日本小松制造所從1996年7月成立主要負(fù)責(zé)零配件銷售的小松上海開始，持續(xù)不斷地加大在中國的投資力度。 2000年小松中國投資有限公司成立，成為小松制作所中國的總部，負(fù)責(zé)小松在中國地區(qū)的全部業(yè)務(wù)。目前，小松在中國的主要業(yè)務(wù)是生產(chǎn)、銷售以挖掘機為主的各類工程機械產(chǎn)品及其零部件等，至2003年，小松中國的業(yè)務(wù)利潤已經(jīng)占到小松全部利潤的一半以上，中國已經(jīng)成為其最重要的市場區(qū)域。
    小松中國在國內(nèi)擁有30多家代理店，負(fù)責(zé)小松產(chǎn)品的售前與售后支持，同時還在國內(nèi)投資建設(shè)了若干個生產(chǎn)不同整機設(shè)備和配件的企業(yè)。然而，與快速發(fā)展的業(yè)務(wù)相比，小松中國的信息化進程相對較慢。在剛進入中國市場時，小松的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)還是比較陳舊的DBASE數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，但很快就顯現(xiàn)出與業(yè)務(wù)發(fā)展的不相適應(yīng)。為此，小松中國決定全面改造信息系統(tǒng)。
    從1996年進入中國到2003年前，小松中國一直沿用的是原有的基于DOS平臺上的DBASE數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，由于市場發(fā)展迅速，小松制造所很早就開始投入了新系統(tǒng)的開發(fā)。在經(jīng)過苦苦等待之后，小松海外開發(fā)的新系統(tǒng)由于語言環(huán)境和業(yè)務(wù)模式等諸多方面的因素，最終沒能在小松中國的業(yè)務(wù)流程管理中得到應(yīng)用。
    隨著在中國市場的不斷發(fā)展，小松中國的管理者們認(rèn)識到，中國的市場和中國的銷售管理以及合作渠道都有自己獨特的情況，與其消極等待，不如從本地出發(fā)，從最貼近中國市場管理和應(yīng)用的環(huán)節(jié)開始。由于小松中國所負(fù)責(zé)的整機、零部件等全線產(chǎn)品在國內(nèi)的銷售全部是通過30多家代理店分銷出去的，代理店的業(yè)務(wù)開拓情況直接影響到小松中國的發(fā)展。為了有效提高代理店的管理水平和推進代理店系統(tǒng)的信息化改造，同時也為了把小松制造先進的經(jīng)營理念傳遞到整個營銷渠道，小松決定用信息化改造的方法來把代理店的業(yè)務(wù)更緊密地“團結(jié)”在小松中國的周圍。
    當(dāng)小松中國決定開發(fā)中國代理店信息系統(tǒng)時，一直與小松中國有接觸的上海博科資訊股份有限公司的解決方案就進入了討論的備選方案。博科資訊從中國國情出發(fā)，提供的多語種、開放式平臺設(shè)計，以及為企業(yè)量身定制的解決方案得到了小松中國和小松制造所東京總部的認(rèn)可。在小松總部懷疑的目光中，博科資訊的年輕工程師們經(jīng)過3個多月的開發(fā)實施，就使小松中國代理店信息管理系統(tǒng)正式上線。博科資訊的開發(fā)方案不僅比小松原計劃大大減少了成本，縮短了開發(fā)和實施周期，也為小松中國的業(yè)務(wù)開拓提供了更貼切的現(xiàn)場服務(wù)。通過代理店信息系統(tǒng)的實施，小松中國不僅加強了對代理店和代理商的管理，更重要的是通過對代理店進行銷售管理指導(dǎo)，從而更進一步推進了產(chǎn)品的銷售，提高了市場占有率。
    解決方案
    上海博科資訊為小松中國代理店提供的信息化方案，立足于為代理企業(yè)建立分銷管理信息化系統(tǒng)，其中包括業(yè)務(wù)處理流程、業(yè)務(wù)模型以及應(yīng)用系統(tǒng)。目的是建立一套完整的企業(yè)分銷管理信息化系統(tǒng)，并逐步在下屬各代理商中建立完善的信息化系統(tǒng)，對企業(yè)的日常業(yè)務(wù)管理數(shù)據(jù)及全國范圍內(nèi)的代理商關(guān)于產(chǎn)品相關(guān)的數(shù)據(jù)進行計算機管理。
    通過對小松中國的業(yè)務(wù)特點和管理需求分析，咨詢師確定采用博科智能化構(gòu)件平臺Open9000為系統(tǒng)基本架構(gòu)。由于該平臺本身的易開發(fā)特性以及高度開放性和柔韌性，可以很方便地為各行業(yè)開發(fā)實施信息化的業(yè)務(wù)流程管理。
    小松中國的代理店分銷管理信息化系統(tǒng)，其最終目的是將企業(yè)的采購、銷售、庫存管理及財務(wù)管理和網(wǎng)上訂單處理的業(yè)務(wù)集成在統(tǒng)一的系統(tǒng)中，并通過網(wǎng)上訂單建立和工廠生產(chǎn)入庫的數(shù)據(jù)收集，掌握企業(yè)的庫存數(shù)據(jù)和產(chǎn)品銷售數(shù)據(jù)，為代理商進行考核和產(chǎn)品市場分析提供依據(jù)，為企業(yè)的經(jīng)營活動提供詳實的分析數(shù)據(jù)。
