一、 用戶背景 
　　中海集團物流有限公司(簡稱中海物流)是中國海運(集團)總公司直屬的專業從事綜合物流的國有大型企業，是我國大型綜合物流企業之一。
　　中海物流成立于1998年3月，現有注冊資金47080萬元人民幣，總部位于上海。在全國設有北方、華北、山東、華東、福建、華南、海南區域公司和中西部八大區域公司，100多個服務網點覆蓋國內主要大中城市，管理超過30萬平米倉庫和2000余輛各種貨運車輛。
　　依托中國海運的資源優勢，中海物流以優質的服務和完善的信息、運輸網絡作支撐，構建了立足沿海、輻射全國、連接全球的物流供應鏈，可為客戶提供全套物流解決方案和一體化的物流服務。
　　二、 信息化動因及目標
　　在未使用協同OA系統之前公司員工主要通過發送郵件形式進行日常工作的交流，日益體現了郵件的弊端，工作的互通性比較差，反饋和跟蹤很不方便;而且郵件限于兩者之間的溝通，無法實現多部門跨區域的工作協調和溝通，對于工作情況的歸檔和查找也不方便。工作中的每一個事件沒有一個規范的流程和操作體系，對于事前安排、事中監督、事后反饋都很難進行，執行力較弱，權責不夠明確。
　　在公司的知識信息管理體系上沒有一定的規則，知識文檔分散在各個部門、各個職員的電腦上，文檔分類歸檔不明晰、管理混亂，對于公司ISO規范管理形成一定的障礙;而且跨分公司、跨部門之間沒有知識共享、傳播的平臺，不便于公司系統化管理。
　　中海物流充分認識到在網絡時代里，企業的管理重點已從物流、資金流逐漸向信息流跨越，信息流更多地體現為電子文檔，它的交互性能有效改善辦公的效率，而“辦公”實際上又是通過企業內部人與人、人與部門、部門之間信息的收集、組織、共享、傳播等行為的協調來實現企業整體目標的過程。
　　于是，中海物流的協同辦公OA系統建設主要從上述兩方面著手，主要梳理和規范公司的電子化管理流程，構建可共享的員工知識庫，為大家建立統一的執行標準和企業文化。
　　中海物流的信息化總體目標：
　　構建一個切合本企業現狀和長遠發展需要的信息化平臺，進一步提高集團辦公效率，優化管理質量，降低運營成本，同國際規范化、標準化的管理模式接軌，提高服務水平及響應速度，在日趨激烈的競爭環境下保持和提高企業的競爭力;通過集團公司的信息化平臺建設，促進下屬子公司轉變運營觀念，正視市場競爭，并進行信息化改革。
　　(1) 集團公司知識的協同共享、利用和創新
　　集團公司部門繁多，人員較多，如何有效的管理和利用公司內部的顯性，最重要的是公司員工頭腦中的隱性知識是建立一個學習增長型組織的關鍵因素。泛微企業集團協同管理中的e-Doc提供了全面知識管理的框架，允許企業在任何地點和時間張貼、存儲和創建文檔并共享信息。結合企業信息門戶EIP，通過角色設置和權限控制使不同職位的人員看到不同的文檔信息。公司的每位員工都在自己的門戶中積累知識，并與大家共享自己在各方面的經驗和知識。
　　(2) 搭建一個電子化的運行企業
　　中海集團物流有限公司由于企業規模龐大，部門設置比較多。管理結構比較復雜。企業內部的各項事務性審批流程比較多，在企業管理型企業運作過程中，經常牽涉到相互的信息溝通與交流。依靠原由的郵件、電話以及人員的傳遞已經完全不適應現在的管理節奏，企業的運作效率也相對降低。
　　(3) 協同的項目管理:項目立項、審核、執行、結束全程監控
　　項目是具有明確周期的一次性任務，項目進行的過程中涉及到項目人員、項目進度控制、項目成本控制等關鍵性因素。泛微企業集團協同管理的e-Project結合e-HRM和e-Workflow可完成對項目人員的任務分配及任務到達通知，項目經理登陸自己的門戶可查看項目的人力、進度、財務等信息，分析相關因素及時作出調整，實現了項目從立項、審核、執行、結束的全程調控。
　　(4) 集團數據中心動態提取下屬子公司各項數據
　　泛微企業集團協同管理解決方案的集團數據中心包括五大功能模塊：輸入報表管理、報表條件管理、輸出報表管理、報表數據錄入、報表錄入監控。下屬公司可通過相應的接口遞交及查看總部要求上傳的數據，總部可實時匯總下屬公司財務、生產、銷售、人事、成本、收益等方面的數據，并利用"集團數據中心"提供報表分析工具來對下屬公司的營運生成各種報表協助集團管理者作出分析和決策。
