□雅凝
    物資采購管理是企業降低成本，增強市場競爭力、提高利潤水平的有效手段，是企業經營管理過程中的一個至關重要的環節。為了應對競爭，企業近年來在采購管理方面廣泛進行流程的優化和再造，期望能夠通過優化采購管理流程，在競爭中占據有利的位置。
    東華厚盾在華北電力設計院多年的采購管理實踐經驗的支持下，在對客戶現有采購流程及相關業務進行充分調研和分析的基礎上，結合當今最先進的采購管理思想及軟件設計思想，在厚盾成熟的全面預算管理軟件平臺下開發了一個全新的物資采購信息系統。
    該系統利用信息和網絡技術手段,幫助企業動態掌握和控制物資采購的全過程，實現了采購過程的商流、物流、信息流的結合，為企業打造了一個具有完善的流程控制、客觀的供應商評價、詳盡的物資管理功能的平臺。并通過這樣一個平臺，為企業提供了便捷、高效的集中采購采購管理模式，避免了物資需求單位各自為政、多頭對外的封閉狀態，減少了重復采購現象，實現了零庫存，從而有效地整合了企業的資源，成就了企業整個采購產業鏈的高效流暢運轉，提高了企業的核心競爭力；同時，為供應商也提供了一個進行商品展示、訂單管理、發貨管理的平臺，幫助企業和供應商雙方都降低了管理成本，促進了采供雙方的良性合作，創造了一個共享、共贏的市場環境。
    該系統的主要用戶為（物資采購）歸口管理經辦人、負責人，部門采購管理員、部門負責人，預算（費用）部門負責人，財務（稽核、負責人、出納），供應商以及系統管理員。
    該系統的主要流程實現包括：
    首先，系統初始化階段。企業物資采購歸口管理部門的系統管理員在系統中設置商品分類、供應商分類，并添加經審查通過后的供應商信息、為供應商設置可以上架的商品分類并開通供應商賬號。此后供應商可以通過專門的URL登錄系統，上載商品信息，經管理員審批后顯示為上架狀態。
    其次，在線采購及審批。部門采購員登錄系統瀏覽或檢索商品，將選中的商品放入購物車，生成訂單并提交申請，經部門負責人審批后，提交至預算（費用）部門負責人。預算（費用）部門負責人可通過待辦事項收到待審批的訂單申請，并在系統中進行審批（審批過程中可查看需求部門負責人審核意見、可查看可用預算及預算執行明細情況，可修改采購數量等），審批完畢后系統根據訂單明細中每項商品對應的供應商自動分拆為各供應商的采購單，分發給各個供應商。
    第三，商品發運及驗收。各供應商登錄系統，可通過待辦或待處理采購單列表，查看到分發給自己的采購單，并可根據明細分批次打印送貨單，打印時，可選擇本次送貨的商品及本次送貨數量。
    部門采購員收到供應商提供的商品，進行驗收后，分別在紙質及系統中的送貨單上進行收貨確認。
    第四，商品結算。供應商定期將已確認收貨的發貨單生成結算申請單，提交企業物資采購歸口管理部門進行審批，審批通過后，可生成結算支付單并提交到財務部門。財務部門稽核及負責人審核通過后，系統自動生成預算管理系統中的待支付記錄，出納員核對原始發票、紙質結算單等是否真實完整，是否與待支付記錄一致，對供應商進行支付。
    第五，供應商評價。各部門在商品使用過程中可以在系統里對供應商的商品質量、送貨的及時度等進行評價反饋，為企業物資采購管理部門對供應商做出合理評級、優勝劣汰提供可靠依據。
    最后，與全面預算接口。全面預算管理涉及企業的一切經營活動，物資采購也不例外。在物資采購管理的訂單管理、采購借款管理、結算管理等多個環節都與全面預算管理有接口：在需求單位進行采購訂單申請審批環節，需求單位需要明確所使用預算（費用）的責任單位及具體預算項目，審核審批環節根據該預算項目的預算情況（生效情況、已執行情況、在途情況、可用情況）以及執行明細等各種信息進行審批決策；在借款及結算環節，審核審批的各個環節（包括需求單位負責人、歸口單位負責人、主管領導、財務等）都可以通過確認采購物資的收貨情況、質量驗收情況、借款情況、預算實際使用等各種情況為審批決策提供客觀、真實、準確、全面的科學依據。