1．物流配送業概述
    隨著我國國民經濟的不斷發展和現代化水平的不斷提高，物流配送業作為一個新興產業，近年來取得了巨大的發展，對整個國民經濟起到了重要推動作用的。
    1．1物流配送有關概念
    物流配送業主要涉及的是對物流的管理，那么究竟什么是物流呢？物流是個概念。人們對物流存在不同的看法。按照目前被普遍認同的美國物流管理協會在1985年所下的定義："物流是以滿足客戶的需求為目的的，為提高原料、在制品、制成品以及相關信息從供應到消費的流動和儲存的效率和效益而對其進行的計劃、執行的計劃、執行和控制的過程"。相應的物流功能性活動則包括：需求預測、訂單處理、客戶服務、分銷配送、物料采購、存貨控制、交通運輸、倉庫管理、工業包裝、物資搬運、工廠和倉庫或配送中心的選址、零配件和技術服務支持、退貨處理、廢棄物和廢棄商品的回收處理等。從企業的角度來看，物流是一個過程。這個過程是存貨的流動和儲存的過程，是若干功能協調運作的過程，是提高企業運營效益的過程，因此物流也是一個規劃、管理和控制的過程。
    物流是制造商的產品工藝流程通過物料采購和實物分配這兩個功能性活動分別向其供應商和客戶兩個方向的縱向延伸所構造的一體化供應鏈。因此，物流也是以制造商為中心，即產品生產制造和市場營銷為主線，相關信息流協調供應商和客戶行為的協作性競爭體系或市場競爭共同體，物流企業是服務供應商。
    物流系統的功能目標是滿足客戶需求。因此從客戶服務的角度來說，也有學者把物流定義為：要以正確性的成本和正確的條件，去保證正確的客戶在正確的時間和正確的地點，取得正確的產品的可得性。所謂產品的可得性，就是在客戶想要得到產品時可能面臨的時間和空間距離問題。產品的可得性可以被作為對物流系統功能評價的首要指標。
    1．2物流配送業的重要性
    隨著電子信息、科學技術的進步，現代物流的涵義和范圍也有了很大的拓展和延伸，成為一個國家國民經濟核心競爭力的重要體現，同時現代物流的發展將電子商務由夢想變為現實，推到了時代的最前列。
    1．2．1國民經濟的核心競爭力之一
    我國在經濟發展的過程中，物流發展的滯后已經成為我國經濟發展的“瓶頸”，問題主要在于物流設施比較落后、物流資源沒有得到優化配置。近年來國民經濟的飛速增長已經將物流基礎設施最大限度地加以利用，有時甚至已經超負荷。與其他行業和部門相比，我國物流業無論從其規模、反應速度和效益方面，還是從其發展的深度和廣度來說，都已經不能適應整個國民經濟發展的要求，因而大力發展我國的物流業是保持國民經濟快速發展的前提。
    物流對國民經濟價值的體現是在1997年東南亞金融危機爆發后，人們發現：以物流產業為重要支柱產業的新加坡、香港具有較強的抗御金融危機的能力。例如，1998年，受金融危機影響較大的馬來西亞經濟增長為-6.8％，泰國為-8.0％；而香港的情況相對較好，為-5.1％，新加坡則實現了1.5％的正增長。這在一定程度上完善了現代物流的涵義和范圍，向人們揭示了物流不僅對微觀企業的作用非常重要，而且已經成為一個國家綜合國力的重要體現，是國民經濟的核心競爭力。
    1．2．2電子商務發展的基石
    信息技術的日新月異，物流技術的推陳出新，電子數據交換（EDI）和互聯網（INTERNET）的廣泛應用，正在改變人們過去的生產、交易以及生活方式，使物流與信息技術和電子商務緊密結合在一起。電子商務以其嶄新的理念成為企業決勝未來市場的重要工具和消費者進行網絡消費的主要方式。但如果沒有完善的現代物流體系作為電子商務的基石，恐怕電子商務永遠是一幢燦爛的空中樓閣。
    電子商務是信息傳送保證，而物流是信息執行保證。沒有了物流，電子商務只能是一張空頭支票。眾所周知的電腦直銷大王──戴爾公司目前面臨的最大問題就是物流配送方面的難題，在收到顧客的要貨訂單后，如何及時采購到電腦的各種零配件，進行電腦組裝以后，如何及時送到顧客的手中，這些都需要一個完整的現代物流系統來支持，而象戴爾公司這樣的新興的直銷企業和電子商務公司缺乏的也正是這個方面的基礎。這些公司的迅速發展同時帶動了物流產業的迅速發展。
