購單據中。如采購員A負責供應商E、F的話，則供應商E、F的采購單，則其他采購員就不能夠查詢或者不能夠修改；同理，采購員A也就不能查詢到供應商H、J的采購單信息或者對其進行修改。  

　　也就是說，在供應商這里設置了分類管理的權限，則就不需要再在采購單級別上進行設置，不然的話，設置的工作量太大。采購單要能夠自動繼承供應商中的設置權限。如此，可以保證整個權限在ERP系統中，比較統一。  

　　當然，若采購單級別另外進行了設置，則以采購單級別上的權限設置為準。也就是說，權限的繼承跟數據的傳遞是同一個的道理，都是遵循誰近誰優先的原則。  

　　現在遇到的一個問題是，若后來由于采購員工作重新安排，采購員A與采購員B負責的供應商相互對調時，則該如何處理？按哪個原則來處理權限的沖突呢？  

　　針對這種情況，ERP提供了兩種選擇，讓用戶根據實際情況，做出判斷。  

　　一是溯及即往。即若現在采購員A負責供應商H、J，則其可以查看以前采購員B下的供應商H、J的采購定單，而以前自己下的供應商E、F的采購定單則采購員A就無權查詢或者更改。  

　　二是獨立原則。即若現在采購員A負責供應商H、J，則其對以前采購員B下的供應商H、J的采購定單無法查詢，其可以查詢以前自己下的供應商E、F的采購定單。也就是說，權限考慮時，把前后兩個時期獨立開來進行考慮。  

　　具體采用哪個原則，則要用戶根據自己的需求作出合理的判斷，畢竟，這個方案是由用戶自己用，只有用戶才最有說話權。  

　　三、誰的材料，誰負責。  

　　除了以上兩個控制級別外，還可以根據材料為基礎，對采購員進行工作的分配。如采購員A負責五金類材料的采購，而采購員B負責包裝材料的采購。根據企業的不同管理控制要求，其又可以提供不同的控制級別。  

　　1、不同種類材料的采購員，可以相互查詢彼此的單據，只是不能相互修改。  

　　若現在需要采購包裝材料，則采購員A無權開立采購單，即使采購員B開了采購單，采購員A也無權進行修改。其只可以對其進行查詢。同里，采購員B也無法開立五金材料的采購單，或者對五金材料的采購單進行更改。當然其可以相互查詢到對方的采購單。  

　　同時，其上司采購經理則可以對其進行審核或者作廢的動作，若要修改單據，則仍然只能通過采購員來完成。  

　　這跟“誰建的單據，誰負責”看起來比較像，其實還是有細微的差別。一是權限設置上的差別，一個是在采購單設置來進行控制，另外一個則是在原材料類別處進行設置。另一個區別，若某個材料有兩個采購員進行采購，則按照這種解決方案，這兩個采購員開的采購單據，相互之間仍然可以更改，因為其負責的是同一種材料；而若根據“誰建的單據，誰負責”的處理方法，即使是同一種材料，兩個采購員也不能相互更改單據，即使是同個材料也不行，因為開單人是不同的。  

　　2、不同種類材料的采購員，即不可以相互查詢彼此的單據，更加不能相互修改。  

　　這個設置比上個級別的設置更加嚴格，彼此之間不能查詢，而且還不能更改。  

　　ERP 系統除了可以做到按材料的種類來分配工作外，還可以按具體的某個材料來分配。如五金類的套筒是由采購員A負責，而剪刀則由采購員B負責，如此，也可以套用如上的權限處理方法。不過，一般企業按照原材料的種類即可以，若按具體的材料來進行分工的話，則無論從實際管理，還是從系統配置等方面考慮，都會比較復雜，一般企業很少利用。  

　　通過以上的分析，大家可以看出，在ERP 系統的幫助下，可以輕松的實現采購員之間分工合作，互不影響，同時，也可以最大程度的保障企業相關信息的安全性，不被泄露。  

　　不過，在利用這些功能前，一定要注意，系統配置好以后，要進行測試。一些沒有實際經驗的人，看到以上介紹，可能都頭暈了。可見，這些權限配置的復雜性，再加上各個權限相互之間的疊加，就更容易出現錯誤。所以，企業確定相關的需求，在ERP系統中配置完成之后，用戶要進行測試，測試過后，再拿出來用。