日本的化妝業(yè)界一直給人充滿華麗和時尚的印象，但其內(nèi)在實情卻與這個光鮮的外表相距甚遠(yuǎn)。日本化妝品行業(yè)中多數(shù)企業(yè)長期存在著過時的商業(yè)習(xí)慣和低效率的交易形態(tài)。日本化妝品產(chǎn)銷商雖然在市場保持增長的東風(fēng)中獲得了良好的發(fā)展和理想的利潤，但是近年來日本化妝品市場陷入增長放緩，行業(yè)中競爭也日趨激烈。 
    為此，日本的化妝品產(chǎn)銷商也在不斷尋求讓企業(yè)獲得更大發(fā)展空間、取得更高利潤的方法，其中，EDI的應(yīng)用成為了各企業(yè)重點關(guān)注的對象。這些企業(yè)希望借助EDI盡可能減少企業(yè)不必要的開支，實現(xiàn)物流和交易的效率化和資源配置合理化。本文將會以在日本具有代表性、EDI應(yīng)用較成熟的化妝品生產(chǎn)商以及銷售商為實例，淺析日本化妝物流交易中EDI的應(yīng)用以及其發(fā)展趨勢。以期為中國的化妝品產(chǎn)銷商提供參考。
    在日本，長期以來化妝品的流通環(huán)節(jié)都是相當(dāng)復(fù)雜，并且物流效率很低。制造商和零售商之間夾雜著貿(mào)易公司、分店、批發(fā)商等各種名目的組織機(jī)構(gòu)，每個組織機(jī)構(gòu)中都在各自重復(fù)著發(fā)貨、收貨，裝卸，庫存，點驗貨等物流作業(yè)。尤其是在百貨店、化妝品專營店中銷售的制度品(生產(chǎn)商直接向百貨店、化妝品專營店等設(shè)有該品牌化妝品專柜和專職銷售人員的店鋪，按照合約內(nèi)容供應(yīng)的化妝品)物流作業(yè)效率低的現(xiàn)象更為明顯。
    長期以來在百貨店制度品的物流環(huán)節(jié)中，在商品送達(dá)百貨店、化妝品專營店前往往要在不同的組織機(jī)構(gòu)中反復(fù)點驗貨。零售店和生產(chǎn)廠之間存在著物流中轉(zhuǎn)站、百貨店物流中心等各種物流中心，他們都各自獨立地對商品進(jìn)行驗貨、點貨等工作。生產(chǎn)商在發(fā)貨時也會進(jìn)行點驗貨，而零售商在收貨時同樣也進(jìn)行點驗貨。這就使商品起碼需要進(jìn)行4次點驗貨手續(xù)才能在零售店中上架。
    另一方面，重復(fù)繁瑣的點驗貨手續(xù)也會耗費產(chǎn)銷商大量的人力資源。以某著名百貨店為例，該店每個月約會從某化妝品生產(chǎn)商進(jìn)150箱貨。一箱貨所需的點驗貨時間約需50分鐘。這就是說，該百貨店每個月在點驗一個化妝品生產(chǎn)商的貨品上就要耗費125小時。這些點驗貨作業(yè)同時最終會消耗了導(dǎo)購員的工作時間，據(jù)統(tǒng)計，該百貨店化妝品部的導(dǎo)購員，平均每月要花費總勞動時間的3%用于協(xié)助商場點驗貨。
    這種耗費導(dǎo)購員工作時間的制度，越來越讓生產(chǎn)商和零售商感到切膚之痛。因為導(dǎo)購人員是化妝品銷售的前線人員，通過為顧客提供導(dǎo)購服務(wù)來提高顧客的購買欲，從而提升生產(chǎn)商和零售商的銷售業(yè)績。但是如果這些擔(dān)負(fù)重任的導(dǎo)購員要花費過多時間在其他工作上，將會影響到導(dǎo)購服務(wù)的質(zhì)量，給生產(chǎn)商和制造商造成直接損失。
    其次，在化妝品的物流環(huán)節(jié)上，處理發(fā)貨單、收貨單等紙質(zhì)文件也會消耗大量的時間。按照一直以來日本的商業(yè)習(xí)俗，物流中轉(zhuǎn)站和百貨店物流中心會對每批貨物中不同的商品進(jìn)行收發(fā)貨單核對。
    還有一點是值得注意的，由于在百貨店、化妝品專營店中的導(dǎo)購人員多是生產(chǎn)商派遣來的美容部員工，并不是店鋪的正式員工，所以他們的基本上都不能通過自己掌握的對顧客需求情況進(jìn)行訂貨，而在必須要得到店鋪負(fù)責(zé)人的許可才能下訂單。這就不但增加了訂貨的手續(xù)，還不能按照店鋪的銷售量和庫存商品情況及時訂貨，讓注重流行的化妝品錯過了最佳的銷售時機(jī)，嚴(yán)重影響了化妝品的銷售額。
    日本化妝品產(chǎn)銷商認(rèn)識到物流交易環(huán)節(jié)對業(yè)績和利潤的密切關(guān)系，也開始著手對物流環(huán)節(jié)進(jìn)行改革。這個活動的中心之一就是EDI(電子數(shù)據(jù)交換)導(dǎo)入。
    實際上，當(dāng)前的日本化妝品業(yè)界很多就是通過EDI去實現(xiàn)商務(wù)電子化，尤其一些著名的百貨店和化妝品生產(chǎn)商，都在積極地引EDI，希望借助EDI“無紙化”、“電子傳輸化”、“信息共享化”等優(yōu)勢去提高物流和交易環(huán)節(jié)的效率，降低物流成本和減少所耗費的資源。外資化妝品MAXFACTOR和日本老牌百貨店三越之間的EDI的應(yīng)有模式，則成為了日本化妝品產(chǎn)銷商引入EDI的楷模。
