江西江鈴汽車進出口有限責任公司（以下簡稱江鈴進出口公司）是江西知名企業；國家
512家重點支持的國有大型企業
--江鈴汽車集團下屬的核心企業之一，也是江鈴汽車集團公司開展對外貿易和經濟技術合作以及技術引進的重要窗口和專業機構。自
1998年開始，江鈴汽車集團進行了一系列的兼并重組機制改革，集團上下重新煥發了生機和活力，江鈴進出口公司更是首當其沖，率先完成了機制改革并逐漸向國際市場拓展。目前已在美國、歐洲、日本、東南亞、中東地區、大洋州、南美地區以及非洲地區等國際市場，中國二十幾個省市自治區建立有生產基地和銷售網絡，經營和代理進出口各型汽車，各種汽車零部件及其附件、鑄件、鍛件和其他機電產品、同時經營技術轉讓、項目投標、合資合作貿易、補償貿易、許可證貿易、汽車及其零部件保稅貿易。
實施信息化管理的動因及系統選型
自1998年特別是自進入二十一世紀以來，江鈴進出口公司業務量快速增長，營業額大幅攀升。企業快速成長勢必對企業各項管理水平提出更高的要求，江鈴進出口公司意識到只有夯實管理基礎，企業才能取得長足穩定的發展。經過對國內外經濟環境的分析和對自己現狀的剖析，江鈴進出口公司從上到下都清醒的認識到以下問題：
一、中國加入WTO后，隨著全球經濟一體化潮流的快速蔓延，國有企業尤其是外向型國有企業必須面對全球經濟的大潮，面臨更加激烈的國際化競爭。這場競爭不僅僅是人、技術、產品、服務、市場的競爭，更是一場管理思想、經營理念和信息化程度的競爭；
二、在現有形勢下，公司原有的企業管理模式已顯得力不從心，已經給公司的進一步快速發展造成了一定的阻礙。例如，市場需求分析缺乏準確的數據依據和科學的統計分析；銷售計劃往往靠經驗判斷，難以反映市場的需求；大量留貨造成庫存積壓，加大企業流動資金的占用；部門間的各類報表都是一些滯后數據的匯總，無法及時給管理者提供市場的變化情況；
三、必須立足于本公司的現實，借助優秀管理軟件供應商的豐富經驗，引進國內外先進的管理理念，在整個江鈴進出口公司構建一個架構完善、功能齊備的信息化系統，建立起一整套的信息化管理平臺。
基于以上的認識，江鈴進出口公司決策層決心下大力氣實施企業信息化工程，徹底解決企業信息流、物流、資金流梗塞的"頑癥"，構建江鈴進出口網絡化信息管理平臺，支撐其業務發展和經營決策，提升企業對市場的快速反應能力和競爭力。
在全面實施企業信息化工程之前，江鈴進出口公司聘請多位專家對自身信息化需求進行深入的分析：江鈴進出口公司是一家大型外向型企業，機構部門較多，業務流程也較為復雜。但公司現有硬件環境較好，公司員工整體素質較高，計算機水平也普遍較高。公司原有的財務軟件和MIS系統已經不能滿足日益增長的業務需求，為了使公司快速提高效率、降低成本、合理配置資源，勢必要選擇合適的管理軟件產品。經過深入細致的分析，江鈴進出口公司對實施管理系統項目提出了以下選型需求：
●利用先進的信息技術和與管理思想對公司業務流程進行優化。使公司的在市場的反應速度、對進出口業務的處理效率、控制成本、抵御貿易風險等方面有較大幅度的提升
●為實時掌控公司的進出口業務流程提供強有力的支撐。需要管理系統讓相關負責人能夠隨時了解所有關鍵業務進展中的資金流、信息流、物流以及貿易文件（包括合同、許可證、申請書、信用證、委托書、投保單、轉款通知書、結算單等）的執行情況，同時也能夠掌握各關鍵流程中的參與部門與有關人員的工作進度。
●實現綜合查詢和決策支持功能。依靠管理系統實現包括成本分析單、進口單據、出口單據、資金數據、統計分析、進出口數據、計劃額度、供貨商信息、國內外客戶信息、商品資料等項目在內的快速查詢，并以此為公司管理層的快速、正確的決策提供科學的依據。同時，對遠期收匯等流程，希望能有預警功能，及時提醒有關責任人。
