2002年5月到7月，西安車輛廠在全廠范圍內(nèi)成功實(shí)施了用友ERP-U8，業(yè)務(wù)涵蓋采購(gòu)、庫(kù)存、銷售、財(cái)務(wù)等。經(jīng)過(guò)半年多的應(yīng)用實(shí)踐，隨著認(rèn)識(shí)的深化，2003年初，西安車輛廠領(lǐng)導(dǎo)對(duì)ERP系統(tǒng)提出了更高更深入的要求，領(lǐng)導(dǎo)層經(jīng)過(guò)慎重考慮，并通過(guò)向用友的顧問(wèn)咨詢，決定將全廠的料品價(jià)格政策由過(guò)去的計(jì)劃價(jià)核算改為實(shí)際價(jià)核算，以實(shí)現(xiàn)成本的及時(shí)控制，
    進(jìn)一步提高對(duì)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用水平，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)管理中的作用。
    企業(yè)基本情況
    西安車輛廠的主要經(jīng)營(yíng)范圍是制造鐵路罐車、進(jìn)行客車和貨車的修理，這兩種業(yè)務(wù)的成本構(gòu)成主要是原材料耗用，因此對(duì)材料成本的控制是西安車輛廠成本管理的關(guān)鍵。在材料中，鋼材的比重占到60%左右，近年來(lái)，鋼材的價(jià)格變動(dòng)頻繁，且變動(dòng)幅度也比較大，很難確定出較為合理的計(jì)劃價(jià)。在計(jì)劃價(jià)和實(shí)際價(jià)間的差異總是存在并且數(shù)額巨大時(shí)，采用計(jì)劃價(jià)進(jìn)行材料的發(fā)出和結(jié)存的核算對(duì)于管理已經(jīng)很不合適。西安車輛廠每年的采購(gòu)資金有5個(gè)億以上，其中鋼材類的采購(gòu)資金占有3個(gè)億左右，差異占到采購(gòu)資金總數(shù)的20%，也就是有一個(gè)億左右的差異要采用綜合差異率進(jìn)行分?jǐn)偅�其成本的�?zhǔn)確性和對(duì)管理的意義可想而知。西安車輛廠的領(lǐng)導(dǎo)早就意識(shí)到這個(gè)問(wèn)題，但在手工核算方式下，對(duì)上千種材料都采用實(shí)際價(jià)法核算很不現(xiàn)實(shí)，因此，遲遲未對(duì)存貨的價(jià)格核算政策做調(diào)整。
    計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的計(jì)劃價(jià)法
    目前，在我國(guó)大型國(guó)有企業(yè)，存貨的計(jì)價(jià)方式大多數(shù)都采用計(jì)劃價(jià)法。采用計(jì)劃價(jià)法進(jìn)行存貨成本計(jì)量，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代有利于企業(yè)對(duì)物的管理，簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)工作，平時(shí)只需記錄存貨的收、發(fā)、存數(shù)量，要了解存貨收發(fā)存的價(jià)值，只需用數(shù)量乘以計(jì)劃價(jià)即可。所以，在我國(guó)的大多數(shù)企業(yè)里，都有完整的計(jì)劃價(jià)格體系，定額指標(biāo)，這套體系的基礎(chǔ)就是計(jì)劃價(jià)法核算，比如材料費(fèi)消耗指標(biāo)的價(jià)格就是該種材料的計(jì)劃價(jià)，機(jī)物料消耗指標(biāo)的價(jià)格是機(jī)物料的計(jì)劃價(jià)，半成品消耗是按半成品的計(jì)劃價(jià)計(jì)算的等等。由此，我們可以這樣認(rèn)為，計(jì)劃價(jià)法核算不僅僅是一種存貨發(fā)出時(shí)成本確認(rèn)方法，在我國(guó)的企業(yè)實(shí)踐中，同時(shí)也把它作為一種成本控制方法在應(yīng)用。