　　三、 關鍵需求
　　目前，中海物流的組織機構、人員層次、辦公環境及業務系統比較復雜，缺乏一個統一的信息獲取、發布和共享的平臺，存在著信息滯后、多途徑、不一致的現象，影響了全集團的運作效率，尤其是影響了領導層的決策和中海物流的響應能力。
　　為系統地推進管理工作的制度化、規范化和高效化，發揮集團整體優勢，實現快速市場反應，迫切需要建設一個高效、開放的知識共享和信息交互的統一信息平臺。
　　(1)、中海集團物流有限公司特點分析
　　1、地域分布廣泛。本公司下屬企業分布于上海、杭州，深圳等地管理上存在一定的時間與空間的限制。
　　2、各服務網點、子公司與集團之間的緊密程度不同，對信息開放程度要求也不同;
　　3、員工的計算機應用水平參差不齊;
　　4、集團公司作為管理決策者，有大量的公文及數據材料向下傳達，同時又需要收集統計各個子公司的各種報表和數據材料;
　　(2)、從集團的管理角度分析
　　1、加強對下屬公司的管理力度。
　　通過建設集團化的管理平臺，將所有的信息都匯總在整個集團信息平臺上，從財務、人員、項目等各個角度實現對下屬企業的運行監督與管理。
　　2、建設知識型的中海集團物流有限公司。
　　對于知識時代的企業，其終極目標當然是要成為知識使能型企業。人們借助知識挖掘、知識推理、決策支持等技術更好地完成日常工作;企業也將通過不間斷地學習來培育和創新知識。最終，企業不僅在戰略思維、運營效率、以及服務質量等方面得到大大改善加強集團項目的力度。
　　四、 解決方案
　　(一)建立協作與信息共享社區
　　(1)建立中海集團物流有限公司信息中心
　　作為一個大型的集團化企業，每天都會產生大量的信息需要傳遞到各個子公司或各個部門，而泛微的e-cology新聞中心功能可以建立各個企業的新聞管理中心，通過集團信息中心將中海集團物流有限公司所有的下屬以及關聯企業緊密的結合在一起，互通信息。新聞中心的維護由各個部分已經各個子公司來負責，不需要總部參與編輯，真正實現各個分布之間的信息橫向溝通。
　　(2)BBS：
　　在協作社區中可以實現對從點到面的溝通，實現集團內部的協作。在知識管理的功能中，只需要創建一個討論的主題，所有的人都可以進行回復。在主題的創建過程中，可以實現討論范圍的設置以及討論主題的相關參考因素。
　　(3)內部內部電子刊物
　　系統需要自動產生相應的電子月刊，替代傳統的紙質月刊。在成本上做了非常大的節省。同時，月刊的維護工作相應的降低，有原本專業的部門負責轉為可以由集團公司所有的員工都可以參與月刊的制作，形成真正有意義的月刊。同時月刊可以通過與email系統以及網盞的掛接，直接可以發布在外部網站上。
　　(二)知識管理
　　根據中海集團物流有限公司下屬企業的業務不同，建立分類的企業知識庫，形成企業的知識地圖，將人員、流程和業務知識緊密集成在一起。知識庫在文檔分類、文檔屬性定義等方面有比較強的功能。
　　中海物流知識文檔管理模塊(e-Docs)是架構在整個泛微協同商務系統(e-cology)的信息和知識管理。它提供了全面知識管理的框架，允許企業在任何地點和時間張貼、存儲和創建文檔并共享信息。所有的文檔都可以經由Web瀏覽器找到并獲得。并將不同等級的文檔賦予不同權限的人。更重要的是為每個員工提供一個個性化的知識信息門戶，在這個個性化的門戶中，員工只能找到與他職位和權限相關的知識，并且每一個員工在自己的門戶中積累知識，并與大家共享自己在各方面的經驗和知識。
　　知識文檔管理模塊(e-Docs)使得內部和外部的交流更加容易，通過知識文檔管理模塊(e-Docs)企業可以建立集團級網站，分(子)公司級網站、內部各部門的網站、為不同用戶組建立不同門戶，并可以為我們的客戶，我們的代理商，分銷商和供應商建立他們的門戶。這種用戶友好性和柔性的結合使得這個模塊適合于任何大小類型組織和企業。