    “全球經濟一體化”、“電子商務網絡化”的趨勢決定了21世紀將是物流業蓬勃發展的世紀。為了在全球范圍內建立快速的、優良的顧客服務體系；選取合適的供應商和銷售商進行國際采購和國際營銷，以達到全球資源的最優配置，建立相應的現代物流體系是這種要求的必然選擇。現代物流體系的主要特征就是以顧客需求為中心，追求快速優質的服務；減少各種浪費，追求物流成本的最小化；并持續改進低效的物流環節，追求物流作業的合理化。因而，如何建立一個高效的現代物流體系，是我國國民經濟發展所面臨的一個重大課題。
    1．3物流配送企業管理核心－存貨管理
    企業是贏利性組織。物流配送企業管理的首要問題就是經濟問題，這也是物流配送系統管理的總體目標，就是以盡可能低的物流總成本支出來滿足既定的客戶服務水平，在提高效率的同時也提高企業利潤率。
    存貨資產必須在運動中創造價值而又不能包含不必要的停頓和開支，因此物流管理的一個最主要的物流功能環節就是儲存。
    物流管理的核心是在供應鏈中流動的存貨。所以物流管理在本質上是對存貨資產的管理。這是企業理解物流體系，把握物流過程的關鍵所在。一般來說，企業存貨的價值要占企業資產總額的25%左右，占企業流動資產的50%以上。因此，控制存貨的數量、形態和份額，提高存貨和流動性就成了企業可追求的"第三利潤源泉"。因此，物流企業必須高度重視存貨管理，通過完善的存貨管理降低開支，增加利潤，提高服務質量。
    2．天津勸業配送中心簡介
    2．1企業概況
    天津勸業場(集團)股份有限公司配送中心（下文簡稱勸業配送）是天津勸業場(集團)股份有限公司下屬的全資子公司。勸業配送中心目前主要面向集團內部的各家商場、超市和集團外的商業批發零售企業提供配送服務。中心于1999年成立，目前共有工作人員30余名，每月銷售額超過1800萬元，2001年全年銷售額預計超過3億元。勸業配送中心主要處理家電類和日百類商品，其中家電類商品在業務量和交易金額方面都占據主要地位。業務涉及商品達到數十個品牌，共計2300多種，所有商品分散放置在其屬的的8個倉庫中，這8個倉庫主要分布在天津市市區內。
    2．2企業組織結構
    勸業配送中心下設業務部、財務部和倉庫管理部，分別負責對企業各項業務、資金流和庫存的管理。中心業務部根據商品類別和品牌下設若干分部，由業務內勤（或稱品牌經理）管理，例如海爾部，就是專門處理海爾集團家用電器產品的有關業務。業務內勤分別負責各自的產品線的相關業務以及財務關系，具體包括聯系供方和需方、制定采購計劃、訂貨、辦理入庫、辦理出庫、辦理其他相關手續。中心通過采用這種業務劃分方式，實現了對業務的細分和明確的分工，使業務內勤與相對較少的固定的供應商和客戶進行聯系，不僅可以有效地提高業務處理的效率，而且也保證了對供方和需方的服務質量。在各個分部的工作中，中心的經理和業務主管通過調配訂貨和發貨，例如合并采購計劃和訂單、統一入庫記賬、統一運輸發貨等，實現對分部之間工作的協調。中心下屬的8個倉庫由倉庫管理部管理，由中心經理直接負責。
    2．3企業的主營業務
    勸業配送中心目前除了提供物流配送服務外，還承擔著對勸業場集團內部的各家商業零售企業的統一采購的職能。另外，勸業配送中心還處理一部分委托代銷和受托代銷的業務。
    2．4企業實施管理信息系統前面臨的問題
    勸業配送在實施管理信息系統之前，面臨著以下這些問題：
    1．由于勸業配送中心目前處理的商品種類多達2300多種，每月的業務量都很大，涉及金額在2000萬人民幣左右；中心的供應商數目眾多，而客戶僅集團內的就有30多家。對于日常業務所產生的大量數據，通過手工賬目已經很難處理。而且，由于通過手工進行銷售成本和銷售統計的計算比較復雜，需要耗費大量的人力和時間，更加加重了工作人員的工作負擔。
