招標(biāo)投標(biāo)活動在評標(biāo)、定標(biāo)結(jié)束后，一個項(xiàng)目的招標(biāo)就算塵埃落定了，這一系列過程無法重現(xiàn)，但是檔案卻記錄了這一切。我們也許可以利用檔案來回憶招標(biāo)過程，來查漏補(bǔ)闕，借鑒總結(jié)。

    競爭性談判是近年來用的比較廣泛的采購方式，它的檔案管理值得重視。

    檔案資料首先是采購申報資料，表格由采購代理機(jī)構(gòu)提供，由采購人提出申請，采購管理辦公室審查后根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模等決定采購方式。談判文件由采購管理辦公室簽發(fā)后附后，在談判文件中有談判須知、技術(shù)要求、合同條款等內(nèi)容，采購代理機(jī)構(gòu)提供了報價表樣式附后，投標(biāo)人須報單價、標(biāo)段價、最終總價，且要承諾售后服務(wù)、交貨期限等，以上都是招標(biāo)的一系列資料。

    評委抽取首先，需抽取評委，從檔案看，什么項(xiàng)目、評委幾名、何時抽取、抽取人、抽取地點(diǎn)等都記錄在案，而評委是否按時到達(dá)則又附一張表在后，這也是為方便工作考慮。

    談判開始投標(biāo)人填寫投標(biāo)報價表，有幾家單位就填寫幾份報價表，評委評判后寫出評標(biāo)報告確定中標(biāo)人，定標(biāo)后，雙方合同附后以備查考，最后再附一份總的表，對整個過程中采購代理機(jī)構(gòu)承辦事項(xiàng)及采購管理辦公室監(jiān)管情況加以總結(jié)，充分體現(xiàn)了服務(wù)與管理分開，各項(xiàng)流程均有承辦人簽字，責(zé)任明確，一目了然。