    改革開(kāi)放以來(lái)，市場(chǎng)在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中越來(lái)越發(fā)揮著重要作用，沒(méi)有一個(gè)企業(yè)可以忽視市場(chǎng)的變化。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，價(jià)格是受市場(chǎng)調(diào)節(jié)的，價(jià)格波動(dòng)頻繁，有些商品的價(jià)格波動(dòng)幅度還會(huì)非常大。市場(chǎng)需求是多樣的，再也不會(huì)有一種產(chǎn)品可以30年不變的生產(chǎn)，企業(yè)要時(shí)常根據(jù)市場(chǎng)的需要調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)。多變的市場(chǎng)，多變的經(jīng)營(yíng)方式，不變的計(jì)劃價(jià)格體系是越來(lái)越難以適應(yīng)了。
    計(jì)劃價(jià)調(diào)整難以補(bǔ)救
    采用計(jì)劃價(jià)核算時(shí)，雖然可以進(jìn)行計(jì)劃價(jià)調(diào)整來(lái)適應(yīng)市場(chǎng)價(jià)格的變動(dòng)，但是在實(shí)踐中存在以下幾種情況使得調(diào)整的可行性不高：
    一是企業(yè)在采用計(jì)劃價(jià)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理時(shí)，大多數(shù)對(duì)差異的分?jǐn)偸峭ㄟ^(guò)計(jì)算分類綜合差異率在存貨發(fā)出與存貨結(jié)存間分配，這樣會(huì)抹殺每種存貨的真實(shí)差異。按照綜合差異率調(diào)整后的存貨成本，已經(jīng)掩蓋了存貨的真實(shí)成本，長(zhǎng)期這樣積累下去，進(jìn)行計(jì)劃價(jià)的調(diào)整就沒(méi)有準(zhǔn)確的依據(jù)。或是采用最近一次采購(gòu)價(jià)(實(shí)際生產(chǎn)成本)進(jìn)行調(diào)整，或是采用最近一段時(shí)間的平均采購(gòu)單價(jià)(實(shí)際生產(chǎn)成本)進(jìn)行調(diào)整，但在價(jià)格波動(dòng)頻繁的市場(chǎng)環(huán)境下，該調(diào)整并不能被證明是最合理的價(jià)格。
    二是頻繁調(diào)整計(jì)劃價(jià)，采用計(jì)劃價(jià)法進(jìn)行核算也就失去了它本身的意義。計(jì)劃價(jià)調(diào)整需要調(diào)整存貨發(fā)出成本、存貨結(jié)存總金額，是采用追溯調(diào)整還是未來(lái)適用？不同的處理勢(shì)必帶來(lái)不同的結(jié)果。當(dāng)調(diào)整面比較大時(shí)，統(tǒng)計(jì)調(diào)整影響額工作量也相當(dāng)大。
    三是從歷史可比性來(lái)講，調(diào)整計(jì)劃價(jià)會(huì)使得成本、存貨方面的數(shù)據(jù)比較尤其是歷史同期的比較都不存在可比性。
    西安車輛廠是一個(gè)傳統(tǒng)的國(guó)有大型工業(yè)制造企業(yè)，計(jì)劃價(jià)在管理中起著重要的作用，它是材料發(fā)出成本確認(rèn)的依據(jù)，是車間成本考核的計(jì)算基礎(chǔ)。車輛廠有一套完整的計(jì)劃價(jià)格體系，計(jì)劃價(jià)在企業(yè)管理中深入人心。
    痛下決心
    2002年5月，西安車輛廠在開(kāi)始規(guī)劃使用用友ERP-U8時(shí)，和其他企業(yè)一樣，堅(jiān)持使用過(guò)去非常熟悉的計(jì)劃價(jià)法進(jìn)行材料的核算。在使用過(guò)程中，大家發(fā)現(xiàn)在用友ERP-U8中可以很方便計(jì)算出每一種材料的差異，依照手工習(xí)慣計(jì)算分類綜合差異率時(shí)，每種材料的真實(shí)差異已反映不出來(lái)了，從而也就掩蓋了材料的真實(shí)成本。既然系統(tǒng)能夠及時(shí)方便的地處理每種材料的個(gè)別差異，那么采用實(shí)際價(jià)對(duì)存貨進(jìn)行核算工作量大、匯總統(tǒng)計(jì)困難問(wèn)題也就迎刃而解。西安車輛廠領(lǐng)導(dǎo)便覺(jué)得將現(xiàn)行的計(jì)劃價(jià)法改為實(shí)際價(jià)法對(duì)材料進(jìn)行管理的時(shí)機(jī)已經(jīng)成熟。采用實(shí)際價(jià)后，可以隨時(shí)了解存貨的結(jié)存成本情況，而且能使計(jì)算的平均單位成本以及發(fā)出和結(jié)存的存貨成本都比較客觀，提供的成本數(shù)據(jù)將更加準(zhǔn)確和有管理意義。