    　　代理商訂購零配件，首先查詢企業(yè)的庫存，有現(xiàn)貨直接發(fā)采購訂單；無現(xiàn)貨發(fā)采購申請單，接到到貨通知后再發(fā)采購訂單，企業(yè)收到采購訂單后直接發(fā)貨給代理商；收到采購申請單，則向制造商發(fā)出訂單購貨。根據(jù)客戶在作業(yè)過程中發(fā)生故障的緊急情況，供貨時間分為緊急（1天供貨），半緊急（1周內(nèi)供貨）和普通庫存補貨（2周內(nèi)供貨）等。
    由于小松在中國銷售的機械設(shè)備大多數(shù)都是工程用的大型設(shè)備，在供貨的時間要求上非常嚴(yán)格，因此代理店遇到客戶有供貨需求時，就必須以最快的速度送達客戶，這其中不僅要與小松中國聯(lián)系，還有可能需要小松全球供應(yīng)商的及時反應(yīng)。目前小松中國的零配件正常庫存品種為1萬種左右，而代理店一般為6 000～7 000種。某些零部件的單件占用資金比較大，而一般代理店由于資金周轉(zhuǎn)問題，通常也不可能存有大量的備件，因此對整個供應(yīng)鏈的流暢管理，以及庫存的經(jīng)濟合理都有一個很高的要求。
    博科在了解了小松中國分銷體系的需求后，結(jié)合博科自身在分銷批發(fā)以及連鎖零售行業(yè)內(nèi)的豐富經(jīng)驗，對小松代理店的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行了全面的規(guī)劃和設(shè)計。系統(tǒng)將提供對代理店、客戶以及所經(jīng)營的產(chǎn)品進行系統(tǒng)分類管理方面的統(tǒng)計匯總；提供零配件完整的采購訂貨直至采購結(jié)算的采購業(yè)務(wù)流程管理；提供專業(yè)的銷售開單、開票管理，支持銷售發(fā)票核銷處理和應(yīng)收賬款賬齡分析；提供多倉庫、多屬性的倉庫管理以及庫存商品成本核算；提供完善的整機銷售和售后服務(wù)跟蹤管理支持等。
    通過系統(tǒng)的實施，可以使小松中國的分銷鏈環(huán)節(jié)得到比較全面的信息化管理，使整個分銷渠道及其下屬辦事處、代理店等能夠通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)訂貨、庫存管理、銷售、應(yīng)收應(yīng)付管理的業(yè)務(wù)處理，便于公司有效監(jiān)控和評估業(yè)務(wù)，便于搜集各個分銷環(huán)節(jié)的庫存、銷售、回款等數(shù)據(jù)信息，幫助企業(yè)進行決策。
    項目成果
    如何幫助代理店發(fā)展一直是小松中國的重要任務(wù)，絕大多數(shù)的代理店老板都是憑直覺在經(jīng)營，但隨著市場的迅速發(fā)展，產(chǎn)品及配件越來越多，業(yè)務(wù)越來越復(fù)雜，傳統(tǒng)的代理店已經(jīng)無法應(yīng)對現(xiàn)代市場競爭。為了要盡快把小松的經(jīng)營理念灌輸下去，讓小松的分銷伙伴能夠與時俱進，通過信息系統(tǒng)，可以使小松中國與代理店的關(guān)系更密切，推動代理店跟上時代的發(fā)展。從目前國內(nèi)同行業(yè)的情況看，建設(shè)類似的代理店服務(wù)信息系統(tǒng)，小松是第一家。小松中國的代理店管理和服務(wù)在國內(nèi)是名列前茅的。信息系統(tǒng)上線后，大大提高了代理店的服務(wù)水平和競爭能力。此外，代理店通過信息系統(tǒng)還可以對小松的管理模式有所了解，幫助代理店的老板們及時了解自身企業(yè)的運營狀況，通過信息系統(tǒng)每天都可以查閱到企業(yè)的經(jīng)營情況，以及企業(yè)的債權(quán)、貸款及按揭等情況。
    小松中國的信息規(guī)劃分為幾個階段。第一期為小松全國30多家代理店和分銷商安裝信息系統(tǒng)；第二期為小松中國區(qū)總部的信息化，以及與各代理商之間的信息溝通；第三期對小松中國的產(chǎn)品生產(chǎn)、業(yè)務(wù)流程、資金流、物流、成本和利潤的管理，以及由此產(chǎn)生的效益和利潤等進行信息管理，包括海外采購、采購計劃、定單、流程、入關(guān)、報關(guān)及報稅（保稅、非保稅）管理。
    小松在中國已經(jīng)擁有一些獨資與合資的生產(chǎn)制造企業(yè)，在系統(tǒng)后期實施中將把這些國內(nèi)生產(chǎn)企業(yè)的信息系統(tǒng)，與小松中國、小松的分銷體系、小松的海外采購體系相聯(lián)接。因為小松中國代理店的信息化過程實施的可行性和操作性都比較好，小松也有意識地把現(xiàn)在中國實施的軟件系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到海外，如印度、俄羅斯等，因為在當(dāng)?shù)氐匿N售管理模式與中國目前的狀況基本相同，也完全可以使用這套在中國成功使用的代理店系統(tǒng)。這樣，小松通過博科資訊完成了中國體系的信息化工程，而博科也將通過小松把中國的成功經(jīng)驗帶到世界。