1 ．快遞行業概述 

　　 隨著中國加入WTO，快遞快運業得到一個前所未有的發展機會；同時隨著外資快遞公司在中國的進入，也給現有的快遞企業前所未有的挑戰，機遇與挑戰并存，快遞企業將該如何面對？依靠企業信息化，增強自身競爭力，是快遞企業迎接挑戰的有利武器。 

　　 上個世紀80年代后期，是UPS的一個低谷，那時，他的競爭對手利用不同的定價策略以及采用全新的IT技術打了UPS一個措手不及，UPS的收入急速下滑，丟失了將近一半的市場份額。為了收復失地，重整河山，UPS及時改變了策略，從為客戶提供大型的卡車車隊到為用戶提供更多的自己可以掌握的物流信息進行轉變。在最近的十年中，UPS奮起直追，在技術方面投入110多億美元，配置主機、PC機、蜂窩通訊系統等，并網羅了4000名工程師及技術人員。并與HP、ORACLE、WORLDTALK等大型IT公司建立聯盟。 

　　 從市場供給角度看，許多中小企業也同樣有信息化建設的迫切需求。由于他們的實力較弱，不可能去花幾千萬來搞一個ERP。因此，他們在產品、技術，乃至專業咨詢公司的選擇上，很受限制。針對他們特定業務與管理的成熟的IT廠商、解決方案、產品、技術不是太多了，而是太少了。 

　　 從市場需求角度看，許多思想開放、超前、好學的中小企業老板、CIO，他們非常渴望用IT來武裝企業，并進一步提升公司的競爭力，以適應未來復雜多變的市場、用戶需求，在競爭中求生存，求發展。 

　　 從IT實施角度看，現代的IT產品，特別像ERP、SCM、CRM等管理應用軟件，它們的背后支撐是先進的經營和管理理念。它與中小企業原有的經營管理模式有著很大不同。因此，企業的信息化建設決不僅僅是買一些電腦、建一個網站。在上IT系統之前，企業必須有整體的、前瞻性的IT規劃；在實施IT系統前期，企業需要進行相應的企業流程（或模式）優化。 

　　 中小企業信息化是一個非常巨大的商機。2001年開始，已有很多IT廠商看到了這一塊蛋糕。他們紛紛推出了針對具體行業、企業、領域的信息化建設解決方案。但是也應看到，目前的IT產品供應市場，特別是IT應用軟件領域，可謂魚龍混雜、良莠不分。仍然存在產品不成熟、操作不規范、服務不專業的問題。利益的分歧也使得供需雙方對IT的認識存在差異。這些都使得中小企業感到很茫然。 

　　 因此，市場上特別需要有針對中小企業信息化的、獨立運作的IT專業咨詢公司出現。培育這個市場，除了IT廠商的努力外，傳統企業也應轉變對IT咨詢的認識：IT的投資不僅是硬件、軟件的購買，為咨詢服務付費應該是IT投資的一個重要組成部分。 

　　 目前中國快遞業的增長速度在整個郵政業務中是最快的。中國國際貨運代理協會表示，整個快遞業的業務量以30%以上的年均增幅快速增長。來自海關的統計數據顯示，去年1月？9月，全國處理進出境快件3254萬票，以快遞為主的非郵政企業經營共計2307.78萬票，占70.9%。而郵政EMS在國際快遞業務中僅占30%的份額。中國龐大的市場引發了郵政和快遞公司對此行業的爭奪。 

　　 針對以上情況，在快遞行業急需一套行之有效的解決方案，解決中小企業的物流信息系統管理。上海辰泰信息科技有限公司經過仔細的調研、認真的開發、多家的實施，在快遞行業積聚了豐富的經驗，提供了一套針對中小型企業的快遞快運的解決方案。 



2．行業思考 





2.1現實矛盾 

　　 相對其它行業，速遞業的信息化會遭遇更多的困難，具體體現在： 

　　 1、行業本身處于混沌狀態，游戲規則尚不完善，各種關系錯綜復雜，客觀上給企業信息化設置了障礙，必須對行業發展前景、未來模型有前瞻性的認識，才能作出真正經得起考驗的產品。 

　　 2、由于發展速度很快，IT產品不能跟上管理的需求，往往一個項目在開發完后不久甚至在開發過程中已經不實用了，很多速遞企業都經歷過這種失敗的痛苦，這在一定程度上也打擊了企業對IT的信心。 

　　 3、國內熟悉速遞業務的IT公司很少，即懂速遞業務又懂信息化的復合型人才嚴重缺乏，因此大部分項目的開發模式是由速遞企業告訴IT企業作成什么樣子，怎么做，而IT企業提供不了高質量的顧問服務，這種外行指揮內行的開發模式直接導致產品的低質，增加了項目風險。 

