黑龍江雞西礦業(yè)集團(tuán)物資供應(yīng)公司是在原雞西礦業(yè)集團(tuán)物質(zhì)供應(yīng)處基礎(chǔ)上成立的半獨(dú)立經(jīng)濟(jì)實(shí)體，主要擔(dān)負(fù)著對(duì)雞西礦業(yè)集團(tuán)所屬的13個(gè)國(guó)有大型煤礦安全生產(chǎn)所需物資的采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、供應(yīng)、管理等多重職能，年采購(gòu)額3.5億元，在集團(tuán)內(nèi)外具有舉足輕重的地位。國(guó)有老企業(yè)的制度不完善，管理手段的落后，工作效率的低下，導(dǎo)致在物質(zhì)采購(gòu)、供應(yīng)、管理等方面不僅占用了大量的人力物力，還造成了腐敗和大量的浪費(fèi)。高達(dá)2.6億元的庫(kù)存物質(zhì)合格使用率只有30%，噸煤材料費(fèi)高達(dá)47元。
    但是，從2002年5月雞西礦業(yè)集團(tuán)供應(yīng)公司搭建企業(yè)物流信息化平臺(tái)后，在不到2年的時(shí)間內(nèi)，雞西礦業(yè)物質(zhì)供應(yīng)公司的物流管理方式發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變。目前全集團(tuán)的噸煤材料費(fèi)已由47元下降到了20元，按照2003年年產(chǎn)800萬(wàn)噸煤炭計(jì)算，當(dāng)年就增效5600萬(wàn)元。同時(shí)，公司庫(kù)存大大降低，資金周轉(zhuǎn)速度大大提高，實(shí)際庫(kù)存已由2.6億元下降到7000萬(wàn)元。在雞西礦業(yè)集團(tuán)物質(zhì)供應(yīng)公司，田連成總經(jīng)理向記者介紹了該公司用現(xiàn)代信息技術(shù)改變傳統(tǒng)物流管理模式的過(guò)程。
    在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，雞西礦業(yè)集團(tuán)物資供應(yīng)公司不但有令人敬慕的輝煌，也為煤炭事業(yè)的發(fā)展做出了突出的貢獻(xiàn)。進(jìn)入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)后，企業(yè)傳統(tǒng)管理模式表現(xiàn)出明顯地不適應(yīng)，特別是20世紀(jì)90年代中期，煤炭市場(chǎng)由短缺轉(zhuǎn)為過(guò)剩，由賣方市場(chǎng)轉(zhuǎn)為買方市場(chǎng)，而物資采購(gòu)卻由買方市場(chǎng)轉(zhuǎn)為賣方市場(chǎng)，企業(yè)陷入危機(jī)，困難重重。1998年8月田連成上任時(shí)，企業(yè)傷痕累累，舉步艱難。當(dāng)時(shí)的情況主要是采購(gòu)秩序混亂，運(yùn)作環(huán)節(jié)失控；資金周轉(zhuǎn)慢，儲(chǔ)備積壓多，成本居高不下；欠賬的怪圈越轉(zhuǎn)越快，資金流失越來(lái)越大；信息滯后，數(shù)據(jù)失控，決策沒(méi)有可靠依據(jù)。
    基于上述四種原因，物質(zhì)供應(yīng)公司新任領(lǐng)導(dǎo)班子成員在慘痛的教訓(xùn)中感受到，要想規(guī)范物資的采購(gòu)和供應(yīng)秩序，堵塞企業(yè)效益流失的“黑洞”，單靠幾個(gè)人的廉潔、正直是不夠的，必須靠鐵的制度從根本上加以遏制。于是1999年開始，物質(zhì)供應(yīng)公司先后建立了34種制度，從制度上堵塞了漏洞。考慮到制度和程序是由人制定和編寫的，最終要靠人來(lái)執(zhí)行，運(yùn)作起來(lái)，難免有失誤的地方，于是，運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)物流的管理成為物質(zhì)供應(yīng)公司的歷史選擇。
    根據(jù)“總體規(guī)劃，分步實(shí)施，效益驅(qū)動(dòng)，重點(diǎn)突破”整體構(gòu)思，2002年5月，信息化一期工程開始啟動(dòng)，10月進(jìn)入應(yīng)用階段。按照ERP原理，物質(zhì)供應(yīng)公司研制出的物流管理信息系統(tǒng)，既繼承了該公司幾十年來(lái)在物流管理上的經(jīng)驗(yàn)，又融入了企業(yè)的各種制度規(guī)章，吸收了國(guó)內(nèi)外物流管理的前沿技術(shù)。一期工程的成功實(shí)施，從根本上結(jié)束了過(guò)去幾十年笨重、繁雜、手工操作的歷史，使物流管理模式發(fā)生了實(shí)質(zhì)性的變化。一是在價(jià)格控制上，數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)定了最高限價(jià)，高于最高限價(jià)的計(jì)算機(jī)拒絕處理業(yè)務(wù)；二是在庫(kù)存管理上，設(shè)定了最高儲(chǔ)備量，高于最高儲(chǔ)備量的物資無(wú)法入庫(kù)進(jìn)賬；三是在付款業(yè)務(wù)上，高于應(yīng)付賬款的現(xiàn)金、欠賬時(shí)系統(tǒng)無(wú)法執(zhí)行；四是信息化把無(wú)數(shù)個(gè)信息“孤島”聯(lián)成了一個(gè)暢通的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在網(wǎng)站上，不僅可以向全國(guó)發(fā)布招標(biāo)通知，而且可以大量搜集全國(guó)各大生產(chǎn)廠家的市場(chǎng)信息，特別是在具體業(yè)務(wù)的處理上，全公司實(shí)現(xiàn)了信息資源共享，初步形成了與市場(chǎng)無(wú)縫對(duì)接的物流管理模式。