    2．在實施管理信息系統之前，中心領導無法及時了解各項統計數據，包括銷售分析和應收賬款等最關鍵的數據。由于無法及時、全面地了解各種商品的銷售和庫存情況，中心在制定統一采購計劃時就比較盲目，不僅造成部分貨品積壓，占用資金和庫房，造成不必要的浪費；而且，商品銷售旺季時，供不應求的情況也時有發生。
    3．另外，在管理信息系統實施之前，中心的各項費用明細很難匯總，無法進行經營效果分析，增大了企業經營的不確定性。
    4．及時準確地了解中心的各種貨品的銷售、庫存信息和中心經營成本信息已經成為了管理者的迫切需要。
    3．2應用軟件解決方案
    勸業配送中心在管理信息系統中使用了用友U8管理軟件，包括采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算、總帳、應收、應付和UFO報表等模塊。根據其組織機構設置和管理需要，決定采用如下站點分布方案：
    功能模塊站點數使用部門
    采購管理
    10 業務部、財務部
    銷售管理
    10 業務部、財務部、經理
    庫存管理
    3 財務部、經理
    存貨核算
    3 財務部、經理
    總帳
    3 財務部
    應收系統
    3 財務部
    應付系統
    3 財務部
    UFO表
    3 財務部
    4．勸業配送中心管理信息系統分析
    勸業配送中心管理信息系統于2000年10月投入運行。經過半年來的調整和改進，整套系統目前運行已比較正常。通過使用管理信息系統，中心在經營方面取得了很大的收益。通過實施管理信息系統，提高了業務人員的工作效率和工作質量，收到了很好的效果：中心在只有30多名員工的情況下，2000年銷售額就已經接近兩億元，2001年則計劃達到三億元。
    下面，我們對勸業配送管理信息系統的主要業務管理進行簡要分析。
    4．1應用管理軟件實現統一采購管理
    作為勸業場集團內的家電和日百商品的統一采購單位，勸業配送中心運用管理軟件中的庫存子系統、采購子系統、付款子系統等實現了統一采購模式：
    1．以系統提供的信息為依據科學制定采購計劃。管理者接收各商場、超市的訂單或根據銷售情況和市場預測，利用庫存管理子系統得到的中心各個倉庫的庫存情況（見下表1：存貨批次匯總表），制定采購計劃，向供應商訂貨，通過大批量的采購降低進貨單價。
    表1存貨批次匯總表 存貨編碼存貨名稱規格型號批號倉庫名稱結存數量收入數量發出數量
    2．應用庫存子系統，實現對兩種貨物配送方式的存貨進行有效的管理：一是供應商直接將商品運往商場或超市，管理者利用庫存子系統高效、準確地實現了對商品作一進一出處理，既反映了庫存的增減情況，又不改變庫存結存數量。二是中心接收供應商的商品，并放置在中心下屬的倉庫，以便統一配送。管理者利用采購子系統及時反映商品入庫，并自動更新庫存量。
    3．通過付款子系統向供應商付款。財務人員通過網絡獲得了向供應商的應付款信息，利用付款子系統實現對供應商的付款管理。
    4．有效的預付款管理
    在配送業的業務中，供應商有時要求先付款再供貨。因此，預付貨款方式下的采購業務在配送業也具有代表性。勸業配送利用管理軟件實現預付款管理流程如圖四所示：
    （1）在應付系統中錄入付款單，形成預付款。
    （2）收到貨物后，在采購系統錄入暫估入庫單，在存貨核算系統生成相應憑證。
    （3）收到發票后，在采購系統錄入發票，并與入庫單結算，發票在應付系統制單。
    （4）在應付系統執行預付沖應付業務，沖銷預付款與應付款。
    4．2利用管理軟件實現受托和委托業務管理
    勸業配送有兩項非常重要的業務：受托代銷業務和委托代銷業務。利用管理軟件，勸業配送科學地實現了對兩種業務的管理。
    4．2．1受托代銷業務管理
    所謂受托代銷，就是商業企業接受其他企業的委托為其代銷商品。勸業配送作為受托代銷的受托方，在管理信息系統中，采用如下的業務流程：
    1．受托代銷的商品到達后，在采購系統錄入受托代銷入庫單。
    2．在存貨核算系統中對受托代銷入庫單生成憑證。
