采購管理是企業管理中的重要部分，筆者以本公司建設采購管理系統為契機，綜合分析了當今國內石化行業企業采購管理的管理流程及管理蕈點和難點，總結了石化企業采購管理系統需要滿足的功能，為同行企業提供有價值的參考。
1 采購管理系統管理目標
    ①對各種采購合同的執行情況進行全程動態跟蹤，使相關人員能及時了解采購合同的執行狀態。對即將到期的質保金進行自動預警，使到期的質保金能及時得到支付，提高企業的信譽度。②根據供應商提供的價格折扣信息，結合物料需求計劃、庫存情況，運用經濟批量訂貨法模型，由系統自動制定合理的采購計劃，從而最大限度地降低采購成本。③對供應商進行選擇、考核和管理，掌握供應商的生產、銷售情況，盡量減少商務過程中信息不對稱的不利現象。根據供應商的歷史供應情況，由系統按價格、質量、服務等指標對供應商進行自動考核，為供應商管理與激勵提供科學依據。④對各部門提出的采購計劃、實際領用情況進行綜合分析，為部門考核提供依據。
2 采購管理系統解決要點
    ①采購管理。指處理與采購過程有關的所有業務活動，主要包括采購業務管理、采購跟蹤和應付賬款管理。②采購策略管理。指科學地制定采購策略，主要包括采購策略制定、采購分析。③供應商管理。指對供應商的選擇、考核和管理，主要包括供應商檔案管理、供應商評估及供應商考核。
3 采購管理系統功能模塊及模塊功能
3.1月采購計劃管理
包括備品備件采購計劃、低值易耗品采購計劃、原材料采購計劃、采購計劃分配及采購計劃跟蹤等內容。
3.2 供應商管理
(1)供應商檔案本功能用于對企業的供應商信息進行維護，包括供應商記錄的增加、修改、刪除。
(2)貨源清單記錄主要供應商所提供的物料信息，當需要采購某種物料時，可以根據物料查詢提供此種物料的供應商，方便詢價。
(3)貨源清單列表列表顯示貨源清單，可以按供應商查詢供應商提供的物料，也可以按物料查詢提供此物料的供應商。
(4)供應商評估企業為保證貨源供應，需要定期開發新的供應商，需要經常對合格供應商進行綜合評估，需要對合格供應商定期復審，實行動態管理，對不符合評定內容的供應商取消其合格供貨資格，保證供應商具有滿足本公司規定要求的資質和能力。供應商的評估指標包括采購合同執行率、供應商產品的不良品率、供應商產品價格優惠率、經營狀態、利用率、依賴性、交易年限以及年購銷金額。
3.3 采購資金預算
采購管理系統根據最新成本價和標準價2種價格對已經制訂的采購計劃估算采購金額，這是采購計劃匯總數據經過供應部有關領導審批時的重要參考，也是財務部門籌劃采購資金的重要依據。
3.4 采購價格管理
化工企業的采購價格管理有限價采購、比價采購、按質論價和供應商定價4種形式。限價采購是對常用物資，只要不超過系統規定的最高限價，在任一家合格供應商處購買均可。哪些物資要限價控制，可以進行定義。
比價采購是對某些一次性采購、專用設備、關鍵設備或金額比較大的采購等采用的模式，系統提供詢價比價功能。首先列出采購方式為比價采購的采購計劃，然后做采購詢價單。將每個供應商的報價數據錄入到采購管理模塊中，采購管理模塊會自動對不同供應商的報價進行比較，采購員預選其中一家，申報給上級主管，經過多級審批，最后選中一家供應商。采購管理系統記錄整個詢價、報價、比價、預選以及確定供應商的全過程，為以后的財務審計提供參考和追溯。
對大宗、礦物質等質量不太穩定、企業需求量較大的原材料，一般采用按質論價模式。供應商定價是指對強勢供應商、短缺物資采用的模式，由于無法進行限價等控制，所以制作訂單時沒有限制。