不久前，記者來到上海實業外聯發國際物流有限公司的庫區，偌大的庫區里安靜得沒有一點聲音，在一個庫區的一個角落里有幾個女工在給洋酒換包裝盒。記者從樓下轉到樓上，也沒有碰到一個庫管員，詢問陪同參觀的 倉儲配送部總經理裘谷威，他說：“上外物流上了信息系統之后，7萬平方米的庫區只要30多個庫管員，所以你見不到庫管員的影子。”
    由于位于外高橋口岸，上外物流的業務主要是進出口物流。按照跨國企業選擇物流供應商的習慣，沒有絕對競爭力的物流商是很難入圍的，上外物流總裁徐峰認為信息系統是上外物流的一個“法寶”。
    系統帶來的第一個好處就是將人力成本降低到難以想象的程度。目前上外物流庫區面積 7萬平方米，并且這7萬平方米的庫區是多點分布的，這樣規模的庫區和這樣復雜程度的貨品，上外物流在信息系統的幫助下，只需要30多個庫管員，通常情況下這些工作至少需要 200個庫管員才能做完。
    信息系統帶來的還不僅僅是降低人力成本，而是對倉庫管理模式的徹底改變。
    不久前，記者來到上海實業外聯發國際物流有限公司（以下簡稱“上外物流”）的庫區，偌大的庫區里安靜得沒有一點聲音，在一個庫區的一個角落里有幾個女工在給洋酒換包裝盒。記者從樓下轉到樓上，也沒有碰到一個庫管員，詢問陪同參觀的倉儲配送部總經理裘谷威，他說：“上外物流上了信息系統之后，7萬平方米的庫區只要30多個庫管員，所以你見不到庫管員的影子。”
    上外物流的信息系統走的并不是“先有公司、后上系統”的路子。2001年5月組建公司的時候，董事會討論新公司的定位，討論的結果是要向多點化和網絡化發展。物流企業是面向多個客戶提供業務的，把客戶的貨品送達到“客戶的客戶”，因而物流行業是“多點化” 的，多點化發展需要IT技術手段作為支持，物流離開信息技術支持，價值就會存在問題，確實需要高水準的信息網絡支持才能發展。
    上外物流總裁徐峰介紹說：“上外物流目前注冊資本已經達到1.8億，在未來的3到5 年內要增加到5到10億，投入這么多的目的只有一個，就是建立一個全國性的配送服務網絡，網絡之間聯系的緊密性和便捷性要比一般商業網絡高得多，所以開始籌備的時候，信息系統的規劃與評估已經開始了。”
    徐峰“三愁”
    一次，徐峰到一家公司考察信息系統，看到這家企業因為上了信息系統，使得企業陷入困境的慘狀，直至今天，這一幕還讓徐峰心有余悸。這家公司因為自身定位不清晰，選擇了不符合自己業務發展的軟件，系統上線后發現靈活性不夠，結果公司有部分部門用系統，有部分部門不用，仍舊采用手工操作的方式，造成資源重疊。由于投入了上千萬元，公司成本變高，生產效率沒有相應提升，公司員工提到這個系統滿臉都是怨恨的表情。如果推翻重新建設系統，公司資金實力不夠；將系統廢棄不用，這么大的投入，沒有一個領導肯承擔這個責任。徐峰感慨，對于軟件用戶來說，前期的自我定位和對軟件產品的選擇關系到能不能生存和發展，一個企業定位不清楚，用的軟件定位不清楚會導致企業走向死亡。真正到了追究某個負責人責任的時候，員工信心和公司業務實際上已經遭到重創了。
    作為上外物流的總裁，徐峰說：“這個系統要上，如果系統實施失敗了，我這個總裁也就做不下去了。”他沒有把系統全部交給IT部門去做，而是親自負責整個項目的實施。項目帶給他的壓力是最大的，為此他花了大量的時間和精力學習IT的相關知識，自己的業務狀況需要什么樣的信息系統，什么樣的供應商是可以信任的。實施過程中的關鍵點是什么，等等，從組建公司的時候，他就一直琢磨這些問題。到2002年年底一期工程實施結束的時候，徐峰已經成了半個專家了。
