本案例是一個(gè)低成本、簡(jiǎn)單實(shí)用、專業(yè)的貨代管理系統(tǒng)案例。
    一、背景介紹
    中鐵國(guó)際貨運(yùn)代理有限責(zé)任公司（China International Freight Agency Co. Ltd. 下稱中鐵貨代CRIFA）是鐵道部中鐵集裝箱運(yùn)輸中心下屬的、經(jīng)外經(jīng)貿(mào)部批準(zhǔn)、在國(guó)家工商行政管理局注冊(cè)的國(guó)際貨運(yùn)代理企業(yè)。公司于1996年成立，目前已有17家分公司，2個(gè)合資公司，2個(gè)辦事處，經(jīng)營(yíng)代理網(wǎng)絡(luò)遍及全國(guó)主要城市及北美地區(qū)，業(yè)務(wù)涉及海鐵聯(lián)運(yùn)，大陸橋運(yùn)輸、過(guò)軌運(yùn)輸及物流服務(wù)等，與多家船公司和貨代公司建立了良好的合作關(guān)系。
    隨著中鐵貨代業(yè)務(wù)量的增大，以前基于手工作業(yè)的弊端表現(xiàn)得越來(lái)越明顯。特別是到了2001年，情形更加明顯，首先是箱號(hào)的查詢與核對(duì)，箱量的統(tǒng)計(jì)與報(bào)告，應(yīng)收應(yīng)付帳款的對(duì)帳變得非常繁瑣，有的甚至變得不能為之。另外，每個(gè)人掌握的是自己負(fù)責(zé)的那一塊業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)信息不能共享，領(lǐng)導(dǎo)為了獲得匯總報(bào)表，不得不一遍又一遍地手工計(jì)算。還有，這些業(yè)務(wù)信息掌握在每個(gè)業(yè)務(wù)員手中，一旦該業(yè)務(wù)員出差或休假就會(huì)造成工作的停頓，還帶來(lái)了潛在的風(fēng)險(xiǎn)。因此，此種局面不但造成了日常工作的重復(fù)勞動(dòng)及效率低下，更重要的是已經(jīng)限制了公司的業(yè)務(wù)發(fā)展，因此，建立一套中鐵貨代業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)迫在眉睫。
    二、需求分析
    中鐵貨代的主要業(yè)務(wù)有：
    1、過(guò)境運(yùn)輸,包括過(guò)境中國(guó)至俄羅斯，過(guò)境中國(guó)至中亞，過(guò)境中國(guó)至蒙古，過(guò)境中國(guó)至朝鮮，過(guò)境中國(guó)至越南等；
    2 、過(guò)軌（香港）運(yùn)輸；
    3 、國(guó)際鐵路聯(lián)運(yùn)，中國(guó)到俄羅斯、中亞，朝鮮的貨物聯(lián)運(yùn)；
    4 、進(jìn)出口運(yùn)輸，海鐵聯(lián)運(yùn)業(yè)務(wù)；
    5、國(guó)內(nèi)國(guó)際物流服務(wù)。
    三、解決方案與實(shí)施
    中鐵通過(guò)調(diào)研得知，目前市場(chǎng)上沒(méi)有現(xiàn)成的貨代軟件可供使用，因此決定委托東方網(wǎng)景信息科技公司為中鐵開(kāi)發(fā)一套業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。
    東方網(wǎng)景有一套現(xiàn)成的PowerInfo信息系統(tǒng)，能夠比較好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)協(xié)同、信息共享，它是完全基于BS的程序架構(gòu)，能夠方便地?cái)U(kuò)展到分公司使用。但其缺點(diǎn)是沒(méi)有現(xiàn)成的業(yè)務(wù)流程。經(jīng)過(guò)研究，決定在Powerinfo的基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，滿足中鐵公司的所有需求。
    （一）系統(tǒng)方案
    1、系統(tǒng)采用BS的程序架構(gòu)，即既要滿足何時(shí)何地都能辦理業(yè)務(wù)的需要，能夠極方便地進(jìn)行擴(kuò)展，又能最大限度地減少各個(gè)工作站包括各分公司及辦事處的維護(hù)費(fèi)用。
    2、實(shí)現(xiàn)信息共享、知識(shí)管理、商務(wù)智能的需要。
    3、實(shí)現(xiàn)如下主要功能：（1）國(guó)聯(lián)部業(yè)務(wù)操作，（2）物流部業(yè)務(wù)操作，（3）海運(yùn)部業(yè)務(wù)操作，（4）箱管部業(yè)務(wù)操作，（5）財(cái)務(wù)的處理，（6）查詢統(tǒng)計(jì)報(bào)表.
