在全球經(jīng)濟(jì)試圖擺脫衰退之際，成本控制成為新的商業(yè)頌歌。突然間失去了增加收入的能力，企業(yè)被迫想方設(shè)法控制成本，以保持利潤。

　　現(xiàn)在，大多數(shù)企業(yè)在縮減內(nèi)部運(yùn)營成本方面已經(jīng)黔驢技窮，而開始盯著擴(kuò)展的供應(yīng)鏈上的成本。這是很有道理的：在外部供應(yīng)商身上的支出，是大多數(shù)企業(yè)支出項(xiàng)目中最大的一筆，每收入1美元，大概就有50美分花在這上面。要有效地控制這一方面的成本，首先就要對公司的支出進(jìn)行透徹的分析。

　　支出分析(Spending Analysis)應(yīng)用正確，能夠?yàn)樽R(shí)別支出模式提供所需的洞察力;最大化購買的調(diào)控能力;執(zhí)行信息化的資源采集和供應(yīng)管理決策;推動(dòng)遵守合約和供應(yīng)商績效的持續(xù)改善;優(yōu)化預(yù)算和計(jì)劃;測量成本、通貨膨脹和其他因素變化所帶來的影響。

　　Aberdeen的發(fā)現(xiàn)

　　在2002年11月，Aberdeen Group和Penton Media的供應(yīng)鏈團(tuán)隊(duì)一起，對全球157企業(yè)的支出分析流程進(jìn)行了研究。這項(xiàng)研究發(fā)現(xiàn)，全球的企業(yè)一起掩蓋著一個(gè)不可示人的小秘密：幾乎沒有企業(yè)真正了解他們的支出具體是多少，用在什么產(chǎn)品和哪個(gè)供應(yīng)商身上。

　　雖然，有約80%的被調(diào)查企業(yè)認(rèn)為支出分析對他們的成功“非常重要”或“至關(guān)重要”，13%的供應(yīng)鏈管理人員認(rèn)為支出分析“重要”，剩余的5% 認(rèn)為“有點(diǎn)重要”，而沒有人選擇“根本不重要”。令人吃驚的是，只有51%的企業(yè)已有正規(guī)的支出分析。總體上，大企業(yè)比小企業(yè)更傾向于進(jìn)行正規(guī)的支出分析。支出分析的標(biāo)準(zhǔn)化很可能就是促使大企業(yè)能縮減16%的總支出，而中小企業(yè)只能做到11.8%的原因。

　　如果不重視，或者在匆忙或特定的情況下才做支出分析，會(huì)導(dǎo)致分割的購買策略，從而導(dǎo)致不當(dāng)?shù)馁徺I決策和失去節(jié)約成本的機(jī)會(huì)。據(jù)Aberdeen保守的估計(jì)，支出分析能力不足使企業(yè)每年失去了節(jié)約2600億美元的機(jī)會(huì)。

　　看到這樣的結(jié)果，可以毫不夸張地說，支出分析不足是企業(yè)的一種流行病，使企業(yè)無法通過控制成本來最大化企業(yè)績效。

　　支出分析的障礙

　　如果支出分析如此關(guān)鍵，為什么對很多企業(yè)來說還是一個(gè)挑戰(zhàn)?支出分析一直以來都是耗時(shí)和耗力的過程，要求合并和分析從企業(yè)內(nèi)部、外部多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中提取的數(shù)據(jù)。難怪，最典型支出分析項(xiàng)目需要花費(fèi)幾星期，甚至幾個(gè)月才能完成。Aberdeen的另一項(xiàng)研究發(fā)現(xiàn)，支出分析活動(dòng)占用了一個(gè)管理日常用品的經(jīng)理1/3以上的工作時(shí)間。

　　Aberdeen認(rèn)為，妨礙有效支出分析的五大障礙是：

　　不同的數(shù)據(jù)源支出信息存在企業(yè)內(nèi)部的多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，包括應(yīng)付賬目、總賬、ERP、采購系統(tǒng)等。關(guān)鍵的支出信息也存在企業(yè)外部系統(tǒng)中，包括信用卡、采購卡(Procurement Card,P-card)系統(tǒng)，自動(dòng)票據(jù)交換所(ACH,Automated Clearinghouse)，以及外包服務(wù)提供商的業(yè)務(wù)系統(tǒng)等。

　　從這些全然不同的系統(tǒng)中收集數(shù)據(jù)一直是手工的、費(fèi)時(shí)的過程。更糟的是，大多數(shù)公司只從內(nèi)部的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中抽取支出信息。這樣狹窄的定位，使企業(yè)不容易看到企業(yè)支出的全貌，迫使企業(yè)在信息不全的條件下制定采購和供應(yīng)鏈管理策略。

　　不準(zhǔn)確或者不完整的支出數(shù)據(jù)有效支出分析所需要的詳細(xì)信息是在ERP和其他非結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)中找出來的。這些信息經(jīng)常會(huì)有錯(cuò)誤或丟失關(guān)鍵數(shù)據(jù)項(xiàng)，比如供應(yīng)商的名字、產(chǎn)品屬性或者賬簿代號等。

　　專業(yè)分類能力有限修正支出數(shù)據(jù)錯(cuò)誤需要員工使用產(chǎn)品和數(shù)據(jù)屬性方面的域名專業(yè)技術(shù)，不同的員工會(huì)采用不同的專業(yè)技術(shù)，這會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)檢測、清理和分類活動(dòng)產(chǎn)生不可預(yù)知的結(jié)果。更為復(fù)雜的是，企業(yè)試圖將這一流程自動(dòng)化，就把數(shù)據(jù)清理和分類的任務(wù)交給對產(chǎn)品和服務(wù)缺少理解的IT人員。這樣，經(jīng)常導(dǎo)致支出信息分類錯(cuò)誤。