    上外物流自己的信息技術部門并不強大，主要做一些“辦公自動化這樣的小應用”，在項目實施過程中是“配合者”，而不是“主導者”。為此，徐峰愁找不到可靠的供應商，選型過程持續了15個月，最終選定的供應商EXE、IBM、Intel無論在技術、信譽還是服務支持上都是靠得住的。
    選定供應商之后，徐峰愁講不清自己的需求。IBM是總集成商，上外物流的流程是怎樣的，需要怎樣的信息系統，需要雙方交流。徐峰覺得自己的人不一定能講清楚。最后他想出了一個解決辦法，需求描述由業務骨干來做，部門領導簽字，如果因為需求描述不清楚造成系統修改的，費用全部從部門扣除。徐峰對他們說：“系統上線，你要再說系統不好用我會追究責任，如果你在需求分析報告中沒有提到，你拿錢來我給你修改系統，如果需求分析報告中提到了，系統沒有實現，那么由IT部門出錢修改。”這下，所有部門領導都緊張起來了。
    信息系統中有很多管理理念和國內傳統物流公司的習慣做法區別太大，會帶來業務層面的權利轉移，這是造成信息化失敗的最大陷阱。徐峰愁自己的人在意識上跟不上系統里面的先進管理思想。他用當時GE信息化的例子警告部門領導和員工：“革命你們的頭腦，無論如何要跟得上系統。”他對自己的員工說，上系統的過程就是對原來操作模式的一次革命性的改變，你要么適應它，要么走人。“我是總裁，不管哪個員工都要掂量一下我的話的份量有多重。”
    15個月選定供應商
    49家國內外的公司參加了上外物流倉庫管理系統項目的國際招標，經過十幾輪競標， EXE公司勝出。“我的標準是軟件系統要適合第三方物流企業的業務，選擇EXE并不是說其他公司的軟件不好。因為EXE提供的軟件是適合我們公司未來發展的。”徐峰這樣論述自己之所以選擇EXE的原因。Oracle和SAP的產品適用于對供應鏈、生產鏈的全程管理，擅長對相對定型的產品進行全程管理，比如生產電視機，這樣的系統可以實現對從零件采購、零件庫存、組裝生產到成品庫存、成品的供應分撥、物流的全程管理。但第三方物流的貨品具有不固定性，沒有辦法在系統中對貨品進行一層不變的定義，貨品總是在變，這要求系統具有很大的靈活性，這一點EXE的產品可以做到。
    除了EXE外，Intel公司和IBM公司也成為項目的供應商，Intel公司在項目中擔當咨詢顧問的角色，IBM成為項目的總集成商，負責一期項目倉庫管理系統的系統集成和二期項目ERP的集成，在一期實施中對EXE軟件做客戶化，服務器等硬件也由IBM提供。Intel 當時建了非常先進的物流信息系統，為了利用自己在物流信息系統建設方面的經驗，Intel 在國內成立了專門的部門（注：該部門已經關閉）負責物流信息系統咨詢，并且在外高橋有成功案例。
    找到這三家供應商，上外物流花了一年零三個月。
    流程變革
    按照上外物流的兩年規劃，要在全國范圍內建立20到30個庫區，在上海本地至少要將倉庫面積擴充到15萬平方米。由于位于外高橋口岸，上外物流的業務主要是進出口物流，目前上外物流 有100多個客戶，記者在庫區里看到的都是像GM、VOLVO、TOYOTA、蘋果電腦、阿爾卡特、XEROX等跨國企業的產品，貨品涉及電子零配件、叉車、進口食品、洋酒、工藝品，一家公司甚至把多年的帳目寄放在這里。按照跨國企業選擇物流供應商的習慣，沒有絕對競爭力的物流商是很難入圍的，徐峰認為信息系統是上外物流的一個“法寶”。
