(一)保證招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)在真實(shí)、合法的基礎(chǔ)上順利進(jìn)行
從法律的角度來(lái)看，招標(biāo)投標(biāo)是一種民事法律行為。根據(jù)我國(guó)《民法通則》關(guān)于民事法律行為成立要件的規(guī)定，招標(biāo)投標(biāo)的成立，必須符合如下條件：(1)招標(biāo)投標(biāo)雙方當(dāng)事人具有國(guó)家有關(guān)規(guī)定和招標(biāo)文件要求的招標(biāo)、投標(biāo)資格；(2)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的內(nèi)容真實(shí)、合法。(3)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的程序符合法律和招標(biāo)文件的規(guī)定。招標(biāo)投標(biāo)與一般的民事法律行為(如簽訂經(jīng)濟(jì)合同)不同。首先，招標(biāo)投標(biāo)是一種多方法律行為，而且投標(biāo)方往往是不確定的多數(shù)人；招標(biāo)投標(biāo)是一種由多個(gè)不同的環(huán)節(jié)構(gòu)成，又緊密相關(guān)的連續(xù)活動(dòng)。因此，無(wú)論是招標(biāo)或投標(biāo)方哪一方的主體資格不合法，特別是招標(biāo)單位主體資格不合法，還是招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的整體或某一個(gè)環(huán)節(jié)不真實(shí)或不合法，都可能導(dǎo)致整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的無(wú)效，造成招標(biāo)投標(biāo)雙方當(dāng)事人的利益損失。公證機(jī)關(guān)對(duì)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)進(jìn)行公證，首先可以通過(guò)對(duì)招標(biāo)投標(biāo)全部文件和資料的審核、查證，保證招標(biāo)投標(biāo)雙方當(dāng)事人具有國(guó)家有關(guān)規(guī)定和招標(biāo)文件要求的招標(biāo)或投標(biāo)資格，保證招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)有關(guān)文件的真實(shí)、合法；其次可以通過(guò)對(duì)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的監(jiān)督，保證每個(gè)環(huán)節(jié)及至整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的真實(shí)、合法；最后，可以通過(guò)出具公證書(shū)，對(duì)整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的真實(shí)性，合法性予以確認(rèn)，賦予其法律效力。總之，通過(guò)公證機(jī)關(guān)的公證可以保證招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)真正建立在真實(shí)、合法的基礎(chǔ)上，避免無(wú)效之虞。
(二)杜絕招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中的違法行為和和不正之風(fēng)，維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益
招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)只有嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和平等、公平、誠(chéng)實(shí)信用、擇優(yōu)中標(biāo)的原則以及招標(biāo)文件規(guī)定的程序、方法進(jìn)行，才能使參加招標(biāo)投標(biāo)的每一方當(dāng)事人的合法權(quán)益得到切實(shí)保證。但是，由于招標(biāo)投標(biāo)在我國(guó)興起的時(shí)間還不長(zhǎng)，國(guó)家有關(guān)招標(biāo)投標(biāo)的法律、法規(guī)尚不完善，特別是地方保護(hù)主義、行業(yè)保護(hù)主義的影響，招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中的各種違法現(xiàn)象和不正之風(fēng)還較為嚴(yán)重，如各種假招標(biāo)、人情標(biāo)、內(nèi)定標(biāo)、弄虛作假、循私舞弊、行政干預(yù)等。這種現(xiàn)象的存在，不僅嚴(yán)重影響了招標(biāo)投標(biāo)的聲譽(yù)，窒息了招標(biāo)投標(biāo)制度的發(fā)展，而且也往往給當(dāng)事人，特別是守法的當(dāng)事人造成重大的經(jīng)濟(jì)損失。公證機(jī)關(guān)在招標(biāo)投標(biāo)公證中，堅(jiān)持真實(shí)、合法的原則，對(duì)合法的行為給予支持，對(duì)不合法的行為予以制止，有效地阻止了各種違法行為和不正之風(fēng)的發(fā)生，維護(hù)了當(dāng)事人的合法權(quán)益。如某公司1987年舉行飛機(jī)副油箱晃振臺(tái)實(shí)驗(yàn)設(shè)備招標(biāo)，經(jīng)評(píng)標(biāo)委員會(huì)評(píng)標(biāo)，某部自動(dòng)化研究所的投標(biāo)方案最佳，應(yīng)當(dāng)中標(biāo)。但該公司的上級(jí)主管部門(mén)卻一定要讓其所屬的一家研究所中標(biāo)。對(duì)此，公證人員嚴(yán)正指出：招標(biāo)投標(biāo)是平等主體之間進(jìn)行的民事法律行為，必須貫徹平等和擇優(yōu)中標(biāo)的原則，事先內(nèi)定中標(biāo)單位或由行政主管部門(mén)違反規(guī)定指定中標(biāo)單位是有悖招標(biāo)投標(biāo)的基本原則，損害招標(biāo)投標(biāo)雙方當(dāng)事人利益的違法行為。最后，在公證人員的監(jiān)督下，某部自動(dòng)化研究所中標(biāo)，其合法權(quán)益得到了保障。
