庫存就是金錢，是財(cái)務(wù)報(bào)表上的重要事項(xiàng)，管好庫存就是管好企業(yè)的錢財(cái)。庫存不是孤立的，它的存在主要是由計(jì)劃決定的，是計(jì)劃的結(jié)果，又是對計(jì)劃的支持。庫存管理是物料管理的重要組成，是控制物流的重要內(nèi)容。
1. 物料管理
庫存管理和采購管理是物料管理的兩項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容。對我國多數(shù)傳統(tǒng)企業(yè)來講，設(shè)置物料管理的組織機(jī)構(gòu)還不多，但在合資企業(yè)和外資企業(yè)是較為普遍的。
1．1 物料管理的重要性
物料管理的重要性可從兩方面來談。
1．對企業(yè)的各種物料進(jìn)行系統(tǒng)的管理
我們在前面談過，物料有3個管理特性，即相關(guān)性、流動性和價(jià)值。就相關(guān)性而言，各種與生產(chǎn)有關(guān)的物料，它們之間在數(shù)量和需用時(shí)間上是相互制約和相互影響的。因此，企業(yè)必須對物料進(jìn)行系統(tǒng)的管理。“鐵路警察，各管一段”，各業(yè)務(wù)部門之間缺少信息溝通是傳統(tǒng)管理上庫存資金占用過大的主要原因之一。
美國生產(chǎn)與庫存管理協(xié)會(APICS)《詞匯》對物料管理的定義是：“物料管理(materials management)集中了支持物流全過程的所有管理功能，從采購、內(nèi)部控制的生產(chǎn)物料、到全部在制品的計(jì)劃與控制、再到最終成品的入庫、發(fā)貨和分銷”’。這里所說的物料除采購件、零部件、最終產(chǎn)品外，還包括維護(hù)、修理和操作用的物料(MaintenanceRepairOperatingsupplies，簡稱MRO物料)
2．物流和物流信息的供應(yīng)鏈管理
上面談過，物料的第2個管理特性是物料的流動性，物料必須時(shí)時(shí)處在流動狀態(tài)，停滯是一種浪費(fèi)。從供需鏈的原理出發(fā)，企業(yè)的生產(chǎn)活動就是一個物料的流動過程。如果物料流動很通暢，說明企業(yè)的產(chǎn)品適銷對路，市場形勢很好。如果物流量又很大，說明企業(yè)的銷售量增加。換句話說，企業(yè)的效益同物流速度和物流量是成正比的。
就計(jì)劃而言，如果說生產(chǎn)計(jì)劃完成了，那么必定會產(chǎn)生一定數(shù)量的物料，形成庫存記錄。而為了生產(chǎn)計(jì)劃能正常執(zhí)行，又必須有一定可用的庫存物料，按時(shí)按量滿足生產(chǎn)的需要。國外“生產(chǎn)與庫存管理”的涵義就在于此，突出了生產(chǎn)與庫存的關(guān)系，說明庫存是計(jì)劃的產(chǎn)物。
概括地說，物料管理有3重意義。
●保證供需鏈上物流暢通，從物流的角度來管理物料；
●對生產(chǎn)計(jì)劃的支持與監(jiān)控；
●物料是有價(jià)值的(物料的第3個管理特性)， 因此，也包含對資金的計(jì)劃與控制。
注意，不要把物料管理的涵義同軟件中的“物料管理”或“庫存管理”子系統(tǒng)相混淆，就像不要把JIT的哲理同軟件子系統(tǒng)中的“JIT'’子系統(tǒng)相混淆一樣。
1．2 物料經(jīng)理
物料管理是一種對物料的系統(tǒng)管理，因此，一些推行MRPⅡ系統(tǒng)的企業(yè)，把與物料有關(guān)的業(yè)務(wù)，如生產(chǎn)控制、庫存控制、物料搬運(yùn)、廠內(nèi)外運(yùn)輸、外協(xié)外包、利廢利材、采購供應(yīng)、廠內(nèi)外倉庫、退貨處理等，由一位物料經(jīng)理(materialmanager)統(tǒng)一管理。有的企業(yè)(特別是裝配生產(chǎn)型的企業(yè))甚至把物料需求計(jì)劃(MRP)也放在物料管理范圍之內(nèi)。這樣做有利于協(xié)調(diào)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作，保證計(jì)劃的順利執(zhí)行，減少傳統(tǒng)管理中各個職能分兵把口、互不銜接、各行其事、推諉扯皮的現(xiàn)象，從而保證物料的均衡流動，保持業(yè)務(wù)流程的暢通。