　　 4、速遞從業人員的素質參差不齊、傳統的勞動密集型的固有工作模式和觀念也給IT實施帶來一定難度。 

　　 5、分布式的企業架構中各地的電腦條件千差萬別，信息溝通共享的難度加大，影響了信息的完整性，加大了全面上線的難度。 

　　 6、速遞行業的個性化特點很突出，經營模式千差萬別，有品牌加盟的，有自建網點的，也有松散聯盟的；在經營范圍上有專做國際件的，有經營國內件的，有專做市內速遞的；另外還有專門報關的，有只是收貨轉給管道完成投遞的，甚至還可以代收貨款等等，不一而足，因此，不可能形成通用的產品，只能提供模板針對各企業進行個性化定制。 



2.2信息化發展目標 

　　 快遞信息化系統的總體目標是充分利用網絡技術發展的最新成果，建立一套造價合理、結構靈活、安全性良好、高效的速遞業務信息管理系統，以達到： 

1）對內提升管理和決策水平，增強部門間以及與分支機構間的協同，以實現提高效率，降低成本的經營目標； 

2）對外提升企業形象，改善服務質量，提高響應速度，增加客戶忠誠度； 

3）有效整合上下游資源，形成規模效應，獲得競爭優勢； 



2.3業務流程 

　　 根據快遞快運公司的操作流程：接線、調度、入庫、出庫、遞送及客戶信息反饋都是一個離散的過程，操作極為困難，決策極為遲緩。 

　　 在財務結算時也由于沒有一套行之有效的方案總管全局也給快遞快運公司帶來極大的混亂以及造成不必要的呆帳壞帳。 

　　 針對快遞快運公司面臨的諸多困難，需要從硬件上與軟件方面都提供了一套行之有效的幫助快遞快運公司走出困境、增強競爭力的解決完整方案。 

　　 信息化方案將快遞快運公司的所有業務有機的結合起來，形成一個閉路循環，為公司管理者、決策者提供強大的統計、查詢、決策功能。以致達到雙贏的目的。 



2.3.1接線管理 



　　根據系統原有的參數設置，接線員一旦接到業務信息，對于月結客戶只需輸入發件方客戶編號資料，系統能夠智能的按照國內國際（文件、票務、包裹）業務、市內市外（信函、票務、貨運等）業務準確、及時的給出客戶想探知的其他信息，并根據單雙程或多次重復投遞，自動歸類給出報價；對于現金客戶，系統只需知道收發件的地址等相關參數，系統自動的給出報價，節約了接線員查看原有單據及相關繁瑣紙質資料的時間，爭取時間等于爭取了客戶，并利用信息化解決了因單據撤消而意向客戶丟失的難題。 

2.3.2調度管理 



　　調度員很容易通過系統查看每個快遞員的具體信息，節約了調度員常需聯絡快遞員的繁瑣工作，為快件及時接取送達提供了快遞員參考依據，調度員還可通過電子地圖系統（GIS）實現最優化的路線距離，并產生以公里數進行具體的報價，進而更有效的利用GIS調配就近的快遞員進行接取送達，節約了調度成本，增強了快遞反應時間，增加了客戶的可信任度，同時利用本系統監控了快件多次重復調度；系統提供了二次調度及多次調度，取消接線訂單的功能，便于將來財務結算。 

2.3.3倉庫管理 

　　 倉庫管理將交接件、隔夜件有效的管理起來，系統將每個分公司或分發中心，倉庫的一個環節來管理，快遞員攬完件后通知調度視為快件入庫，直到快件交達客戶手中視為快件出庫，其他操作都視為快遞企業挪庫。倉庫為封閉結構， 避免了中途換號、換包造成的快件出錯與丟失的情況。系統并輔以條碼管理，簡便了快遞公司出入庫的管理，同時在整個大倉庫中，快遞企業很容易查找快件的整個行程，避免了快遞企業查件難的困惑。 

2.3.4財務管理 



　　在本系統中，財務作為企業的第三支眼來監控接線、調度、重復投遞的整個帳務活動。系統提供了強大的對單功能，月結客戶、現金客戶的應付、應收帳款的銷帳功能、統計查詢功能及快遞員與接線員業績考核功能，工資計算功能，將公司的整個財務帳款、收支平衡盡在掌握當中。減少了手工帳管理的繁瑣及單據丟失所帶來的錯帳壞帳的幾率，使公司財務處于良性循環之中。 

2.3.5客戶服務 

　　 系統提供了客戶快件查詢、投訴等功能，客戶只要通過本系統，通過遠程提交相關資料及錄入相關的查詢條件，就能一目了然的知曉自身的快件投遞情況，改變了以往依靠電話進行查詢的方式。依靠此方案，企業全面提升了服務意識，在競爭中處于不敗之地。 

