王慧琴
    日本小松在中國的發展又新添了一個得力助手。2003年，在中國通過代理店拓展市場的小松制造遭遇信息化瓶頸，在日本總公司的軟件在中國無法順利實施的情況下，小松與上海博科資訊有限責任公司簽定協議，由博科提供最貼近中國本土實際情況的信息化解決方案。
    如今，小松分布在全國的30多家代理店終于有了指揮部。
    崎嶇中國路
    小松集團是世界上第二大機械制造公司，去年產品在全球的銷售額高達110億美元，其產品進入中國市場已有近20年的歷史。1996年之前，小松在中國市場上的產品完全依靠進口，工程機械產品從日本的制造廠生產出來，再被運到中國進行銷售。從1996年開始，小松開始改變這種高成本的運作方式，開始持續不斷地加大在中國的投資，并成立了專門負責零配件銷售的小松上海有限公司。
    2000年，小松成立了中國投資有限公司，成為小松制作所在中國的總部，負責小松在中國地區的全部業務。目前小松在中國的主要業務是生產、銷售以挖掘機為主的各類工程機械產品整機及零部件等。至2003年，小松中國的業務利潤已經占到小松全部利潤的一半以上，中國市場已被列入小松最重要的市場區域。
    代理店一直是許多海外公司在國內拓展市場的觸角，所以，如何幫助代理店發展一直是這些企業在開拓中國市場時的工作重點。據小松中國總部的信息主管章宏告訴記者，小松剛進入中國時，代理店的數量并不多，所以對代理店的管理，就通過各個部門的管理者到各個代理店出差視察來執行，這些管理者會對代理店進行庫存管理方面的指導。而實際業務則多數是手工操作，比如說信用額度管理就是通過人工核對外理。可是發展到現在，小松在中國已擁有30多家代理店，負責小松產品的銷售和售前、售后支持。這種主要依賴人工的操作方式，加大了管理人員的負擔，而且出錯率居高不下。
    天高皇帝遠。由于與總部的溝通不暢，絕大多數的代理店老板都是憑直覺在經營，相應地，小松對于市場的反應也變得遲鈍起來，而這情況直接影響到了小松中國的發展。為了有效提高代理店的管理水平，把小松制造先進的經營理念傳遞到整個渠道，把代理店的業務更緊密地“團結”在小松中國的周圍，小松決定首先對代理店系統進行信息化改造。
    本土化解決方案
    據小松中國負責該項目的信息主管章宏介紹，小松剛進入中國市場時，建有一套基于DOS平臺上的DBASE數據管理系統，主要功能是零配件采購訂單、銷售訂單、庫存的管理，但隨著市場的迅速發展，產品及配件越來越多，業務越來越復雜，小松需要在全國建立銷售及物流配送體系，對市場的變化能快速作出反應，這樣原來單機版的管理系統就不能適應需求了。
    小松需要建立網絡一體化的系統，涵蓋整個小松中國的業務。
    2003年，小松開始投入了新系統的開發。章宏說，因為小松日本有自己的軟件開發公司，當時是由日本總部統一規劃來開發的。但由于系統開發時選用的開發工具以及數據庫沒有及時的跟上業界發展，另外最重要的一點是系統的開發沒有很好的結合中國國情的發展，甚至不能順利轉換成中文，以至于新系統最終沒能被應用到小松的業務流程管理中。
    初次信息化的失敗讓小松中國的管理者們認識到，中國的市場和中國的銷售管理、渠道合作都有自己獨特的情況，與其消極等待，不如從本地出發，從最貼近中國市場管理和應用的環節開始。原先一直有接觸的博科資訊的解決方案就進入了討論的備選方案。去年年底，博科資訊從中國國情出發，提供的多語種、開放平臺設計，以及為企業量身定制的解決方案得到了小松中國和小松制作所東京總部的認可。
    經過半年多的開發實施，目前小松中國代理店信息管理系統正式上線。博科資訊的開發方案不僅比小松原計劃大大減少了成本，縮短了開發和實施周期，也為小松中國的業務開拓提供了更實用的本土化解決方案。
    優化業務流程
