(一)申請與受理
招標投標公證申請是指招標單位(招標方或受托招標方)向公證機關提出辦理公證的請求。它是招標公證的第一道工序,也是公證機關辦理招標投標公證的前提。這里需要說明的是,公證機關辦理招標投標公證,無論是根據國家有關行政規章的規定,該項招標投標活動必須由公證機關公證,還是招標單位自愿要求公證機關公證,都必須首先由招標單位向公證機關提出申請。受理是指公證機關根據招標單位的申請,初步作出接受辦理該項招標投標公證的決定。它是公證機關正式開始辦理招標投標的標志。在申請與受理階段,公證人員的主要任務是對招標單位的申請進行初步審查、判斷,對符合條件的申請予以受理,對不符合條件的申請不予受理。
(二)審查
招標投標公證的審查是指公證機關在對招標投標公證的申請決定受理后,對該公證申請的有關事項、材料進行的審核、查證工作。它是招標投標公證的一個重要階段,也是公證機關對該項招標投標活動進行現場監督的前提。在審查階段,公證機關的主要任務是通過對申請人提交的全部材料的審核、查證,以及必要的調查,確認招標方或受托招標方是否具備招標的條件,招標項目和招標活動是否已獲得批準,招標文件及有關材料是否真實、合法、完善,招標、評標組織機構的組成是否符合規定的條件,并決定該項招標投標是否應給予公證。
(三)現場監督
經對申請人所提交的材料的審查,對符合規定辦證條件的,公證處應委派兩名以上公證人員(其中應至少有一名為公證員)參加整個招標投標活動,進行現場監督。現場監督是指公證人員親臨現場,對招標投標活動的招標、投標、開標、評標定標每個環節進行監督,并予以證明的活動。在現場監督階段,公證人員的主要任務是,監督招標投標各個環節的活動按照國家有關規定和招標文件要求的時間、地點、程序、原則和方法進行;對其中違反規定的行為予以糾正;查驗有關人員的身份,審查投標方的投標資格;對招標投標過程中的主要環節和重要事項給予現場證明。根據招標投標活動各個階段的特點和內容,公證員的現場監督活動也要有所側重。
(四)出具公證書
出具公證書是整個招標投標公證的最后一項內容。雖然公證人員在現場監督活動中已發表了公證詞,對整個招標投標活動的真實性、合法性和中標情況給予了證明,但根據我國公證機關工作方式的要求,招標投標公證也必須出具公證書,并以公證機關最后出具的公證書為準。招標投標公證書與公證人員在現場監督階段發表的公證詞在內容上有所不同,現場公證詞只是證明某個階段活動的真實性、合法性,而招標投標公證書則要對整個招標投標活動和定標結果的真實性、合法性作出公證。
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