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物流合同管理

2009-5-4 19:38:00 來源:網絡 編輯:56885 關注度:
摘要:... ...
合同管理是一個系統(tǒng)工程,包括供應商分類(Supplier Classification)、合同起草(Contract Creationg)、合同談判(Contract Negotiation)和合同執(zhí)行(Contract Compliance and Execution)。 
  供應商分類(Supplier Classification) 
  供應商很多,但不一定每一個都應簽訂合同。因為簽合同費時費力,要考慮投入產出比。所以公司一般與公司作用重要的供應商簽訂合同。這種供應商在美國講就是Under Contract,意即有合同主導雙方關系,是衡量供應管理工作的一個重要指標。這類供應商要么采購金額大,要么有關鍵技術,要么競爭對手少。從采購金額上講,帕累托原則是一個很好的尺度:20%的供應商往往占掉80%左右的采購額,那么這20%的供應商就是簽合同的對象。 
  根據對公司的重要性,供應商可分類為戰(zhàn)略供應商(Stratetic Supplier)、優(yōu)先供應商(Preferred Supplier)、待定供應商(Provisional Suppliers)、消極淘汰供應商(Passive Exit Supplier)、積極淘汰供應商(Active Exit Supplier)和身份不明供應商(Undetermined Supplier)。這些定義要在專文中說明。戰(zhàn)略供應商和優(yōu)先供應商是簽訂合同的重點對象。 
  合同起草(Contract Creation) 
  公司大了,管理供應商的人多,一定要有標準的合同文本。但供應商那么多,情況各異,所以標準文本不能定得太死,要有個浮動范圍。可由專人收集以前合同談判中的例外,以及主要負責人、律師的意見,規(guī)定哪些條款變動可以接受,哪些可以談判,哪些則絕對不能變動。在標準文本的基礎上,供應商管理經理可加入與特定供應商有關的內容,這樣就產生合同的初版。要注意的是,做為采購方,應盡量用本公司的合同文本。有些供應商會推薦自己的“標準文本”。用本公司的文本,起點就高,就順著自己公司的思路。 
  合同談判(Contract Negotiation) 
  合同談判其實是兩部分:對內征得內部意見一致,對外說服供應商。這兩部分交替進行,很容易曠日持久。幾個做法可幫助合同談判順利進行:(1)單頁戰(zhàn)略總結(Single Page Strategy)來幫助內部人員達成共識。合同很大,但真正要想達到的目標就那么幾個。絕大多數內部人員所關心的也就是那幾個目標。這些人很忙,不會有時間去讀整個合同。所以可把合同的關鍵點總結在一頁紙上,同時附上供應商的基本信息(例如規(guī)模、采購額、采購產品、與本公司的產品的關系、現(xiàn)有合同狀況、當前最大的問題等),有助于盡快達成內部共識。這個總結主要用于通過合同初稿。(2)談判總結(Negotiaiton Summary)。談判過程往返很多,變化頻頻。可維持一個文件,分欄、逐點說明我方立場、供應商立場、雙方是否達成共識等,并標明時間。這份文件有助于和上級主管層的溝通。因為他們需要知道更詳細的內容,以供拍板決策;也可約束供應商,防止他們對已達成共識的內容反悔。(3)升級渠道(Escalation Channel/ Process)。這是為防止內部決策者不及時做出決策或提出反饋意見。有些合同可能牽扯到產品設計、銷售、客戶服務、供應管理、律師等多個部門。每一個部門的頭都得點頭。而這些人都是忙人,不一定會及時審閱。升級渠道可詳細規(guī)定各級主管在多少時間內應作出決策,不然的話應升級到上一級。這樣,期望明確,內部客戶就會更配合。 
  合同執(zhí)行(Contract Compliance and Execution) 
  簽了合同,并不意味著合同就自動生效、執(zhí)行。原因往往并不是供應商拒絕執(zhí)行,而是采購方忽略有些條款。例如Volume Rebate,一般是根據對供應商的每年采購額來提成,有時候采購量超過下限但采購方沒有去收。年復一年的降價也是如此。有時候到了降價時間但采購方的訂單上還是老價錢。這主要原因是采購方缺乏自動的合同管理系統(tǒng),所以錯過一些大的合同里程碑。再就是雙方的理解不一樣。例如年復一年的降價定在3月1日生效,供應商的理解是從3月1日起新收到的訂單用新價,采購方的理解是3月1日以后收到的產品都用新價。如果一個產品的供貨周期是6星期的話,這爭議就是一個半月的采購量。這些都得在合同中具體說明。對內部來說,確保內部客戶使用合同供應商也是合同執(zhí)行的重要一環(huán)。情況往往是,你簽訂了合同,工程設計部門卻在用沒簽訂合同的供應商,辦公室耗材部仍在隨便從別的供應商采購。缺乏自動的合同管理系統(tǒng)是一個原因,因為內部客戶不一定知道哪些供應商是合同供應商。合同供應商的績效表現(xiàn)是另一個原因:表現(xiàn)不理想,內部客戶不愿意用。這些都得供應管理部門去解決。
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