一種常見的物料管理組織形式如圖18．1所示。
從圖中可以看出，這種形式管理層次很少，相當(dāng)于副廠級的各職能經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作，物料經(jīng)理是其中之一。圖中“MRB”是—種物料核定常設(shè)機(jī)構(gòu)(MaterialReview Board，MRB)，專門對有質(zhì)量問題或不合要求的物料做出處理決定。如判斷能否通過返工或返修以滿足技術(shù)和質(zhì)量要求，或是讓步接受，或降級改做他用。對返修仍不能補(bǔ)救的則判為拒收或報(bào)廢，并同時(shí)決定成本費(fèi)用。MRB部門屬于質(zhì)量管理范疇，是一個對不合格品進(jìn)行評審和處理的部門，執(zhí)行IS09001標(biāo)準(zhǔn)中第4．13條的要求。
美國早期曾調(diào)查過一些企業(yè)，1967年(MRP初期)大約只有3％的企業(yè)設(shè)置了物料經(jīng)理，但是到了1978年(MRPⅡ初期)已增加到有50％的企業(yè)設(shè)置了物料經(jīng)理，說明這種組織形式對改進(jìn)業(yè)務(wù)流程能取得較好的效果。
物料經(jīng)理的主要職責(zé)概括地說就是：既要保證供應(yīng)、保證物料按質(zhì)按量按計(jì)劃正常流動，滿足客戶和市場的需求，又要千方百計(jì)降低成本、降低庫存，提高庫存周轉(zhuǎn)次數(shù)，也就是加快資金周轉(zhuǎn)。這是兩個互相矛盾的目標(biāo)，而物料經(jīng)理的主要任務(wù)就是要處理好這個矛盾，平衡庫存水準(zhǔn)與服務(wù)水準(zhǔn)。具體說，有以下一些工作流。
(1)確定物料管理的方針和策略：
●會同生產(chǎn)、計(jì)劃、財(cái)務(wù)部門協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)確定各種物料的庫存水準(zhǔn)和資金限額：
●確定ABC分類原則；
●確定定貨批量規(guī)則及調(diào)整因素。
(2)掌握物料信息，監(jiān)控計(jì)劃執(zhí)行。把及時(shí)準(zhǔn)確地維護(hù)物料信息作為例行工作，通過信息預(yù)計(jì)可能出現(xiàn)的問題，提出建議措施，防范于未然。
(3)會同設(shè)計(jì)和成本部門在選用物料時(shí)進(jìn)行價(jià)值分析和成本控制。
(4)不斷提高物料管理人員的素質(zhì)，保證物流暢通。
(5)按規(guī)定提出各種物料報(bào)告。
2. 庫存管理
庫存信息對財(cái)務(wù)的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表有直接的關(guān)系。庫存是可以交換和銷售的流動資產(chǎn)，一般約占企業(yè)資產(chǎn)的20～60％。在損益表中以銷售產(chǎn)品成本的形式出現(xiàn)，它是說明企業(yè)收益的重要因素。庫存反映了企業(yè)財(cái)務(wù)狀況的好壞。因此，庫存管理非常重要，不能僅僅看成是一個記好庫存臺賬的問題。
庫存管理因計(jì)劃與控制的層次(獨(dú)立需求件、相關(guān)需求件)、物料對象(產(chǎn)品、在制品、半成品、原材料、MRO)、物料的ABC分類、供需鏈上的地位(供應(yīng)、制造、分銷)、物料供應(yīng)周期的長短而異。在供需鏈上海一個經(jīng)濟(jì)實(shí)體之間，都有可能出現(xiàn)庫存和運(yùn)輸。
在APICS詞匯中“庫存(inventory)”一詞的定義是：“以支持生產(chǎn)、維護(hù)、操作和客戶服務(wù)為目的而存儲的各種物料；包括原材料和在制品、維修件和生產(chǎn)消耗品、成品和備件等”。