●對采購樣品和客戶資料進行條理明晰的數據庫管理。在公司日常業務中，要進行經常性的設備、原材料和汽車零部件采購，公司需要隨時明晰采購狀態，并對采購樣品進行分門別類的管理。在這部分需要中，由于客戶類型較多，江鈴進出口公司希望對客戶公司的性質需要重新設置，如不僅僅是進口商，出口商，經銷商等，而是有汽車零部件經銷商，拖拉機零部件經銷商等等。
●實現公司內部單據的審批流程。需要系統能夠根據預先設置的審批條件，對公司內部的包括報價單、合同、執行定單、采購合同、付款通知單在內的文件和單據進行審批。
●在部分模塊中實現與Microsoft Office的集成。根據過去較多的運用EXCEL表格、WORD文檔的實際情況，江鈴進出口公司還提出一個特別要求：希望在部分頁面能與WORD、EXCEL有鏈接，實現與Office的集成，以充分利用原有資源。
●加強人力資源管理。公司目前沒有人力資源檔案管理，也需要利用管理軟件系統對人力資源和崗位設置進行科學的管理，以明確各層次人員的權限和崗位職責。
●要求系統的有一定的靈活性和良好可擴展性。雖然目前產品系列還不是很多，但會在近期加強出口力度，增加進出口產品系列，所以要求系統對未來碰到的情況也能應付自如。
在確定了信息化系統的方向后，江鈴進出口公司開始了產品的選型。目前國內市場管理軟件供應商不在少數，面對眾多國內外知名的供應商及其管理軟件軟件產品，江鈴進出口公司進行了認真的考察和甄別。當時在與宏橋科技的接觸中，江鈴進出口公司了解到，珠海宏橋高科技有限公司（以下簡稱宏橋科技）的宏橋ERP-外貿管理系統已在中國多家外向型企業里成功實施，并取得了令用戶滿意的應用效果。在招標過程中，宏橋公司憑借其汲取多方精華的具備"中西合璧"管理思想的軟件產品，與國際主流技術同步的軟件技術，能充分滿足外貿行業應用需求的解決方案，以及在中國外向型企業用戶中的良好口碑脫穎而出，順利的簽下了該項目。
宏橋科技的解決之道
在接受該項目后，宏橋科技在仔細分析研究了江鈴進出口公司的組織結構、部門職能、業務流程和經營運作模式等方面的詳細情況后，提出符合江鈴進出口公司特點和需求的信息化管理整體解決方案。本方案本著以改善江鈴進出口公司的業務流程、優化內部管理、提高企業核心競爭力為目的，力爭做到滿足江鈴進出口公司在進出口業務中的實際需求。
一、總體目標
江鈴進出口公司ERP系統的目標是依托現代計算機網絡和信息處理技術，構建高效、敏捷和暢通的貿易網絡，科學地利用與調配網絡中的各種資源（包括資金、銷售商、供應商、物品、運輸和信息資源等），并有效地進行控制，快速跟蹤市場需求的變化，最大限度地滿足客戶的需求，為客戶提供優質的產品和服務。通過銷售網絡的逐步擴展，增大市場份額，為企業創造良好的經濟效益。
● 先進性與實用性：即能滿足目前的需要又能適應未來的發展；
● 開放性與標準化：基于標準的開放，為明日的升級、改造留有空間，保護用戶的投資；
● 靈活性與可管理性：系統的管理必須功能強大，操作簡單，容易上手。
● 利用管理系統的外貿業務專長，全面優化重組包括進出口在內所有業務流程。
二、項目實施思路
ERP項目是一項龐大的系統工程，它涉及到企業管理的方方面面。江鈴進出口公司的領導層清醒地認識到，企業的管理絕不是一個ERP軟件能夠解決的問題，企業實施ERP就是要應用ERP先進管理思想和方法，徹底革除一切不適應市場經濟發展的落后管理模式，全面提升企業的管理水平，增強企業的整體素質。江鈴進出口公司的具體做法是：
1．立足企業管理創新，促進企業管理的提升
ERP實施成功的關鍵是用ERP先進的管理思想和方法去規范企業的管理行為。如果不立足企業管理的創新，ERP就不能成功。由于計劃經濟管理模式的烙印和管理手段的落后，江鈴進出口公司的管理工作中存在許多不適應市場需求的弊端。以倉儲管理為例，物品的管理還基本停留在"結繩記事"的原始方式，這樣的管理方法無法適應瞬息萬變的市場需求。江鈴進出口公司痛下決心，堅決摒棄種種落后的管理方式，從管理思想到管理流程都按照宏橋ERP的要求，按照市場變化的要求進行全面的創新。