   從1999年5月開始，這兩個企業(yè)就開展了一系列引入EDI制度的措施，以求實現(xiàn)1)靈活運(yùn)用EDI技術(shù);2)簡化點驗貨的手續(xù)和流程;3)廢除收發(fā)貨傳票等紙質(zhì)交易文書4)提高訂貨處理的效率這四大目標(biāo)，從而降低成本、增加利潤。 
    在引入EDI后，兩家企業(yè)把訂貨、接受訂貨、銷售額管理、交貨、點驗貨信息、賒賬等情報通過網(wǎng)絡(luò)共享。這就大量節(jié)省了不必要的手續(xù)和工作時間，例如生產(chǎn)商在發(fā)貨后的點驗貨工序。生產(chǎn)商會把在發(fā)貨時點驗貨的記錄通過網(wǎng)絡(luò)和各流通部門共享，而各個部門原則上則不需要再度進(jìn)行點驗貨。而三越百貨店則會對該生產(chǎn)商的商品進(jìn)行定期的抽檢。而且電子化的信息共享還在最大程度上減少了紙質(zhì)交易文書的使用，節(jié)省了處理這些文書的時間和勞動力。
    在引入了EDI后，兩家公司也對化妝品的訂貨手續(xù)進(jìn)行了簡化。生產(chǎn)商派駐的導(dǎo)購員無需得到百貨店相關(guān)負(fù)責(zé)人的認(rèn)可，就可直接憑借自己對顧客需求的把握和其他專業(yè)的判斷去確認(rèn)訂單的內(nèi)容，并通過網(wǎng)絡(luò)向公司發(fā)訂單。百貨店每個月會定出下個月訂貨的限額，只要在這個訂貨額范圍內(nèi)，導(dǎo)購員都可以自主地決定訂單的內(nèi)容。這樣導(dǎo)購員就無需因為每張訂單都向百貨店確認(rèn)而浪費本應(yīng)用在導(dǎo)購服務(wù)上的時間，并保證了使商品獲得最佳的銷售時機(jī)。
    三越在1999年的10月率先在東京的銀座分店引入了EDI體系，于同年的12月，在東京的全部三越百貨店都引入了EDI，并且在2000年所有三越百貨店都實現(xiàn)了物流管理的EDI化。
    引入了EDI物流管理系統(tǒng)后，三越百貨店的化妝部門取得了良好的收效。根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，化妝品部門的訂貨業(yè)務(wù)量減少了77.4%，與商品相關(guān)的工作量減少了72.9%。并且化妝品的物流流通時間也大為縮減，由原來的3-4日縮減到1-2日，最大程度確保了商品的及時供應(yīng)以及把握最佳的銷售時機(jī)。同時，通過這一系列的改革措施還讓化妝品部的導(dǎo)購人員有更多的時間和精力用于導(dǎo)購工作上，增加了導(dǎo)購服務(wù)的質(zhì)量。
    由于EDI在MAXFCTOR和三越間成功運(yùn)用并取得了良好的收效，日本全國化妝品生產(chǎn)商和百貨店組成的“化妝品流通BPR委員會”決定以MAXFCTOR和三越共同開發(fā)的商業(yè)模式和系統(tǒng)作為化妝品生產(chǎn)商和百貨店之間在線交易的基準(zhǔn)。另一方面，不是少日本的化妝品產(chǎn)銷商也相應(yīng)加快了EDI引入EDI的步伐，從2000年春季開始，資生堂、佳娜寶、花王、高斯這四家位于日本化妝品生產(chǎn)業(yè)前列的化妝品生產(chǎn)商也相繼在不同程度上引入EDI。目前，在日本引入EDI的化妝品產(chǎn)銷商也在不斷增加。
    綜上所述，EDI日本化妝品產(chǎn)銷商中的成功應(yīng)用可以證明EDI能夠在化妝品行業(yè)中廣泛運(yùn)用，并可讓化妝品產(chǎn)銷商獲得更大發(fā)展空間、取得更高利潤。目前我國的化妝品產(chǎn)銷商在物流和交易過程中還存在著一些不合理的制度和低效率的行為，希望日本化妝品物流交易中EDI的應(yīng)用實例能夠為中國的化妝產(chǎn)銷商帶來新的思考空間。
    資料鏈接：
    EDI是英文electronic datainterchange的縮寫，中文譯為電子數(shù)據(jù)交換。
    EDI是將貿(mào)易、生產(chǎn)、運(yùn)輸、保險、金融和海關(guān)等事務(wù)文件，通過電子郵箱按各有關(guān)部門或公司企業(yè)之間的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，并按國際統(tǒng)一的語法規(guī)則對報文進(jìn)行處理，是一種利用計算機(jī)進(jìn)行事務(wù)處理的新業(yè)務(wù)。
    在國際、國內(nèi)貿(mào)易活動中使用EDI業(yè)務(wù)，取消了傳統(tǒng)的紙面貿(mào)易文件(如訂單、發(fā)貨單、發(fā)票等)，代之以電子資料交換，雙方使用統(tǒng)一的國際標(biāo)準(zhǔn)格式編文件資料，利用電子方式將貿(mào)易資料由一方傳遞到另一方，處理迅速準(zhǔn)確，是發(fā)達(dá)國家已經(jīng)普遍采用的“無紙貿(mào)易”手段，也是關(guān)貿(mào)總協(xié)定成員國將來必須使用和推廣的標(biāo)準(zhǔn)貿(mào)易方式。