因此，庫存管理主要是：“與庫存物料的計(jì)劃與控制有關(guān)的業(yè)務(wù)”， 目的是支持生產(chǎn)運(yùn)作。注意，不要把它同倉庫管理系統(tǒng)(WMS)混淆起來。倉庫管理系統(tǒng)主要針對倉庫或庫房的布置、物料運(yùn)輸和搬運(yùn)、存儲自動化等的管理。兩者的概念是不同的。庫存管理有以下幾方面內(nèi)容。
2。1 庫存控制
庫存是計(jì)劃的結(jié)果，又是支持計(jì)劃實(shí)現(xiàn)的先決條件。因此，庫存管理的首要任務(wù)是根據(jù)產(chǎn)品計(jì)劃的要求來控制庫存。傳統(tǒng)管理習(xí)慣把庫存管理理解為僅僅是物料的“入庫、存儲、出庫”，也就是第2．4節(jié)所說的庫存事務(wù)的一部分工作，這是不全面的。庫存管理如果不同計(jì)劃管理結(jié)合起來，就不能說明庫存物料的品種、數(shù)量和存儲時(shí)間是否合理，即不能說明庫存物料在數(shù)量上是存多了還是存少了，在時(shí)間上是存早了還是存晚了。庫存量應(yīng)當(dāng)是計(jì)劃的結(jié)果，庫存脫離了計(jì)劃，就談不上控制。庫存管理除了保證庫存信息準(zhǔn)確，滿足客戶和市場需求計(jì)劃外，一項(xiàng)重要任務(wù)是控制庫存量，加速庫存周轉(zhuǎn)，降低成本。換句話說，評價(jià)庫存管理的標(biāo)準(zhǔn)主要是：
●客戶服務(wù)水準(zhǔn)，既保證生產(chǎn)和銷售的需求，又控制資金占用；
●庫存占用的資金額，控制在企業(yè)預(yù)算之內(nèi)；
●庫存資金周轉(zhuǎn)次數(shù)，超過、保持或接近行業(yè)領(lǐng)先水平。
庫存周轉(zhuǎn)次數(shù)計(jì)算公式如下：
庫存資金周轉(zhuǎn)次數(shù)(次)=產(chǎn)品奶奶銷售成本（元）/庫存年平均占用資金額（元）
這里考核的只是庫存資金占用，而不是企業(yè)全部流動資金。換句話說，只是流動資金中的盤存資產(chǎn)部分，即儲備資金、生產(chǎn)資金和成品資金，不包括結(jié)算(如應(yīng)收賬款)和貨幣資金。這樣處理，同成本計(jì)算采用制造成本法是一致的。它反映了企業(yè)的庫存管理水平。在考核企業(yè)業(yè)績時(shí)，庫存資金周轉(zhuǎn)次數(shù)是一項(xiàng)重要的指標(biāo)，說明為了實(shí)現(xiàn)某個銷售金額需要用于庫存的流動資金的金額數(shù)。通過實(shí)施ERP，既要增加銷售收入，又要提高庫存資金周轉(zhuǎn)次數(shù)。通俗地說，就是一個錢能頂幾個錢用。庫存占用資金同銷售收入兩者之間并不存在必然的線性關(guān)系，管理的目標(biāo)是：既要增加銷售收入又要降低庫存資金占用。
庫存控制同計(jì)劃層次對應(yīng)，也有宏觀和微觀兩個層次。宏觀層主要控制會計(jì)年度內(nèi)的庫存水準(zhǔn)，作為財(cái)務(wù)預(yù)算的依據(jù)。控制庫存水準(zhǔn)的主要參考值是同行業(yè)類似企業(yè)在類似客戶服務(wù)水準(zhǔn)下的庫存周轉(zhuǎn)次數(shù)。按照高標(biāo)準(zhǔn)定位的精神，應(yīng)高于同行業(yè)的平均庫存周轉(zhuǎn)次數(shù)。
銷售與運(yùn)作規(guī)劃中的表15．3就是宏觀控制庫存的一項(xiàng)內(nèi)容。而微觀層主要針對庫存事務(wù)、盤點(diǎn)及儲運(yùn)等，也就是OA軟件中庫存管理的主要功能。日本的J1T哲理，把庫存量比作江湖的水量，把水下的礁石比作由于管理不善造成的各種問題，如預(yù)測不準(zhǔn)、供應(yīng)不及時(shí)、計(jì)劃不周、能力不足、質(zhì)量不高、不重視培訓(xùn)、設(shè)備保養(yǎng)差等等。庫存量大了相當(dāng)于水位高了，淹沒了水下的礁石，看上去有利于通航，但是水下被掩蓋了的問題(礁石)卻永遠(yuǎn)不能暴露出來，也永遠(yuǎn)得不到徹底解決。因此，庫存量過大被喻之為“眾弊之源”。就是說，庫存量掩蓋的管理問題是永遠(yuǎn)不會自動消除的。如圖18．2所示。