為了確保江鈴進出口公司順利成功實施ERP項目且在日后運行中真正發揮作用，，宏橋科技著重為該公司“進口業務”、“出口業務”、“儲運管理”、“資金管理”等重點業務確定了合理的業務流程，并利用宏橋自身在外貿領域的豐富從業經驗和外貿業務管理系統在外貿領域的良好匹配度和適用性，對江鈴進出口公司的資金流、物流、信息流（包括“單據流”）甚至“人力資源流”進行了優化重組，以完善江鈴進出口公司的成本控制體系、工作流程控制體系、風險管理體系和客戶管理體系等。這些工作的目的很明確，都始終圍繞如何提高進出口業務效率、降低成本、預防風險、同時增加業務的收益來進行，同時也要為江鈴進出口公司的未來發展打下良好的基礎。
以進口業務管理中的進口業務模塊為例，在實施項目前，江鈴進出口公司進口業務的手工操作流程是：以書面的形式接受委托——對外詢盤——作貿易登記表——聯系有關進口單證的申請開立——辦理進口文件（如支付委托、運輸委托等）——委托儲運進行進口報關運輸——作結算單。
在深入分析后，宏橋科技對江鈴進出口公司進口業務的手工操作流程進行優化：
①在〖國內銷售/國內銷售錄入〗中錄入客戶的委托內容，可以草擬進口代理協議；
②業務員將收集的資料包括價格等，在〖客戶管理/國外公司錄入〗和〖商品管理/商品資料錄入〗中進行登記；
③在〖國外收購/進口合同錄入〗（貿易登記表）中制作進口合同申報審批，審批的同時進行成本分析；
④審批同意以后在〖國外收購/進口信用證錄入〗中填寫開立信用證的相關內容并發送審批；
⑤在〖國外收購/進口單證制作〗中錄入、打印有關進口單證，并委托儲運部進行安排運輸事宜，保證貨物安全、及時到達用戶；
⑥儲運部在進口報關完成后在〖國外收購/進口單證回填〗中進行回填，業務員通過共享設置，查詢相關資料；
⑦ 業務員在簽訂進口合同后，在〖資金管理/收款通知單錄入〗中填寫收款通知，財務人員在收到轉入的貨款后，在〖資金管理/收款登記錄入〗中登記收到的金額，業務員通過查詢功能進行查詢，了解轉款情況；業務員在〖資金管理/付款通知單錄入〗填寫付款通知單，交財務，財務同時可以查詢到整個合同的付款情況。
經過以上優化后，減少了內部流轉單據，提高了信息的共享程度，使信息資源充分的在內部流轉。同時通過全限和共享的設置又保證了信息的安全性。
2．堅持以人為本，提高企業的整體素質
企業管理的核心和決定因素是人。在ERP實施過程中，必須堅持"以人為本"的原則。首先，企業再好的管理制度，再合理的業務流程，都是要靠人來執行的，所以ERP的實施必須與員工業務素質的提高同步進行；其次，改革后的業務流程也必須發揮人的創造性，培養員工的責任感和事業心。江鈴進出口公司在ERP實施過程中特別注重員工的培訓工作。在項目實施和咨詢顧問等人員的積極努力下，宏橋科技對所有使用系統的管理人員進行了多次培訓，講解ERP系統的原理和作用，并深入到管理現場詳細培訓ERP系統各程序的操作方法和使用后的益處，使江鈴進出口公司各級員工很快認識熟悉了ERP系統的真正作用及使用后為其帶來的便捷。新系統很快在整個公司普及，物流、信息流、資金流更加暢通，增強了企業對市場的應變能力，企業的整體素質大大提高。
3．立足企業實際，穩步推進信息化進程