　　與普通的文檔管理不同，由于e-cology按照企業信息網狀體系設計，在中海集團物流有限公司知識管理系統中，用戶獲得的不僅僅是文檔的創建者和內容這樣的信息。中海集團物流有限公司知識管理系統將所有與文檔相關的實體集成起來。例如讀取一份合同，可以了解到所有與之相關的信息，包括合同關聯的客戶、項目、交易情況、相關工作流等。并且可以層層深入地追溯了解最詳細的信息。中海集團物流有限公司知識管理系統與其他模塊的協同使得所有的文檔信息都不是孤立的。
　　(三)流程審批中心
　　中海集團物流有限公司的工作流類型主要是三個方面的內容，泛微也將按照兩個方面的內容建設中海集團物流有限公司的內部審批流程：
　　單純的企業行政管理上的流程：主要表現在綜合人事類的如收發文管理、檔案方面的流程、人事方面
　　的調動、招聘、培訓方面的流程。此類流程注重這個過程本身，而不是流程結束之后的數據結果而且與業務系統沒有必然的聯系。因此，泛微針對此類流程非常靈活的流程設置，具有平行會簽、二次加簽、傳閱、流程的重定義等。完善這個流程的過程管理
　　作為企業的核心的流程：此類流程是有企業業務過程的各個環節有關，因此，流程的關聯性就很強了。例如，當中海集團物流有限公司市場管理一旦簽定合同，那他就會觸發其他相關的采購、設計、與質量等。因此，泛微加強了流程的關聯性與數據的連續性。無形中也需要加強各個部門之間的協同工作，通過工作的流程讓相關的部門與人圍繞項目或業務展開。
　　泛微的工作流是如何實現的?泛微在流程定義的時候就可以建立流程與哪些功能或信息有關，與哪些流程有關聯。例如當你找到一個項目的時候，與這個項目有關的合同的審批流程、與這個項目的設計研發過程中的審批流程、與這個項目有的采購的流程都可以被迅速的找出。而且所有這些與項目有關的數據都是最后歸結到這個項目上去。
　　作為輔助或支撐核心流程的流程：這類流程兼顧有以上兩類流程的特色。
　　主要應用分布：
　　報告管理：通過電子化的流程，輕松提交與審核各項業務報告;
　　出差管理：將各項出差申請通過電子化的流轉，并統計月、周日、甚至年的出差情況匯總;
　　費用報銷管理：通過流程，對公司的各項費用進行有效的分攤與統計，從各個角度分析公司的各項費用支出;
　　請假審批：用戶可新增請假單，填寫好相應的信息，選擇適當的流程后，即可將請假單提交給流程處理人員進行處理。審批通過后，系統根據請假流程中的設置，自動通知請假單提交者以及相關人員;
　　采購流程：在采購申請中，可以選擇所需采購的物品、輸入采購單的其他信息，完成采購單的填寫。然后用戶可以選擇一個合適的采購流程，并按照該流程的每一個節點設置，將采購單提交給相關的處理人員/角色/部門進行處理;
　　簽報管理：在簽報流程中起草報告，領導可以在流程中輸入相應的審批意見，完成審核之后可以嵌入電子圖章;
　　借款審批：在借款申請中，可以輸入相應的借款金額以及理由，同時會將借款金額反映到費用管理中;
　　付款審批管理：在付款申請中，可以選擇相關的客戶名稱以及付款類型，在收付款管理中進行付款的統計;
　　總結與計劃管理：在總結與計劃管理功能中，起草年度、季度、月度甚至周的工作計劃與總結，領導可以為這些計劃打分、同時進行匯總。
　　五、 應用成果
　　中海集團物流非常重視信息系統建設。自1999年開始，中海集團物流大力推進企業信息化的建設工作。中海集團物流信息系統的最大特點是一個實行高效的網絡化管理的信息系統。借助于電子管理信息平臺，通過數據交換系統及Internet技術將公司總部與全國八大區域公司管理總部、所屬各配送中心以及各網點營運中心聯結成一個高效的物流信息管理網絡，便于公司內部統一管理。
　　目前，中海集團的協同辦公OA系統已經很好的實現了初期設想的目標，建立了公司統一的電子化管控體系和知識管理體系，為公司建立了一個良好的電子化、標準化、制度化辦公環境，也使企業員工在虛擬的電子化運營組織中形成了共同的辦事風格和企業文化，為企業全體員工在工作中實現高效、協作創造了便利條件，目前，中海物流的協同辦公OA系統已經成為公司的核心競爭力之一。