總體介紹
    　
    ·　實現商品的進、銷、調、配、存、退、結等流通環節中的真正單品管理；
    ·　實現統一采購、統一配送、統一結算，降低成本、提高效率、增加效益；　
    ·　有效的一單到底，規范流程、嚴格管理，杜絕跑、冒、滴、漏。
    ·　無縫連接管理，準確付款金額、實現無障礙結款，提高企業信譽，達到廠家與商家的雙贏；　
    ·　實現配送專業化、庫存時實化，監控商品運轉，及時發現漏洞；
    ·　支持多種銷售方式，全面解決生鮮管理，提高顧客的購物欲望，增加銷售金額；
    ·　支持多種收銀支付方式，提高收款速度，完善服務質量；
    ·　嚴格權限控制，規范操作管理，降低誤操率、加強保密性；
    ·　提供銷售分析，時實動查銷售晴雨表；　
    ·　提供決策支持，把握經營方向，完成計劃、評估與預測。
    合同管理
    由于合同體現了商家和廠家之間的共同利益，不僅為雙方的順利合作打下良好基礎，同時也起到約束與監督的作用，因此合同要進行妥善的保存、嚴格的管理。在本系統中，合同管理不僅包含供應商及商品的相關資料的維護，而且也負責對新供應商、新商品引進的管理。其中不論是商品的引進，還是合同的維護都有嚴格的流程進行監控，嚴謹的權限進行約束，使合同的資料不出現任何紕漏，保障企業商業運行的順利通暢。
    合同中包括：供應商資料、合同資料、商品明細、條款、許可證及備注。系統可以通過正確的合同維護，進行修改、查詢、分析，且可及時應付特殊事件對合同執行的影響，調整合同的執行情況，有效維護商家利益。同時合同中有效期的監控，提前預警，是保障企業商務活動順暢的條件。
    商品明細中通過對商品管理方式及相關參數進行具體、有效控制，來影響商品的采購、配送、銷售、結算等業務活動，從而靈活掌握商品的商業活動，管理商品的銷售狀態，準確核算商品的經營狀況。，即合同管理與采購管理、配送管理、結算管理、銷售分析等相關子系統能夠有機的結合，做到無縫連接。只有這樣才能進一步提高公司的操控、監督的權力。
    商品資料管理
    整個系統內對所有商品進行統一的錄入、編碼及管理。青島商業自動化系統對商品管理采用以"商品編碼為核心編碼，作為帳務處理和統計分析的依據，以條形碼作為帳務輔助編碼"的管理原則。由于是統一編碼，因此可以保證商品編碼的準確性和唯一性，且保證各個環節及部門之間信息傳遞的連貫性，在整體分析和決策中能夠很好地跟蹤商品的進銷調情況。同時，為了區分各個單位的信息，由系統自動將部門編碼及柜組編碼進行標識�！�
    商品資料管理不但可以對商品信息進行錄入、查詢、修改、輸出，而且可以付之不同的權限：劃分銷售部門、是正常商品，還是作廢商品，是允許銷售，還是不許采購等等，多方控制才能達到靈活管理的目的，才能符合商業企業的管理特色�！�
    商品售價的制定合理與否，關系到商品銷售金額、銷售毛利、顧客的承受力等問題。故將商品分為敏感商品、不敏感商品和日配商品等不同級別。對于不同級別的商品，系統相應有不同價格制定的規程。且系統中不但對商品零售價進行控制，且對商品的進價、會員價、配送價也要相應進行管理�！�
    商業企業往往需要在節假日等日子里開展公司的促銷活動，在這期間，為了統一管理，由公司總部確定優惠商品的品種、形式、優惠價格及其優惠時間段，統一下載到各個連鎖店中，自動在優惠期間進行優惠銷售,保證企業的促銷策略統一進行。系統支持系統內的整體優惠.連鎖店優惠、部門、柜組優惠、類別、單品、廠家等促銷優惠方式。同時系統還可以支持組合銷售、拆分銷售、生鮮加工、商品再包裝等特色銷售，支持一品多碼和一碼多品銷售。商業企業只有利用豐富多彩的銷售形式，新穎的促銷手段，靈活多便的服務措施，方能吸引目前多需求、多層次，多品味的顧客。
    采購管理
    　　