ERP項目是一個高投入、實施周期長、投資回收期長的巨大工程。企業一定要量力而行，根據企業的實際需求和長遠發展目標，制定信息化建設的長遠目標和階段性目標，分步進行實施。這樣才能化解風險，積極穩妥地推進企業信息化進程。在宏橋科技的大力支持下，江鈴進出口公司根據企業的實際情況將該ERP項目分為兩步實施。第一步以建立暢通的物流、資金流、信息流為目標，構建以計算機網絡和信息技術為依托的完善的進出口網絡系統，實現信息資源共享，打破制約銷售管理的瓶頸，有效地控制采購、銷售和庫存，合理調配系統資源；第二步以提升企業管理層次為目標，在對銷售網絡數據分析和匯總的基礎上，為企業領導的經營決策提供及時準確的依據。值得一提的是，進出口業務覆蓋流程環節繁多，信息容量大的特點，相應的系統初始化工作不容忽視，因為良好的系統初始化才能提供本系統正常運轉的各種基礎數據資料。由于江鈴進出口公司充分認識到了這一點，因此始終都非常重視系統的初始化工作，從而給系統的順利上線運行提供了有力的保障。
方案應用效果
在經過宏橋科技專家的幾次培訓后，江鈴進出口公司認真錄入了有關基本數據，完成了系統初始化工作，宏橋外貿管理系統于2002年7月正式上線運行。從上線后近十個月的實際情況來看，該系統運行狀態良好，而江鈴進出口公司也至少取得了以下幾個方面的效益：
●轉變了管理思想，增強了企業的應變能力。宏橋ERP-外貿管理系統是一種先進的國際貿易管理思想的載體，能夠提供集多方優勢于一身的管理思路，對傳統企業的一些“疑難雜癥”有著較好的“療效”。同時該系統也照顧到了東方人的思維習慣和商業模式，國內企業能夠較快的適應和接納。江鈴進出口公司通過本系統的相關培訓和上線操作，憑借宏橋外貿業務管理系統這座“橋梁”，力爭逐步適應迅速變化的國際社會環境和國際市場環境，最終達成與全球經濟的無縫接軌。
●優化了企業的組織結構和業務流程。在該項目實施過程中，在宏橋專家的協助下，利用系統所蘊涵的先進信息技術和與管理思想對公司業務流程和企業組織結構進行了優化。與實施前相比，現在江鈴進出口公司在市場的反應速度、對進出口業務的處理效率、控制成本、提高員工工作積極性等方面有了不同程度的提升，也進一步加強了企業的凝聚力。
●有效防范了國際貿易經營風險。系統在企業運作流程中增加了風險控制點，每個控制點的控制內容和責任人都落實到位，責任明確。例如出口銷售合同的審批，客戶類型的受控狀態（如客戶的信用額度控制）等等。系統設置了預警功能模塊，例如遠期收匯、應收賬款的預警與超時報警、核銷預警等，企業可根據管理要求設定預警條件，對不正常業務和事件可由系統自動預警提示，從而實現對經營風險的防范。
●企業的運作更加規范，進一步提高工作效率。系統應用的最基本的管理目的就是減少重復勞動，提高工作效率。系統中廣泛利用讀取、自動生成等功能，實現了數據一次性輸入，反復利用。使廣大業務人員從繁雜、單調的單據操作事務性工作中擺脫出來，將更多的精力投入到客戶挖掘、業務談判中去。例如報關及結匯單證的制作，在手工狀態下存在大量的數據重復輸入工作，使用本系統后應基本做到數據的一次性錄入，多次使用。
●提升了管理效率和管理層的決策能力。靠手工對國際貿易業務進行快速、有效地實現跨國域或地域的管理是難以想象的，宏橋ERP-外貿管理系統在江鈴進出口公司的成功應用達成了高效、便捷、經濟地進行跨國域或地域信息互動。只要在電腦終端就可以實時、快速地了解國際業務的運作狀況。另外，宏橋ERP-外貿管理系統中的綜合查詢功能給管理層的正確決策提供更多的科學依據。
●建立以客戶為中心的管理機制。在一個瞬息萬變的國際市場中，時間就是金錢。由于在宏橋外貿管理系統的支撐下，江鈴進出口公司對進口商，出口商，經銷商、其他合作伙伴的情況做到了“了如指掌”，在方便合作的同時，也提升了在合作伙伴中的企業形象，使企業更好地保持國際競爭優勢。
●對未來的業務發展做好了準備，降低了系統的總擁有成本。由于宏橋外貿管理系統有良好的靈活性和可擴展性，江鈴進出口公司在面對未來幾年內的業務擴展（如增加進出口產品系列，擴大客戶類型，擴展業務種類等）時也能應付自如，這就提升了該系統的可用性，并降低了總運營成本。