    2002年末，西安車輛廠財(cái)務(wù)處牟處長(zhǎng)便和用友實(shí)施顧問(wèn)討論了這種想法的可行性，經(jīng)過(guò)幾次討論和數(shù)據(jù)測(cè)試，確定了將計(jì)劃價(jià)改為移動(dòng)平均法的方案。同時(shí)保留原存貨計(jì)劃價(jià)，該計(jì)劃價(jià)不再是一種會(huì)計(jì)核算方法，而是成本控制依據(jù)，日常的實(shí)際價(jià)為計(jì)劃價(jià)的定期調(diào)整提供依據(jù)，保證成本控制標(biāo)準(zhǔn)不會(huì)脫離實(shí)際。　
    　為了使移動(dòng)平均法計(jì)算的存貨成本更及時(shí)和真實(shí)，要求系統(tǒng)能夠在每一次存貨入庫(kù)時(shí)就進(jìn)行存貨單位成本的計(jì)算。就是說(shuō)，當(dāng)存貨入庫(kù)時(shí)必須進(jìn)行單據(jù)記賬，與前結(jié)存數(shù)量、金額進(jìn)行計(jì)算，得到最新的結(jié)存單位成本，之后的存貨出庫(kù)成本就依此單位成本計(jì)算。從理論上講，使用移動(dòng)平均法就應(yīng)該照此計(jì)算，但在企業(yè)運(yùn)行的實(shí)踐角度看來(lái)，
    移動(dòng)平均價(jià)也不是“靈丹”　
    　一是材料采購(gòu)存在貨到票未到情形，貨到時(shí)若不進(jìn)行記賬，會(huì)出現(xiàn)賬面上的負(fù)出庫(kù)，預(yù)估的出庫(kù)成本會(huì)與實(shí)際成本存在較大差異；若進(jìn)行記賬，入庫(kù)單位成本只能是暫估成本價(jià)，結(jié)算成本和暫估成本之間的差異如何處理？如果當(dāng)月結(jié)算比較容易處理，隔月怎么處理？
    二是存在半成品生產(chǎn)和入庫(kù)，在月中成本未計(jì)算出來(lái)前，入庫(kù)是沒(méi)有成本的，那么相應(yīng)的半成品領(lǐng)用就沒(méi)有準(zhǔn)確的出庫(kù)成本。領(lǐng)用半成品的發(fā)出成本怎么計(jì)算？
    三是項(xiàng)目費(fèi)用計(jì)劃和部門計(jì)劃在沒(méi)有計(jì)劃價(jià)時(shí)用什么價(jià)格，會(huì)不會(huì)出現(xiàn)差異較大而產(chǎn)生的控制過(guò)嚴(yán)或指標(biāo)過(guò)松現(xiàn)象？
    面對(duì)這些現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題，西安車輛廠財(cái)務(wù)處的牟處長(zhǎng)和用友顧問(wèn)在實(shí)施前一起探討了各種可能碰到的問(wèn)題和協(xié)商解決辦法，最終拿出了可行的方案。
    “本土化”改造
    當(dāng)材料采購(gòu)入庫(kù)時(shí)，主要原材料的采購(gòu)依據(jù)采購(gòu)合同約定，原本的目的是通過(guò)對(duì)合同的評(píng)審實(shí)現(xiàn)對(duì)材料購(gòu)進(jìn)價(jià)格進(jìn)行控制，這樣也保證了存貨到貨入庫(kù)時(shí)單價(jià)是合同約定單價(jià)，取得發(fā)票時(shí)價(jià)格不會(huì)有太大差異，差異可以控制在1‰內(nèi)。所以采購(gòu)入庫(kù)單在驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)進(jìn)行單據(jù)記賬和移動(dòng)平均價(jià)的計(jì)算，材料領(lǐng)用在確認(rèn)出庫(kù)時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算出截止目前的實(shí)際結(jié)存單價(jià)，以此作為出庫(kù)成本。沒(méi)有合同的采購(gòu)，要求盡量在入庫(kù)時(shí)能確認(rèn)價(jià)格。當(dāng)月能結(jié)算的，其差異部分加原暫估價(jià)格按入庫(kù)時(shí)結(jié)存情況重新計(jì)算結(jié)存單價(jià)，但已出庫(kù)的出庫(kù)成本不再更改，只影響以后的出庫(kù)成本確認(rèn)；以后月結(jié)算的，采用單到補(bǔ)差的暫估處理方式，將差異匯總為費(fèi)用處理。考慮到成本計(jì)算的滯后，對(duì)半成品仍采用計(jì)劃價(jià)核算。　
