企業(yè)管理包括供應鏈在內(nèi)的企業(yè)外延環(huán)境的管理，而供應鏈的管理又涉及供應鏈各個環(huán)節(jié)的定單、庫存、資金以及信息的流轉(zhuǎn)和分析，以方便企業(yè)決策。要想構(gòu)建一個有效的管理型信息系統(tǒng)，企業(yè)需要采用什么樣的管理信息系統(tǒng)呢？在此以PHILIPS網(wǎng)絡(luò)分銷系統(tǒng)作為一個實施成功的案例，希望對關(guān)心這個問題的企業(yè)有所啟示。
    一、PHILIPS（中國）供應鏈管理的重點
    PHILIPS（中國）投資有限公司是荷蘭PHILIPS集團在中國設(shè)立的一家大型獨資企業(yè)，主要從事照明、電子產(chǎn)品生產(chǎn)和銷售。PHILIPS光源事業(yè)部負責照明產(chǎn)品在中國境內(nèi)的組織生產(chǎn)和銷售經(jīng)營，其生產(chǎn)和銷售網(wǎng)絡(luò)包括兩個聯(lián)營生產(chǎn)企業(yè)以及分布全國的約200家照明產(chǎn)品分銷商。在分銷商和聯(lián)營生產(chǎn)企業(yè)之間，PHILIPS光源事業(yè)部是生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)之間的紐帶，分銷商采購訂單的匯總和聯(lián)營生產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)指令的制定均由PHILIPS光源事業(yè)部統(tǒng)一完成。
    對于PHILIPS光源事業(yè)部而言，供應鏈管理重點集中在分銷系統(tǒng)，而分銷系統(tǒng)的管理重點又在于了解分銷商的業(yè)務、財務信息，合理組織聯(lián)營生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)和供應，減少各個環(huán)節(jié)的庫存積壓，加速應收占用資金周轉(zhuǎn)，以及客觀評價和拓展分銷商網(wǎng)絡(luò)。
    為了更有效地組織產(chǎn)品生產(chǎn)和市場供應，PHILIPS光源事業(yè)部采取了影響供應鏈各個環(huán)節(jié)的合作企業(yè)的生產(chǎn)和市場管理方式，將供應鏈各個環(huán)節(jié)集成管理，以合作聯(lián)盟的方式建立廣泛供應鏈關(guān)系。在操作上要求各分銷商建立統(tǒng)一的綜合采購計劃，規(guī)范各分銷商的財務、業(yè)務信息系統(tǒng)，并且從各個層面考核分銷商的管理水平、經(jīng)營業(yè)績，以保持PHILIPS總公司的經(jīng)營業(yè)績和企業(yè)形象。
    二、依據(jù)管理信息系統(tǒng)的定位制定分銷系統(tǒng)解決方案
    管理信息系統(tǒng)最基本的用途是信息的收集，而信息收集的意義又在于對財務、業(yè)務信息的定量分析，從而為企業(yè)的日常管理和科學決策提供依據(jù)。因此，管理信息系統(tǒng)的定位應該是一個企業(yè)生產(chǎn)和銷售的管理系統(tǒng)，其信息既應當包括生產(chǎn)、銷售、庫存等業(yè)務信息，也應當包括采購、應收等財務信息。
    基于管理信息系統(tǒng)的這一定位，PHILIPS光源事業(yè)部采用了財務與業(yè)務一體化的企業(yè)信息管理系統(tǒng)管理軟件，以實現(xiàn)對各分銷商財務、業(yè)務的管理和控制。
    PHILIPS公司聘請了普華永道(PWC)和REL兩家咨詢公司，對PHILIPS公司和200多家分銷商進行了調(diào)研分析。根據(jù)咨詢結(jié)果，某軟件公司制定了分銷系統(tǒng)解決方案。在該方案中，針對PHILIPS公司分銷商的普通業(yè)務，各分銷商將統(tǒng)一配置軟件,以保證財務、業(yè)務信息的一致性；結(jié)合PHILIPS公司特殊的管理需求，通過二次開發(fā)為各分銷商定制定外掛模塊，并且在通用系統(tǒng)和外掛模塊之間實現(xiàn)無縫連接。
    三、分銷系統(tǒng)解決方案的具體特點
    分銷管理系統(tǒng)包括了總賬、應收應付、UFO表等財務系統(tǒng)模塊，又包括了采購管理、庫存管理、存貨核算和銷售管理等購銷存業(yè)務系統(tǒng)模塊。通過二次開發(fā)，分銷管理系統(tǒng)增加了報表系統(tǒng)作為基礎(chǔ)軟件的外掛模塊，該報表系統(tǒng)主要包括供應鏈管理模塊和應收款管理模塊。
    公司的網(wǎng)絡(luò)分銷系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)采用了最新的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，從根本上解決了企業(yè)跨地域分銷而帶來的異地業(yè)務協(xié)同和管理監(jiān)控的難題。從技術(shù)特點上看，該網(wǎng)絡(luò)分銷系統(tǒng)是一個完全基于Web的數(shù)據(jù)庫應用程序。