    博科為小松中國代理店提供的信息化方案包括：業務處理流程、業務模型以及應用系統，目的是建立一套完整的企業分銷管理信息化系統，對企業的日常業務管理數據進行計算機管理。通過對小松中國的業務特點和管理需求分析，咨詢師確定采用博科智能化構件平臺Open9000為系統基本架構。由于該平臺本身的易開發特性、開放性和柔韌性，可以很方便地為各行業開發實施信息化的業務流程管理。
    小松中國的代理店分銷管理信息化系統，其原理是將企業的采購、銷售、庫存管理及財務管理和網上訂單處理的業務集成在統一的系統中，并通過網上訂單建立和工廠生產入庫的數據收集，使得企業的庫存數據和產品銷售數據可以進行代理商考核和產品市場分析，為企業的經營活動提供詳實的分析數據。
    博科負責該項目的吳來斌向記者描述系統實施后的業務流程：代理商訂購零配件,首先查詢企業的庫存，有現貨，直接發采購定單；無現貨發采購申請單，接到到貨通知后再發采購定單，企業收到采購定單后直接發貨給代理商；收到采購申請單，則向制造廠商發出訂單購貨。通常客戶的供貨要求分為緊急（1天供貨），半緊急（1周內供貨）和普通庫存補貨（2周內供貨）等。
    由于小松在中國銷售的機械設備大多數都是工程用的大型設備，在供貨的時間要求上非常嚴格，因此在代理店遇到客戶有供貨需求時就必須以最快的速度送達客戶，這其中不僅要與小松中國聯系，還有可能需要小松全球供應商的即時反應。
    目前小松中國的零配件正常庫存品種為1萬種左右，而代理店一般為6000－7000千種。由于某些零部件的單件占用資金量比較大，而一般代理店由于資金周轉問題，通常也不可能存有大量的備件，因此對整個供應鏈的流暢，管理以及庫存的最優、最經濟都有一個很高的要求。
    在了解了小松中國的分銷體系的需求后，博科對小松代理店的業務系統進行了全面的規劃和設計。系統將提供對代理店、客戶以及所經營的商品能進行系統的分類管理方面統計匯總；提供零配件完整的采購訂貨直至采購結算的采購業務流程管理；提供專業的銷售開單、開票管理，支持銷售發票核銷處理和應收賬款賬齡分析；提供多倉庫、多屬性的倉庫管理以及庫存商品成本核算；提供完善的整機銷售和售后服務跟蹤管理支持等。
    通過系統的實施，可以使小松中國的分銷鏈各環節得到比較全面的信息化管理，使整個分銷渠道及其下屬辦事處、代理店等能夠通過互聯網實現訂貨、庫存管理、銷售、應收應付管理的業務處理，便于公司有效監控和評估業務，便于搜集各個分銷環節的庫存、銷售、回款等數據信息，幫助企業進行決策。
    據章宏介紹，系統實施后，代理店的老板們能及時了解自身企業的運營狀況，通過信息系統每天都可以查閱到企業的經營情況，以及企業的債權、貸款、按揭等情況，代理店本身的管理方面以及小松與代理店業務上處理速度方面都有了進一步的提升。另外小松加快了資金周轉，庫存也降低了。
    分步實施
    據博科方面透露，小松中國的信息規劃暫定為五個階段。第一期代理店信息系統已基本完成，它將安裝在小松全國30多家代理店；第二期為小松中國區總部的信息化，以及與各銷售代理商之間的信息溝通。未來還將對小松中國的產品生產、業務流程、資金流、物流、成本和利潤的管理，以及由此產生的效益和利潤等進行信息管理，包括海外采購、采購計劃、定單、流程、入關、報關、報稅（保稅、非保稅）管理。
    目前小松在國內已經有一些獨資與合資的生產制造企業，同時小松還陸續在國內投資建設了若干個生產不同整機設備和配件的企業。所以，在后期規劃中將把這些國內生產企業的信息系統，與小松中國、小松的分銷體系、小松的海外采購體系聯接。因為從目前的進展情況看，小松中國代理店的信息化過程實施的可行性和操作性都比較好，小松也有意向把現在中國實施的軟件系統轉移到印度、俄羅斯等海外公司，因為當地的銷售管理模式與中國目前的狀況基本相同，希望這套代理店信息系統也能在當地得到成功應用。
    環球供應鏈