深湘公司是一家多年從事粉磨設備的研究、開發、生產及銷售的中小企業，在其具有完全獨立自主知識產權的三大系列、幾十個規格的產品中，輥筒磨已處于世界領先水平，并申請了14項國家的國際發明專利。營銷網絡遍布全國，能夠為產品提供有力的售后服務技術支持，年生產能力達1億元以上。
信息化之路坎坷
在信息化建設之初，深湘公司承受了很大的風險。2001年，深湘公司就有了企業信息化的想法，從廠房布線開始，買軟件、做軟件開發、對接、完善硬件。但直到2004年底，很多工作仍然是“紙張管理”，工作要一層層匯報、數據要一個個統計，不僅需要很多管理人員，也耗費了大量精力，信息傳遞卻仍然不能暢通，使管理者漸漸失去了信心。
那時，ERP在整個社會的宣傳還不夠，培訓場所少，人才也缺乏，深湘公司想要找個學習的地方都很難。同時，深湘公司又遇到了來自內部的巨大阻力：在經歷了之前的挫折之后，整個深湘公司談ERP色變。副總經理徐毅茹力排眾議，親自帶著技術人員去全國各地考察。
選準軟件供應商很重要。徐毅茹認為，企業要先作自我分析與診斷，然后深入考察多家供應商及供應商所服務的客戶，必要時請管理咨詢機構參與謀劃和鑒別，選擇最匹配而非最先進的技術。最終，深湘公司選定了神州數碼。
但是，新的問題接踵而來——神州數碼的軟件與公司原有的系統和板塊對接有摩擦，無法完全融合。
于是深湘公司又跟神州數碼交流，要求他們根據公司的一些個性化需求，做出相應的個性化設計。接下來，深湘公司將OA、CRM都應用上，日后維護起來很方便，使管理更加便捷。現在，長沙深湘通用公司已經與各個軟件服務提供商實現對接，在維修時，雙方都參加，互相接觸，彼此了解。
經過幾年的努力和完善，深湘機器企業信息集成系統應用由企業ERP系統、客戶管理系統、技術與工藝設計、產品數據管理系統、辦公自動化系統、信息發布系統等六大部分組成,通過集成技術將它們進行整合，以發揮最大的效益，今后還將根據企業與信息技術的發展增加功能模塊。
作為工業和信息化融合的最直接體現，產品信息化是提升企業利潤率的法寶。通過在產品中應用信息技術，提高產品所含信息比重，使產品具有越來越強的信息處理能力，進而提高產品的競爭力和附加值。那么，產品研發設計手段的信息化則是制造企業的生存之本。
在產品設計方面，深湘公司選擇了湖南省最大的CAD/CAM/CAE/PDM專業服務公司長沙凱士達信息公司。目前，公司的設計部門普及使用了三維CAD軟件，新的產品開發全部在統一平臺上進行；銷售部門利用三維軟件制作的產品動畫和圖片，進行產品演示和參與投標；生產部門則利用三維安裝動畫和爆炸圖，指導產品的現場安裝。深湘公司所有產品的關鍵零部件都經過有限元計算，同時對產品中的運動機構進行運動仿真，驗證能否達到預期的運動效果及獲取相應的運動參數。
目前，深湘公司的紙質設計圖紙已經消失，“不僅降低了設計成本，提高了設計精度，也縮小了產品設計周期，保證工藝設計的一致性、規范化和標準化。”徐毅茹認為。
不僅如此，深湘公司還狠抓信息化團隊建設，從各部門抽調骨干成員，成立公司信息化項目小組組建了金子塔式的實施團隊。由企業“一把手”掛帥的金字塔式的專題組來管理整個項目，選擇并配備得力的受托人，明確需求分析，可行的實施方案，選準突破口。深湘公司認為，選擇突破口、入手點及目標，重視培訓并貫穿始終，都有益于企業切實做好業務流程重組。目前，信息化人員已經占公司員工總數的30%。

解決管理難題 
作為一個企業，如果沒有好的管理機制，不僅產品質量很難提高，企業也很難發展。問題處理速度慢，耗費大量管理時間和精力，數據真實性無法保證。