    1．系統(tǒng)不是一個簡單的頁面，而是可以處理復雜商業(yè)邏輯的應用程序，而且具有傳統(tǒng)應用程序使用上的一切優(yōu)點；
    2．系統(tǒng)是一個數(shù)據(jù)庫應用程序，大量的，不斷增長的數(shù)據(jù)，強而有力的管理和強大的數(shù)據(jù)分析、挖掘能力；
    3．系統(tǒng)是一個基于Web的數(shù)據(jù)庫應用程序：Web應用已經(jīng)成熟，并且是目前最為成熟的分布式應用方式。這使得這個系統(tǒng)擁有了傳統(tǒng)應用程序所不可能擁有的全新特質(zhì)—隨時、隨地的使用、低要求的客戶端。這又來都自于Internet的革命性，而這革命性就在于—只需要簡單的工具(對終端要求很低)，人們就可以隨時、隨地的得到和處理信息，從而控制事務進程。
    四、分銷管理系統(tǒng)實現(xiàn)了從核算型到管理型的飛躍
    分銷商管理系統(tǒng)解決的問題重點是供應鏈管理和應收款管理。PHILIPS分銷商管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程中的財務系統(tǒng)、購銷存系統(tǒng)以及報表系統(tǒng)三個系統(tǒng)實現(xiàn)了信息的共享和集成，企業(yè)實現(xiàn)了財務、業(yè)務的協(xié)同管理，真正實現(xiàn)了企業(yè)管理軟件從核算型到管理型的飛躍。
    1．財務業(yè)務協(xié)同
    分銷系統(tǒng)中，財務系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)高度集成，實現(xiàn)了業(yè)務信息到財務信息的自動轉(zhuǎn)換，解決了手工條件下財務信息的滯后問題，提高了財務信息的正確性，保證了財務業(yè)務信息的一致性，節(jié)約了人力資源成本。此外，系統(tǒng)內(nèi)部各模塊之間的財務業(yè)務信息共享為業(yè)務控制提供了軟件基礎(chǔ)。同時，財務業(yè)務一體化為采用定量分析方法展開企業(yè)管理提供了信息基礎(chǔ)，為高層目標的實現(xiàn)提供了前提條件。
    2．供應鏈管理
    分銷商管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程中，采購系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、存貨系統(tǒng)、應收應付系統(tǒng)以及報表系統(tǒng)在企業(yè)的銷售和采購之間形成一個閉循環(huán)，公司可以根據(jù)歷史銷售情況和市場情況進行銷售預測，然后利用財務、業(yè)務數(shù)據(jù)管理采購、銷售和庫存，編制采購計劃。
    其中銷售預測是關(guān)鍵因素，不僅為采購計劃的編制提供了可靠依據(jù)，而且銷售預測是對銷售情況進行比較分析時的可比對象。在PHILIPS供應鏈管理模塊中可以進行月銷售預測誤差分析：對所有的渠道的每月實際銷售額和預測銷售額進行對比，找出差異，并進一步查找形成差異的原因，針對原因采取相應的措施。
    3．應收帳管理
    應收賬款在企業(yè)流動資產(chǎn)中往往占有很大的份額，應收賬款雖然是企業(yè)資產(chǎn)的一部分，但是它具有很大的變現(xiàn)風險和信用風險。為了在加強應收管理的同時，避免對企業(yè)的銷售情況造成不利影響，該分銷商管理信息系統(tǒng)從事前、事中和事后對應收賬款進行全面管理，其中最重要的方式是客戶的信用控制。
    PHILIPS采用的信用控制是對每一個客戶，分銷商信息系統(tǒng)將綜合考慮其銷售歷史數(shù)據(jù)、銷售預測數(shù)據(jù)、客戶付款情況、企業(yè)銷售策略以及客戶的賒銷期等因素，采用定量分析的方法，為每個客戶制定一個信用額度。在進行銷售業(yè)務處理時，在信用額度范圍內(nèi)才允許賒銷，超出額度必須采用現(xiàn)銷方式。對一些欠款數(shù)額大或者期限長的客戶，PHILIPS分銷商需要對其欠款情況進行跟蹤分析，對其超期欠款進行賬齡分析，并查找超期的原因，針對不同原因采取不同的應收款管理措施。
    PHILIPS公司分銷商管理信息系統(tǒng)融合了公司科學管理方法、先進的軟件開發(fā)技術(shù)，在完成有關(guān)財務和業(yè)務核算功能的基礎(chǔ)上，對企業(yè)的日常財務、業(yè)務給出了定量分析和定性分析相結(jié)合的管理方法，并為企業(yè)的高層決策工作提供了輔助信息。這說明，管理信息系統(tǒng)必須將企業(yè)管理和信息化建設(shè)融為一體，脫離單一的財務軟件范疇，才能構(gòu)建了一個成功的管理型信息系統(tǒng)。
    （亞博物流）