    系統帶來的第一個好處就是將人力成本降低到難以想象的程度。目前上外物流庫區面積 7萬平方米，并且這7萬平方米的庫區是多點分布的，這樣規模的庫區和這樣復雜程度的貨品，上外物流在信息系統的幫助下，只需要30多個庫管員，通常情況下這些工作至少需要 200個庫管員才能做完。“你幫我想想，每人看1000平方米的話，7萬平方米需要70個人，事實上一個人看1000平方米是不可能看好的，況且，這個人生病了怎么辦？”徐峰假設。
    然而信息系統帶來的還不僅僅是降低人力成本，而是對倉庫管理模式的徹底改變。
    “你家才有多大面積？你媽媽放的東西你都能找到嗎？傳統物流就是這樣的，甲庫管員看管的庫存，乙庫管員是摸不著頭緒的。”徐峰這樣比喻傳統的管理辦法。如果沒有信息系統，一般的操作方式是每來一個客戶，庫管員做一本臺帳放在自己的手邊，需要拿貨的時候就翻看臺帳，先看在什么地方，再去取貨，一旦這個庫管員病假或者辭職，其他人根本搞不清楚什么貨品放在哪個貨架上。徐峰說有信息系統支持的庫管不一樣：由系統來管理貨品，系統統一指定貨品在庫區的位置，庫管員只要按系統指令去操作就可以了。“這樣庫管員不用盯在自己的庫區上，可以在任何一個庫區里活動，可以‘打混仗’，庫管員離職了也不用怕。這樣有幾個好處：首先勞動生產率提高了，其次庫管效率和精確度提高離開，最關鍵的是庫存風險下降了。”徐峰說。信息系統讓上外物流的庫管員由管家的角色變成了按照指令行事“傻子”。
    為了適應信息系統系統管理的需要，上外物流建立了一套安全保障體系，雖然沒有人去記憶貨品的位置，但是設置專人每天盤庫，保證信息系統里的信息是準確無誤的。用徐峰的話來說，上外物流的員工不是像傳統物流企業那樣是做庫存操作的，他們的主要工作是對進出貨品和庫存貨品進行檢查和核對，“這是信息系統帶來的革命性的變化，這個變化可以支持上外物流向更大規模發展，如果現在要增加2萬平方米的庫區，最多只要增加1到2個人就可以全部搞定。”徐峰說。
    由于EXE是老牌物流軟件供應商，UPS每年會投入巨資購買EXE的產品和服務，因而 EXE軟件在物流管理方面積累了大量的經驗，所以上外物流的庫存管理信息系統的功能遠不止于“記住貨品的位置”，還有很多其他的功能，比如減貨策略，存貨策略，滿足客戶化的需求，現在物流要能適應多客戶、多品種、小批次的需求，每一批貨品都有自己的物理和化學特性，系統要能提出相應的解決方案。“1000頓糧食很好管理，但1000種電子零部件就難管得多，你要知道每一包零部件放在什么地方，只要一拿錯，客戶馬上就不滿意，表示貨品放在這里很不放心。對付這樣的情況最好的辦法就是依靠信息系統。”徐峰說，“我們現在很大程度上依靠這個信息系統攬活，客戶看到我的管理模式就很放心。第三方物流不是‘人有多大膽、地有多大產’的。”
    庫區里的“黑匣子”
    在上外物流的一個庫區里，記者注意到靠近天花板的地方分布了一些“黑匣子”，上外物流IT部副總經理楊平介紹說：“那是一個射頻發射裝置，與公司的服務器是連在一起的。物流行業最重要的是對貨品的信息管理。信息系統搭建好了，信息具備了，一個新的應用開始浮出水面，這就是IF系統（無線射頻管理系統）。”
    每一個貨品都包含著很多信息，比如一個貨品的海關編碼中就包括稅額、價值等數據，貨品的產地屬性也跟隨數十條數據信息。徐峰不擔心EXE軟件對數據的管理能力和安全性，在選型的時候他就了解到EXE的另一家客戶UPS每年都有幾億條數據信息進入系統，而且這些數據可以在系統中保存至少十年以上。