    采購部門肩負統籌采購各門店所需商品，存貨控制的重要職責。采購中心管理系統的任務就是為商業企業體系建立一套嚴密的、健全的采購制度，輔助采購部門的工作簡單化、專業化，負責開發、引進商品和商品的進貨。采購中心系統的主要功能包括：商品開發、采購管理、采購員管理、采購分析等�！�
    同時，要實現高級采購員和業務員的職能剝離，其中高級采購員（買手）負責產品的引進和結構調整，而業務員負責固定商品的訂貨。我們推崇一手貨、一手價、一站通的采購原則。即直接從制造廠家采購，只與制造廠商洽談價格，且以制造廠商送貨為主。從而確保商品采購的結構優化組合、品牌的優質保證、價格的優惠讓利。　首先，系統可以通過歷史數據以及庫存商品現狀和庫存商品的存量限額，自動產生建議性訂單，采購員根據系統的提示和實際情況，審核訂貨清單,完成自動訂貨操作。減輕采購員的勞動量，且數據也相對客觀。　
    在采購員人工訂貨時，也可以相應參考商品的庫存、銷售和庫存警界，作為訂貨的依據，同是也會受到與同合相關的訂貨種類、訂貨數量、訂貨金額的嚴格控制。沒有訂單的商品不能隨意入庫，遵循"一單到底"的原則。　
    配送管理　配送是一個中轉型送貨過程，是一個中轉型組配過程，配送中心扮演一個對所有商品適時、適質、適量的供應的角色�！�
    系統對配送方式設置了多種：主動配送、直接配送、協力配送等。主動配送，配送中心對于一些新開發的商品和某些需要加大銷售力度促銷商品實行主動配送�！�
    直接配送，由連鎖店向總部發送訂單，提出補貨申請，由總部將出貨通知傳送到配送中心進行揀貨配送操作，當送至連鎖店后，將"連鎖店驗收單"傳回配送中心進行碰單處理�！�
    協力配送，經總部與供應商簽定配送協議后，可由總部直接通知供應商向連鎖店送貨，或由連鎖店直接與供應商聯系送貨事宜。最終將"連鎖店驗收單"傳回總部，進行碰單或結算參考工作。　
    配送管理
    配送管理不但負責對內的配送調撥，而且對外的入庫出庫也包括其中。尤其是驗收入庫的商品，一般情況下必須遵循一單到底原則，憑借訂貨單據，以單定物，以單驗物、以單收物�！�
    退貨管理本系統支持按批次退貨，可以按照先進先出標準退貨，也可以任選某個批次來進行退貨操作。同時對于退貨采取嚴格流程控制，申請、審批、出庫、驗收、碰單，保障退貨商品無差錯。
    一套合理的配送體系，一個嚴密配送流程，加之配套成熟的商業自動化系統，可以保證商品在商業企業內部的流暢運行，滿足銷售部門的充足供應、避免業務接口間的漏洞，加強企業內部的管理。
    庫存管理
    庫存管理系統主要負責配送中心的商品存儲情況，負責對庫存倉位進行編碼管理，包括倉位信息錄入、修改、查詢、從而方便商品倉位的定位，從中記錄每件商品的存儲倉位（庫房、庫區、貨架等），存儲數量等信息，方便出庫時的揀貨操作；同時庫存管理還可以將商品倉位狀態圖進行顯示，使商品的存儲情況更加直觀明了。
    商品庫存明細帳，記錄庫存商品的詳細信息（商品名稱、商品編碼、計量單位、重量、體積、生產日期、保質期及保管特殊需求等）和庫存商品的數量金額（進價金額、售價金額等），供商品管理人員查詢。庫存管理可以把分散保管的庫存物資匯集一起，提高保管、裝卸再運的效率�！�
    系統嚴格區分庫存商品的正、殘之分，將之分別存放于不同貨位，避免在商品運作中，引起不同品質的商品混淆，使商品庫存帳務混亂。同時系統還支持商品的報損處理，商品入庫后的進價的調整、支持商品移倉等的操作。
    盤點管理中，支持面對面與背靠背的盤點方式，支持異地盤點、支持動態盤點、不停業盤點、有針對性盤點、隨意性盤點和輪盤點。支持條碼機輔助盤點利用最少的勞力、最少的時間，準確反映真實的商品存量。
    系統考慮到商品在庫中的狀態不是靜止不動的，每種商品隨時都可能有入庫、出庫等操作。本系統在商品庫存帳中通過在訂、在庫、在提、在運、殘損、寄存等狀態，實時洞察庫存狀況、真實反映商品動態庫存。
    結算管理.