(三)提高了招標(biāo)投標(biāo)的可信度，使投標(biāo)單位敢于放心、大膽地參加投標(biāo)
招標(biāo)投標(biāo)雖然是平等主體之間的一種民事法律行為，但在招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中，招標(biāo)單位往往處于主動(dòng)的有利地位(招標(biāo)文件由招標(biāo)單位制作，評(píng)標(biāo)委員會(huì)由招標(biāo)單位負(fù)責(zé)組建，招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)由招標(biāo)單位主持)，投標(biāo)方則處于被動(dòng)的被審查的地位，加之招標(biāo)投標(biāo)雙方都力圖以對(duì)自己最有利的條件確定中標(biāo)單位，從而形成雙方利益上的沖突。因此，投標(biāo)方往往對(duì)招標(biāo)單位不信任，對(duì)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)不信任。這種懷疑心理，導(dǎo)致許多單位對(duì)參加投標(biāo)望而卻步，一方面想?yún)⒓油稑?biāo)，在競(jìng)爭(zhēng)中取勝，另一方面又怕招標(biāo)單位弄虛作假，而上當(dāng)受騙。公證機(jī)關(guān)在招標(biāo)公證中不是招標(biāo)單位的代理人，而是具有獨(dú)立主體資格的國(guó)家法律的執(zhí)行者，捍衛(wèi)者。在招標(biāo)公證過(guò)程中，公證人員不偏不倚地站在公正的立場(chǎng)上，既維護(hù)招標(biāo)方的合法權(quán)益，又維護(hù)投標(biāo)方的合法權(quán)益，這就消除了投標(biāo)單位的疑慮，使之樂(lè)于積極參加投標(biāo)，也使招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)能夠更加為社會(huì)所信任。
(四)有利于預(yù)防糾紛，減少訴訟
預(yù)防糾紛，減少訴訟，是我國(guó)公證制度的重要作用之一，這在招標(biāo)投標(biāo)公證中也得到了充分體現(xiàn)，招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)是由招標(biāo)、投標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)定標(biāo)多個(gè)環(huán)節(jié)組成的整體，其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生問(wèn)題都可能在招標(biāo)投標(biāo)雙方當(dāng)事人之間出現(xiàn)矛盾，產(chǎn)生糾紛，乃至形成訴訟。這種糾紛或訴訟的產(chǎn)生無(wú)論結(jié)果如何，都不可避免地對(duì)雙方的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)帶來(lái)不利影響，甚至造成人力、物力的損失，是雙方都應(yīng)努力避免的。公證機(jī)關(guān)介入招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)，通過(guò)從法律角度的審查、監(jiān)督，提供相關(guān)的法律服務(wù)，幫助規(guī)范、完善招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)，引導(dǎo)正確進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)行為，保證每一環(huán)節(jié)的活動(dòng)都建立在真實(shí)、合法的基礎(chǔ)上，從而最大限度地減少糾紛或訴訟的發(fā)生。
正因?yàn)檎袠?biāo)投標(biāo)活動(dòng)本身需要公證予以服務(wù)和保障，而且大量的公證實(shí)踐已充分證明了公證在招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中具有其他手段不可替代的作用，因而，近年來(lái)，國(guó)家有關(guān)部門(mén)和許多地方制定的有關(guān)招標(biāo)投標(biāo)的規(guī)定已明確規(guī)定招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)必須由公證機(jī)關(guān)公證。如原國(guó)家經(jīng)委1986年制定的《申請(qǐng)進(jìn)口機(jī)電設(shè)備國(guó)內(nèi)招標(biāo)暫行辦法》第四條規(guī)定：“招標(biāo)工作要按規(guī)定的程序進(jìn)行，并受公證人的監(jiān)督”。又如《天津市建筑工程招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》第二十條規(guī)定：“開(kāi)標(biāo)會(huì)議由招標(biāo)單位主持，須邀請(qǐng)招標(biāo)站、標(biāo)底審定部門(mén)、投資經(jīng)辦銀行、投標(biāo)單位、建設(shè)單位的主管部門(mén)參加。還應(yīng)邀請(qǐng)公證部門(mén)對(duì)開(kāi)標(biāo)會(huì)議全過(guò)程進(jìn)行公證”。可見(jiàn)，招標(biāo)公證已成為我國(guó)招標(biāo)投標(biāo)制度中的一個(gè)不可缺少的組成部門(mén)，隨著招標(biāo)投標(biāo)制度和公證制度的發(fā)展，公證在招標(biāo)投標(biāo)中的作用將日益得到更充分的發(fā)揮。
