南京化學工業有限公司供銷部自主開發實施的輔材供應管理信息系統投運一年多來，在規范供應管理、提高管理效率上取得了明顯效果。南化供銷部設備材料分部的業務員由衷感慨：重組改革以后南化的項目建設十分繁忙，僅他們分部2006年一年就接到10萬多項采購計劃，如果沒有計算管理系統的幫助，想完成這么多的采購任務真的是不可思議。 
　　這套供應管理信息系統，運用供應商管理、合同管理、計劃管理、資金管理、報銷管理、項目管理、倉儲管理、財務管理、報表查詢管理等九大模塊，在輔材供應管理中實現了對供應過程的重點環節控制，進一步規范了業務操作流程，加強了業務監管，增強了數據的準確性和及時性，滿足了新南化對物資供應管理的新要求。 
　　供應商管理作為物資供應體系中的重要一環，一直受到集團公司總部和南化公司的重視。南化供銷部將特殊供應商的管理列入供應管理信息系統，所有的特殊供應商業務均按照一單一審批的方式進行控制，由管理部門和業務部門分別行權，相互監督和制約。系統還將供應商經營危險化學品的經營資質、證件名稱及有效期錄入到供應商信息表中，凡供應商供應資質到期后，未能及時補辦的，由系統自動關閉供應商的業務操作資質，在到期之前提供資質到期報警，使業務人員能及時跟蹤，避免沒有經營資質的供應商供應、運輸危化品，從源頭上加強了對危化品經營、運輸的監控和管理。 
　　合同管理是業務操作的重要步驟，也是物資供應管理的重點監控環節。業務人員將合同錄入到管理系統，當合同加蓋合同專用章時，由合同管理員在系統中關閉合同的修改權，后續業務中的付款、報銷、入庫全部在合同的基礎上進行操作。如針對某一份具體的合同進行付款，當付款數超過合同金額時，系統將不允許進行付款操作，防止超合同付款發生，防范超合同付款的資金風險，同時財務人員通過系統來進行付款計劃的審批，對照合同中的金額、付款條件、到貨情況進行監控付款計劃。 
　　在業務操作過程中，各個業務環節環環相扣，互相檢驗數據準確性，如入庫單生成后，倉儲人員根據實際情況來核對入庫數量的準確性，入庫單數據一旦進入程序，業務員不能進行修改；財務收完賬后，也將庫房人員的收發臺賬關閉。關閉的數據要修改，須通過相關人員的共同操作，達到數據的一致性要求。系統生成的標準、統一的單據格式，解決了手工單據易增加差錯率的問題。 
　　管理系統規范了需求計劃提報的內容。根據公司的相關文件，供銷部和各運行部協商、制定了統一的需求計劃填報要求，統一了需求計劃的編號方法，為按計劃發料奠定了計劃基礎，也為公司內部的信息流通創造了必要的條件。 
　　系統的報表查詢管理對每個部門、每個業務人員的計劃完成率、物資入庫率、采購報銷率等指標進行實時跟蹤和管理，同時可以及時生成中石化、南化公司、供銷部的各種報表需求，大大提高了數據統計的及時性和準確性。 
　　供銷部輔材供應管理信息系統的使用，實現了對重要的環節的監控，對業務數據完整收集，規范了輔材供應系統的業務操作流程，提高了統計效率、降低了業務人員的工作負荷，使輔材供應流程更加通暢，物資供應的透明度大大提高。