    結算管理是商業企業非常重要的環節。結算的準確與否、效率高低及結算方式的豐富程度，直接關系到商家的利益，直接體現了商業企業的信譽。
    結算管理的主要內容就是企業總部的應收應付帳款的管理，其中應收帳款主要是總部向各連鎖店收取的訂貨資金和權利金、向系統外配送單位收取訂貨資金，應付帳款主要是總部應向進貨廠商支付的商品貨款�！�
    由于結算的方式多種多樣，系統也相應設置多種結算類型，根據連鎖系統的實際經營情況，分成以下幾大類結算方式：即按進貨情況結算、按已送貨數量結算、按銷售情況結算和引廠進店的廠家按銷售額進行結算。根據商品的供應商的編碼信息，結合"一單到底"的原則，通過系統自動審核每種商品進貨單據，自動查找每種商品銷售情況、加之自動核算各種費用、條款、各項優惠分攤、不同扣率；準確計算結款金額�！�
    同時，系統支持掛帳的需要，且系統內的每種結算方式都準確記錄待結數量和金額、已結數量和金額等信息，詳盡的記錄，多樣的查詢方式，方便財務人員從多方面了解應收應付帳款，協助帳務管理�！�
    另一方面，供應商可以通過刷卡的方式了解應結款項，做好結算的準備。對于商家高權限的人員來說，還可以對供應商的結算日期進行相應的調整、適當修改結算金額。使結算工作即能嚴格管理，又不失靈活機動。
    顧客管理
    顧客卡由連鎖店發行、顧客持有的記名消費卡。它能輔助連鎖店實現各種促銷、管理和數據分析工作，同時，也能作為吸引顧客購物的一種手段，為之帶來方便和實惠。
    顧客卡根據存儲介質來劃分可以分為磁卡、IC卡和條碼卡。其中磁卡最為流行，成本也比較低，一般的POS機上都有讀磁卡設備；IC卡的保密性比磁卡強，但成本較高，每臺POS機需配有IC讀寫器；條碼卡是在卡上印制條碼，印條碼需相應的設備，這種卡使用者很少。
    顧客卡按功能可以分為會員卡、優惠卡、累計優惠卡、積分卡等。這些功能，有一部分可以進行組合。另外，顧客卡的管理系統提供相關的管理和分析功能。對相應的卡，操作人員能對之進行掛失、停用、加款、清戶、轉帳等操作；對持卡消費的顧客的消費數據，管理人員可以按年齡段、性別、職業、商圈、銷售額度等信息進行分析統計，并借此輔助經營決策。同時也為其他連鎖店的顧客管理提供參照依據。
    決策分析
    總部的一個最主要的功能就是對各門店的經營管理進行監督和指導，要使門店的內部管理成功，必須由專業人員通過計算機系統的強大的數據分析處理功能來進行信息匯總、數據挖掘，從而合理考核評估經營業績，且同時提高企業政策制定的預測性和科學性實現。
    銷售是零售業的中心環節，經過銷售環節，商品最終從流通領域進入消費領域，商品的價值得以最終實現。銷售的業績關系到門店的存亡，銷售部門利用系統可以實時監督商品銷售動態，統計分析商品、部門、人員的銷售情況，掌握重點商品、評估銷售業績。
    同時，各門店每天將資金的銷售日報表做為例行性營業報告通過網絡發送到總部�？偛扛鶕�這些報表，匯總所有門店的營業情況，以了解各店的營業狀況，并以此評定其營業績效，同時作出下期的銷售預測，為制定下期銷售計劃作參考。　
    另一方面，管理者要根據商業信息組織商品流通，依靠及時準確的信息，進行合理有效的數據挖掘，洞悉商品經營狀況，預測未來消費趨勢，制定合理的營銷策略。從而使商品組成更加符合顧客的需求，暢銷的商品保障貨源充足，提高商品周轉率；滯銷商品及時調整，減少庫存費用；增加新穎多樣的促銷手段，提高服務意識，吸引消費者，增加銷售額�！�
    隨著企業集團化、連鎖化、國際化的發展，市場競爭越來越激烈，擁有一套快速響應的自動化信息處理系統，方能提供及時、準確、可靠的信息，為企業經營決策服務，才能使商業企業在商戰上永遠處于不敗之地。
    系統維護
    在連鎖店信息管理應用中，用戶授權機制是比較復雜的，由于虛擬商場的用戶比較復雜，一般顧客、重要客戶、公司內部職工、公司內部重要人員等都需要進行相應的查詢甚至記帳工作，因此，我們的系統采用集中的用戶權限管理機制，通過操作者、用戶名、權限組、組織機構、功能模塊、功能菜單、六級組合構成系統操作權限。系統管理員在系統管理中集中設置，統一管理整個公司內部的用戶權限。通過這一機制的突出特點是強化了數據的"私有性"，即同等級別的權限操作者無權修改他人和其他部門的數據，查詢數據在不經授權的情況下也不能跨部門柜組進行。這樣，即可防止外部非法用戶的入侵，也可防止內部合法用戶對系統數據有意無意的錯誤操作而造成的數據損壞和數據泄密。　
    通過系統維護可以對與系統相關的操作人員、部門信息進行登記和維護，對與之相關PC機、收銀機進行合理設置，從而緊密聯系硬件設置與系統操作的關系，控制硬件設備在系統中的使用操作，進一步強化、擴大了權限管理的意義與范圍。