    一期工程的成功實(shí)施，不但提高了工作效率和效益，也順暢了員工的工作情緒，不但使員工嘗到了簡(jiǎn)便無(wú)誤操作的甜頭，也使這個(gè)特困企業(yè)看到了解困的希望。2003年，物質(zhì)供應(yīng)公司又啟動(dòng)了信息化二期工程。為了達(dá)到對(duì)采購(gòu)、供應(yīng)、管理各環(huán)節(jié)的嚴(yán)密控制，首先他們將U821軟件升級(jí)為U850，不僅在業(yè)務(wù)處理上限定了部門、科室、領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)人員的權(quán)限，而且增加了各個(gè)環(huán)節(jié)的紅色報(bào)警功能，凡是超標(biāo)、超量、超價(jià)、超越權(quán)限的，都會(huì)自動(dòng)報(bào)警，使軟件的控制系統(tǒng)更完善。其次，實(shí)施了物資供應(yīng)公司與13個(gè)煤礦材料科的聯(lián)網(wǎng)工程，形成了雞西礦業(yè)集團(tuán)物資供應(yīng)系統(tǒng)的廣域網(wǎng)。現(xiàn)在，全公司物資供應(yīng)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)全部實(shí)現(xiàn)了共享。
    在業(yè)務(wù)范圍上，物流實(shí)現(xiàn)了集中化管理，使整個(gè)集團(tuán)的物資全部集中到一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)合理的職能和權(quán)限的分配，各礦操作人員只要通過(guò)客戶端平臺(tái)錄入發(fā)生的業(yè)務(wù)，就能很快傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫(kù)，需上級(jí)審批的業(yè)務(wù)可在系統(tǒng)平臺(tái)上直接審批，不再需要手工票據(jù)傳遞的核算方式，極大地提高了工作效率。
    在管理范圍上，實(shí)現(xiàn)了對(duì)各礦物資供應(yīng)計(jì)劃、采購(gòu)、庫(kù)存、供應(yīng)、核算的全方位管理與控制。特別是對(duì)各礦的定額、定量供應(yīng)，對(duì)噸煤材料費(fèi)成本的控制，對(duì)實(shí)現(xiàn)最佳合理儲(chǔ)備和庫(kù)存材料礦際間的平衡調(diào)劑起到了重要作用。
    隨著信息化應(yīng)用的不斷深入，信息流載著物流，調(diào)控著資金流，監(jiān)管著人流，把企業(yè)的一切行為置于市場(chǎng)化、規(guī)范化、程序化之中，物流管理推動(dòng)著企業(yè)發(fā)展進(jìn)入快車道。
    談到信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)發(fā)展的感受時(shí)，田連成總經(jīng)理認(rèn)為：
    一方面信息化促進(jìn)了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提高。由于采取網(wǎng)上尋價(jià)及時(shí)把握市場(chǎng)信息，掌握了物資采購(gòu)招標(biāo)的最佳時(shí)機(jī)和主動(dòng)權(quán)，僅在招標(biāo)環(huán)節(jié)上2002年8月份為企業(yè)節(jié)省5740萬(wàn)元，2003年8月份節(jié)支4000余萬(wàn)元。
    另一方面，信息化促進(jìn)了企業(yè)工作效率提高。現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)的運(yùn)用，使企業(yè)效益流失的“黑洞”堵住了，人為的干擾和失誤沒(méi)有了，而且簡(jiǎn)化了工作程序，極大地提高了工作效率，人力資源得到了有效利用。過(guò)去業(yè)務(wù)科月底庫(kù)存物資盤點(diǎn)，一個(gè)科就需要三天時(shí)間，且累得疲憊不堪，往往還有失誤，現(xiàn)在人不用到倉(cāng)庫(kù)，只需兩個(gè)小時(shí)就可以把所有物資清點(diǎn)完。過(guò)去對(duì)上萬(wàn)種的庫(kù)房物資，不到庫(kù)房不知道有多少，現(xiàn)在只要一點(diǎn)鼠標(biāo)，一兩分鐘就能看明白，不僅為平衡調(diào)劑、降低庫(kù)存創(chuàng)造了條件，而且對(duì)所有物資的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)管理，所有業(yè)務(wù)達(dá)到了日清日結(jié)。
    田連成說(shuō)，實(shí)踐使他們體會(huì)到，信息化技術(shù)的運(yùn)用是企業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，是企業(yè)增效解困、管理水平升級(jí)的重要前提，作為一個(gè)困難企業(yè)，沒(méi)有資金可以不上信息化，但決不能忽視信息化在企業(yè)發(fā)展中的重大作用。