信息化可以解決很多類似問題，員工每天的工作進度都是有原始數據的，工作狀況在管理者面前可以真實展現，員工也不會一天到晚想著“怎么應付老板”。
除了企業內部管理上的問題，還能夠降低運營成本。深湘公司企業信息化的最大難點之一體現在基礎資料上。在機械行業，每一個零件都有大量數據，長沙深湘通用公司在上系統時，信息中心的五個人用了三個月才把這些資料統計出來。
現在，深湘公司的零件在運轉過程中的每一道工序都可以記錄下來，成本、庫存、反應速度都可以在系統內得到控制，每一次的生產進度、交貨時間、目前庫存等都可以在系統控制平臺上實時顯示。
深湘公司走上信息化之路至今，企業庫存資金占用減少約15%；提高資金周轉次數20%以上；降低庫存盤點誤差,使誤差控制在1%以內；降低企業管理及生產成本約10%，產品銷售成本下降5%；增效20％以上。采購計劃編制周期縮短60%以上，訂貨至收貨時間縮短30%；生產及銷售信息反饋時間縮短30%；通過信息化建設，對企業物流和資金流的精細化管理，加快企業資金周轉，降低企業內部的物流成本，創造商品利潤最大化。
同時，通過實施ERP系統，引入先進成熟的現代企業管理思想，建立高度靈活的企業組織架構和授權控制體系，實現企業對部門、員工進行精確的量化考核，并形成科學、合理的管理體系，形成多無化的利潤中心。通過變革管理模式，理順了管理關系，提高了工作效率。強化了基礎工作，堵塞了管理漏洞; 提高了市場反應速度和客戶滿意度 提高了產品設計能力。
“中小企業更需要進行信息化管理，可以讓管理者省心。”徐毅茹認為，建立一個良好的管理模式，也能夠推動研發。
深湘公司2004年7月啟動ERP項目,實施范圍包括存貨管理、銷售管理、采購管理、應收/應付管理、產品結構管理、生產管理、成本計算管理等十余個子系統，對現有的生產、采購、倉管等全部進行了信息化，從啟動項目至今，已經實現了物流的精確控制，理順了企業進銷存、生產和財務各部門的業務流程，并已成為神州數碼ERP的示范用戶。
信息化建設拒絕“盲目”
在信息化建設的過程中，深湘通用公司遇到的憂慮和問題能夠代表廣大中小企業的心聲。“對于中小企業來說，一定要明確自身的目的和需求，不能盲目建設信息化。” 徐毅茹認為，許多想發展信息化的中小企業，或無從著手，或不敢嘗試，主要有四個原因。
一方面，企業沒有嘗到企業信息化的甜頭。很多企業對信息化有抵觸情緒：一是擔心直接買國外軟件會“水土不服”；二是信息化實施時間比較長，推行難度大，規劃的周期難以確定；三是花費很多，動輒幾千萬，令中小企業望而興嘆。特別是對于眾多規模在100～200人的中小企業，其整個產品線僅相當于大企業的一個車間。
二是信息化的風險企業無法承擔。軟件提供的功能是否全面，軟件產品的擴展性、個性化需求能否滿足公司的管理需求，系統的網絡和信息安全，各系統之間的集成、數據互轉，項目實施過程中涉及到本企業經營活動的各個環節不可避免地增加了員工的工作量等，這些都使得項目的實施不可避免地存在一定的風險。
第三個方面是業務流程重組的困難。建立了信息系統以后，新的管理方式和流程必然與舊的管理方式和流程存在一定的差別，而信息化技術的更新迅速，更新換代頻繁，新功能的實現速度也遠遠超過可規劃的范圍；同時，企業還要應對市場與需求的不斷變化，不僅是信息技術，還包括客戶需求。由此，造成了業務流程和經營管理的巨大轉變，使得企業信息化建設不能墨守陳規。
四是信息化專業人才嚴重缺乏。特別是同時掌握信息化技術和業務流程，又具備企業管理能力的人才。一方面，很多企業設立信息部門，幾乎每個車間都安插幾個專業人士，人員分配不合理也造成勞動力的浪費。另一方面，信息化應用軟件不能做到“傻瓜型”，讓公司每個員工無論他們的計算機基礎如何，都能熟練運用。