2.3.6管理決策 

　　 系統提供了諸多的查詢、統計功能，便于了解企業的經營情況及客戶結算情況，可以查詢員工考勤情況、財務分析報表、調度情況、遞送情況；分析員工服務忠實程度、企業營業情況；自主提升企業形象；注重服務范圍及服務質量。 

2.3.7系統管理 



　　系統提供了強大參數管理及權限管理功能，能夠將現有客戶與未來的客戶有效的管理起來，能夠將簽約客戶與臨時客戶自動的區分開來，給出合理的報價；系統可以預設定報價、財務核算相關的基礎數據，以達到接線員及時準確報價，財務核算的目的。 

　　 系統進行了有效的權限管理，將不同職能的用戶區分對待，保證了公司的機密，有效的控制了公司內部的以往一些違規操作，幫助公司決策層有效的進行公司管理。 



2.5.1配送管理 

訂單（接線）管理 

　　 實現客戶托單的信息化處理，同時需要支持信息的自動接收和轉換，能夠接收和處理多種方式（如傳真、電話、Email、EDI等）的訂單信息 

調度管理 

　　 裝車管理：記錄裝車日期、車次號、車廂號、監裝員、押運員、本次裝廂所有的托運單號等信息。解決了用戶作業復雜，存在多點接貨、多點裝貨、多點運輸、轉運、交叉理貨等各種情況 

　　 選擇最優的調度方法，制訂出合理的調度分單計劃，減少人為的錯誤和提高調度的效率。 

價格管理 

　　 解決了客戶存在的由于客戶群、貨物種類龐雜，報價難，價格不規范的難題，并快速的給出配送價格 

運費管理 

　　 運費信息：體積、重量、價格、超重、加收、保險費、包裝費、服務費等 

　　 費用情況：預付金額、結算金額、信息費、裝車雜費、貨損賠付等 



2.5.2倉儲管理 

倉庫管理 

　　 實現對貨物的出庫、入庫的統計，管理貨物的盤點、分揀、包裝和加工過程。　　充分利用分布式庫存網絡的管理，提高庫存的利用效率 

　　 倉庫管理包括：貨品入庫、貨品出庫、貨品退庫、貨品調庫、貨品借出與歸還、倉庫盤點等功能 

中轉倉管理 

　　 對中轉庫內各地的貨物以及貨物的理貨、裝卸進行監管和控制 

發貨管理 

　　 發貨信息包括貨物名稱、貨物價值、貨物件數、箱號、發貨人、發貨單位、發貨地點、到貨地點、發貨日期、出境日期、到貨日期等 

收貨管理 

　　 收貨信息：收貨人、包數、收貨地點、發貨單位、欠包數、欠款處理等 

　　 收貨完成后，需要對每票貨物的準確位置，以及詳細情況進行跟蹤，可以隨時查到 

分貨管理 

　　 分貨信息：分貨日期、分貨人、件數、分貨地點、分貨單位 

　　 記錄每票貨物的分貨情況：這票貨是否分出去、是否一次分完、如果沒分完還剩多少沒分等等 



2.5.3運輸管理 

車輛管理 

　　 車輛信息包括車輛代號、發動機號、車牌號、底盤號、購買時間、服役時間、車輛圖片等，司機信息包括司機編號、姓名、出生時間、民族、電話、手機、住址、身份證號、車輛單位、文化程度、性別、行駛證期限、出車記錄、滿意程序、信譽等級等 

貨運管理 

　　 貨運信息包括合同編號、客戶名稱、承運司機、司機電話、簽約日期、到達日期、業務員、貨物名稱、重量、體積、件數、包裝、發貨地、目的地、調度員、備注等 通過對貨運和貨物狀態的分析，系統可以對各階段貨物的位置和狀態進行有效的定位和全程跟蹤。 

　　 利用自有運輸資源和外部運輸資源，實現作業的合理分配，提高人員的工作效率，降低作業成本。



2.5.4財務管理 

貨款管理 

　　 收款信息：收款日期、收款單位、收款人、收款方、收款金額、收款方式、收款地點 

財務管理 

　　 解決了單據管理繁瑣，統計、核算、分析困難的難題。包括費用結算管理、成本核算管理分析、與財務軟件接口 



2.5.5決策管理 

營業管理及績效管理 

　　 從客戶服務、運作效率、收入支出等角度實現總部和各地分支機構的營業統計和分析，并作為量化考核的重要依據 

客戶關系管理 

　　 實現客戶的資料建檔，客戶業務歷史信息備案、客戶信用管理、客戶投訴管理、客戶查詢及統計報表等 



2.5.6基本資料管理 

　　 預設系統日常運行的基本參數，基本權限，基本數據資料