    3．在接到供應商的發票后，得到結算數量金額，進行受托代銷結算。
    4．審核受托代銷結算單，系統自動生成應付系統生成憑證。
    4．2．2委托代銷業務流程分析
    所謂委托代銷，就是商業企業委托其他企業代售商品的銷售方式。勸業配送作為委托代銷的委托方，在管理信息系統中，采用如下的業務流程：
    1．在銷售發貨時，在銷售系統錄入委托代銷發貨單。
    2．在接到受托方的發票后，在銷售系統中作委托代銷結算，系統自動生成發票和銷售出庫單。
    3．在應收系統中，對系統生成的發票制作相應的單據。
    4．3存貨管理和控制分析
    對于物流配送企業來說，存貨管理是非常重要的。如何控制存貨的數量、形態和份額，這也是勸業配送中心面臨的亟待解決的問題。所謂有效地控制存貨，其目的是一方面減少庫存開支，減少存貨資金占用；另一方面提高資金周轉速度，增加資源利用效率。與此同時，中心還必須保證供貨的及時和服務的質量。
    勸業配送中心的各項業務共涉及貨品種類多達2300多種，來自幾十家供貨商；為了保證供貨及時并減少運輸開支，一些銷量較大的貨品是分布于多個倉庫中的。由于以上原因，造成了中心的各種存貨信息不僅數量龐大，而且內容復雜。
    為了實現對存貨的有效控制，勸業配送中心利用管理軟件的庫存管理和存貨管理提供的賬簿和分析表，及時準確地了解下屬的8個倉庫的存貨信息，并對其進行有效的控制：
    1．庫存明細帳：了解本會計年度各月份存貨收發存的數量和金額的變化；按計劃價法核算的存貨本會計年度各月份的差異賬，以及差異的匯總數據。
    2．出入庫匯總表：了解某期間的出入庫存貨已記賬、未記賬、全部單據的匯總數據以及成套件、單件的匯總數據；按不同口徑統計匯總數：例如按倉庫匯總、按存貨匯總、按入庫類別匯總、按部門匯總、按供應商匯總、按倉庫和入庫類別匯總、按存貨和入庫類別匯總、按供應商和入庫類別匯總、按部門和入庫類別匯總，分析物流動態變化情況。
    3．入庫成本分析表：統計分析不同期間或不同入庫類別的存貨的平均入庫成本。
    4．庫存資金占用情況分析：利用此表分析庫存資金占用規劃、實際庫存資金的占用額、以及它們之間的差額。
    5．暫估材料/商品余額表：提供統計明細賬中暫估入庫的存貨的數量和入庫成本明細，分析不同期間的暫估單據入庫及報銷情況。管理者通過察看庫存臺賬，及時了解和掌握各種存貨的出、入庫和結存數量和金額。
    6．呆滯積壓備查簿：管理者利用此表查詢各倉庫呆滯積壓存貨的收發存明細情況。
    7．庫存分析表：管理者利用此表及時掌握存貨在倉庫中停留的時間、是那家供貨商提供的貨物、是那個部門、那個業務員采購的貨物等。
    總之，通過上面的帳表信息，管理人員充分利用信息進行高效的管理和決策。如果發現某種商品的庫存數量連續幾天沒有變化，管理人員會調查原因，如果判斷該商品有滯銷的傾向，負責銷售、采購的業務人員會共同來分析滯銷的原因；如果某種商品的庫存減少很快，則判斷該商品屬于暢銷商品，相關部門的管理者經討論后，會馬上安排增加該商品的采購，及時補充庫存，保證銷售的正常進行。例如：對于銷量明顯減少的主要貨品，業務人員可以查詢該貨品的存貨，了解造成銷量減少的問題，從而解決問題；而且，在下次訂貨時可以充分利用現有庫存，減少庫存開支，增加資金流動。
    5．展望
    勸業配送中心的存貨管理是企業管理的重中之重。但是，由于企業信息系統的建設剛剛起步，企業廣域網還沒有完全搭建，分布在全城8個倉庫沒有聯入管理信息系統，所有的入庫出庫信息必須由手工處理后輸入計算機。由此產生的信息錯誤和信息延誤已經成為企業高效、動態、實時管理存貨的瓶頸。勸業配送中心領導已經認識到了這一缺陷是企業進一步提高管理水平，更好地發揮管理軟件的作用的障礙。因此，勸業配送已經在考慮制定信息化建設下一步的計劃：在各個倉庫設立信息節點，將中心所有的業務部門全部納入管理信息系統之中，在系統中管理所有的業務，全面徹底地實現財務業務一體化，實現管理水平的又一次飛躍。