    上外物流分兩種方式錄入數據，一部分大客戶貨品進庫區之前附帶貨品數據，只要導入系統即可，但70％到80％的客戶貨品信息是需要通過人工輸入系統的。信息具備了，就可以準確定位一件貨品的屬性，然后再把這些貨品的信息掛在一個外部的平臺上，每天更新一次，客戶可以通過上網查詢貨品的狀況。
    通過IF系統可以大大降低勞動力成本并提高庫管員操作的準確性。庫管員手持一個無線射頻接收裝置，按照系統發送來的指令進行操作，通過無線掃描實現人機交流，完成操作后通過手持設備確認，等待新的操作指令。徐峰介紹，IF可以使操作的準確率達到99.95％以上。
    目前IF系統還只是在2萬平方米的庫區中做試點，這里成為一個IF應用的試驗廠，庫管員要在這里學會如何操作這個系統，然后再在所有庫區中大規模普及。
    系統助力擴張
    上外物流在物流企業中規模并不大，但查一下這家公司的投資方和發展規劃就能看出這家公司的“擴張野心”。2001年5月成立的上海實業外聯發國際物流有限公司的前身是1992 年成立的上海外聯發國際貨運有限公司。
    2001年，上海外高橋保稅區聯合發展有限公司和上實物流控股有限公司共同投資組建上海實業外聯發國際物流有限公司，投資方一家是上海市人民政府控股保稅區開發公司，一家是上海市人民政府控股香港上市機構，背景不可謂不深。上外物流定位于“第三方進出口物流”，注冊資本1.3億人民幣，總投資10億人民幣，在外高橋保稅區有5.5萬平方米的保稅倉庫和2.5萬平方米的集裝箱堆場。上外物流組建的時候定位于“多點化”，公司的兩年規劃是在全國范圍內重要城市建20到30個服務點，在上海本地庫區擴張至15萬平方米。
    “現在不是說我們要搶占市場份額，而是我們在享受市場份額，這個市場實在太大了！” 徐峰仔細分析了物流行業賦予物流企業的機會。上海物流發展現在以每年30％的速度遞增，原因之一是加入WTO之后，大量進出口物流出現，上海作為核心口岸城市，物流量非常大，現在大上海地區已經成為世界的加工中心，蘇州、無錫、昆山一帶招商引資的量遠遠超過上海，物流市場增長驚人。2001年上海港集裝箱量600萬箱，2002年已經達到840萬箱，2003 年會突破1000萬箱。目前上海港已經從世界上第五大港爬升到第四大港，并即將成為世界上第三大港。
    徐峰認為，在這樣的市場機遇面前，不能把企業做大就等于是倒退。目前上海物流格局是：桃浦物流園，是外省市車輛不能進市區，貨品在此集散形成的，主要做商業物流；機場物流主要做航空物流；而閔行的物流區是通過高速公路做商業物流和工廠物流；外高橋地區主要做進出口物流，聚集了近80家物流企業，上外物流目前的市場份額約6％。在這樣的市場態勢面前，徐峰認為上外物流可以做的事情實在太多了。
    從2001年5月上外物流組件開始考慮信息化構建，經過一年零三個月的選型，2002年 6月一期項目實施完畢并試運行，2002年底正式上線運行，二期項目（ERP集成）的需求分析同時進行。按照計劃，IBM將在2003年3月開始為上外物流實施ERP項目，預計在7 月完成。項目的目標是實現對貨品的流程管理，包括運輸過程監控、報關過程監控、資金回收以及各種其他服務。到那個時候，上外物流的信息化建設就實現了既定規劃的目標，能夠成為企業擴張市場的利器了。