    4、按照業(yè)務(wù)流程不同的部門(mén)、不同的員工授予不同的權(quán)限，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同的業(yè)務(wù)信息進(jìn)行瀏覽、修改和審批。
    5、電子商務(wù)平臺(tái)。公司可通過(guò)此平臺(tái)向客戶提供互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)。
    6、實(shí)現(xiàn)貨代業(yè)務(wù)供應(yīng)鏈上的協(xié)同。
    由于軟件系統(tǒng)完全采用BS結(jié)構(gòu)，大大降低了軟件公司的開(kāi)發(fā)成本，大部分的工作都可以遠(yuǎn)程維護(hù)和修改。
    （圖）
    （二）實(shí)施步驟
    為了系統(tǒng)的順利實(shí)施，公司成立了由綜合技術(shù)發(fā)展部經(jīng)理牽頭、各部門(mén)經(jīng)理參加的項(xiàng)目小組，公司領(lǐng)導(dǎo)親自抓落實(shí)。并且制定了系統(tǒng)分三步走的戰(zhàn)略：
    第一步：先開(kāi)通郵件功能、BBS功能、公司文件管理、員工管理、客戶管理等簡(jiǎn)單功能；
    第二步：業(yè)務(wù)操作模塊試運(yùn)行。
    第三步：系統(tǒng)正式上線試運(yùn)行。
    2002年5月份，系統(tǒng)上線試運(yùn)行。
    （三）系統(tǒng)運(yùn)行取得的效果
    該系統(tǒng)基本實(shí)現(xiàn)了如下目標(biāo)：
    1、減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率；
    2、規(guī)范公司業(yè)務(wù)操作流程；
    3、信息共享，知識(shí)管理；
    4、增強(qiáng)企業(yè)協(xié)同，增大公司核心競(jìng)爭(zhēng)力；
    5、服務(wù)客戶，贏得客戶。
    通過(guò)運(yùn)行該系統(tǒng)，公司2002年業(yè)績(jī)?nèi)〉昧梭@人的發(fā)展，完成箱量34000TEU,運(yùn)輸收入超億元，分別比上年增長(zhǎng)262%和172%。
   
    專家點(diǎn)評(píng)
    本系統(tǒng)是一個(gè)集中式的信息處理模型系統(tǒng)，業(yè)務(wù)上可支持中鐵國(guó)際貨代公司的國(guó)際、國(guó)內(nèi)貨代業(yè)務(wù)，國(guó)際國(guó)內(nèi)鐵路、海鐵聯(lián)運(yùn)業(yè)務(wù)。管理上可支持員工業(yè)績(jī)考核、內(nèi)部信息互通，外部客戶管理等，其特點(diǎn)是：
    1.基礎(chǔ)好。本系統(tǒng)是在原有系統(tǒng)PowerInfo信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上針對(duì)貨代業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)集成的，原有系統(tǒng)的網(wǎng)站、員工管理、客戶管理和郵件功能都有成熟的應(yīng)用基礎(chǔ)，增強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部的管理和溝通，有力地支持了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)行。
    2.信息共享程度高。由于各業(yè)務(wù)合作伙伴和公司各業(yè)務(wù)部門(mén)在同一個(gè)系統(tǒng)中錄入、處理業(yè)務(wù)信息，大量的原始和加工過(guò)的信息積淀于數(shù)據(jù)庫(kù)中，從而解決了信息孤島和信息使用混亂的問(wèn)題。增加了企業(yè)內(nèi)部以及企業(yè)與企業(yè)間的協(xié)同性。
    3.合適的信息交流窗口。本系統(tǒng)的電子商務(wù)平臺(tái)既可以收集內(nèi)部員工的業(yè)務(wù)信息，還可以供客戶查詢貨物跟蹤信息及與客戶進(jìn)行信息交流，提高了信息服務(wù)的及時(shí)性和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)貨代業(yè)務(wù)供應(yīng)鏈上的協(xié)同。
    4.系統(tǒng)采用BS的程序架構(gòu)，即既要滿足何時(shí)何地都能辦理業(yè)務(wù)的需要，能夠極方便地進(jìn)行擴(kuò)展，又能最大限度地減少各個(gè)工作站包括各分公司及辦事處的維護(hù)費(fèi)用。
    5.按照業(yè)務(wù)流程不同的部門(mén)、不同的員工授予不同的權(quán)限，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同的業(yè)務(wù)信息進(jìn)行瀏覽、修改和審批。