    對(duì)于計(jì)劃中的價(jià)格確認(rèn)方式，采用原計(jì)劃價(jià)進(jìn)行計(jì)算，此時(shí)的計(jì)劃價(jià)是進(jìn)行成本費(fèi)用控制的價(jià)格因素，其調(diào)整完全屬于內(nèi)部管理控制的范圍，不涉及報(bào)表調(diào)整等會(huì)計(jì)處理問(wèn)題，根據(jù)前一段時(shí)間的平均單價(jià)進(jìn)行調(diào)整，與實(shí)際價(jià)之間的差異更小，盡可能的接近企業(yè)現(xiàn)實(shí)的成本水平。
    確定了應(yīng)用方案，真正實(shí)現(xiàn)起來(lái)有很大的難度。首先，西安車輛廠的業(yè)務(wù)量特別大，整個(gè)ERP系統(tǒng)在工作日是不能停止運(yùn)行的；其次，將計(jì)劃價(jià)改變?yōu)橐苿?dòng)平均法核算時(shí)，需要對(duì)原有數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整，如原有的材料成本差異就需要分?jǐn)偟矫恳淮尕浀慕Y(jié)存成本中，等等。
    西安車輛廠的項(xiàng)目組和用友陜西分公司的顧問(wèn)在2002年底做了充分的準(zhǔn)備工作，在2003年元旦放假期間做好了所有調(diào)整工作，保障了系統(tǒng)的平穩(wěn)過(guò)渡。2003年元月6日，是西安車輛廠2003年第一天上班，各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的系統(tǒng)使用者在調(diào)整后的系統(tǒng)中操作，一切仍然在緊張有序的運(yùn)行，大家似乎沒(méi)有感覺(jué)到有什么變化。只有項(xiàng)目組的人知道，為了充分發(fā)揮軟件的管理效果和大家的這種感覺(jué)，整個(gè)項(xiàng)目組和用友的實(shí)施顧問(wèn)付出了怎樣的努力。
    實(shí)施效果
    經(jīng)過(guò)這一個(gè)月業(yè)務(wù)的完整應(yīng)用，西安車輛廠上下都感覺(jué)到了變化。對(duì)操作人員來(lái)講，對(duì)變化更有體會(huì)的是月末處理時(shí)間更短，再也不需要等到存貨差異計(jì)算出來(lái)再算半成品成本，半成品成本計(jì)算出來(lái)再算半成品差異，差異分?jǐn)偤笤偎愠善烦杀尽Ｔ瓉?lái)在計(jì)劃價(jià)法核算時(shí)，系統(tǒng)需要對(duì)所有交易數(shù)據(jù)(近10萬(wàn)條紀(jì)錄)集中進(jìn)行記賬，進(jìn)行差異分?jǐn)偅�等�?.....現(xiàn)在采用移動(dòng)平均法時(shí)，每一張出入庫(kù)單據(jù)在確認(rèn)時(shí)由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行了記賬，并且省掉了差異分?jǐn)偟倪^(guò)程，期末處理由原來(lái)的8小時(shí)縮短為不到兩小時(shí)。月末成本計(jì)算由過(guò)去的4-5天縮短到2天左右。
    車間領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)ERP系統(tǒng)，可以及時(shí)地掌握本車間實(shí)際發(fā)生的材料成本，實(shí)現(xiàn)成本的事中控制，因?yàn)閷?shí)際成本的計(jì)算不再需要差異分?jǐn)傔@一步驟，領(lǐng)料單的單價(jià)直接反映了該存貨成本的實(shí)際水平。廠領(lǐng)導(dǎo)在查詢某種產(chǎn)品材料發(fā)生成本時(shí)，隨時(shí)都可以在系統(tǒng)中匯總出某產(chǎn)品截止目前材料消耗的水平，迅速對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)做出決策。
    感想
    企業(yè)的信息化建設(shè)之路是漫長(zhǎng)的，隨著管理軟件的使用，用戶的認(rèn)識(shí)和需求在不斷改變。管理軟件的實(shí)施不可能一蹴而就，在用戶發(fā)展的不同階段給予不同的服務(wù)才能真正體現(xiàn)ERP價(jià)值。