2007年5月，實達集團旗下最主要的子公司實達電腦設備有限公司(簡稱實達外設)，與神州數(shù)碼管理系統(tǒng)有限公司(簡稱DCMS)正式簽署合作協(xié)議，引入易拓ERP管理系統(tǒng)和工作流系統(tǒng)，推動企業(yè)信息化管理升級。期望通過新的ERP系統(tǒng)上線，帶給實達外設新的發(fā)展動力，在規(guī)范企業(yè)管理、提高運營效率的同時進一步強化其在商用外設領域的競爭力。整個信息化建設的經(jīng)濟投入達到數(shù)百萬元，顯示了實達外設借助信息化管理求發(fā)展的決心和信心。 
　　時至今日，易拓ERP在實達外設成功上線應用已逾一年，成為公司日常經(jīng)營必不可少的一個強大工具。正如總經(jīng)理曾凱忠所言，ERP固然不是萬能的，但是沒有ERP卻是萬萬不能的。
　　信息化先鋒老樹開新花
　　1988年6月22日，實達電腦公司在福州成立。創(chuàng)業(yè)者們的三個初衷為：嘗試一種體制，使知識分子通過自己勞動獲得合理的報酬;創(chuàng)造一個機制，使科研成果迅速轉(zhuǎn)化為商品;樹立一個品牌，參與國際競爭。1996年8月8日，“實達電腦”股票(600734)在上海證交所掛牌上市，成為首家上市IT企業(yè)，集團也擁有實達外設，實達PC，實達網(wǎng)絡，實達電子等二十多家子公司，成為福州市數(shù)一數(shù)二的經(jīng)濟支柱型企業(yè)。其中，實達外設又是集團的旗艦子公司。
　　實達外設歷來重視企業(yè)的科學管理與自主創(chuàng)新，成立20年來，其各項業(yè)務始終保持高速穩(wěn)健的增長，終端產(chǎn)品在市場中的占有率也一直保持在40%左右。其中，具有自主技術的打印機銷量超過80%以上，技術創(chuàng)新也一直走在國內(nèi)同行前列。在信息化建設方面，公司也算得上是業(yè)內(nèi)先鋒，1995年就用了用友財務，97年開始接觸和使用開思ERP，99年自己開發(fā)了一套銷售管理系統(tǒng)，2001年上了自行研發(fā)的客服管理系統(tǒng)，2003年實達被評為福建省制造業(yè)信息化應用示范企業(yè)。公司在信息化上面的投入迄今已達四五千萬元，其中軟件投入占到一半。
　　實達外設信息中心經(jīng)理俞橋明介紹說，公司97年從實達電腦集團copy了開思的ERP系統(tǒng)在用，和銷售、客服、財務等多套系統(tǒng)同時并行，各系統(tǒng)之間很難有數(shù)據(jù)交互，形成一個個信息孤島。這些年，信息中心一直在做銷售和客服系統(tǒng)的更新和調(diào)整。由于新會計準則的頒布實施，對上市公司的財務制度有了更嚴格的要求，因此財務信息系統(tǒng)及相對應的軟硬件設施都有必要進行更換升級。基于這樣一個契機，公司領導決定上一套大型ERP系統(tǒng)，為整個信息化搭一個整體平臺。通過價格的比對，軟件產(chǎn)品的功能、實施風險、成功案例等考察，DCMS的易拓ERP以其對電子制造業(yè)強大的管理功能，庫存、財務、生產(chǎn)、采購、BI等模塊齊全的優(yōu)勢，最終在競標中勝出，同時實達外設還購買了神州數(shù)碼的工作流系統(tǒng)。
　　付出與回報并存
　　在實達工作了六年多的俞經(jīng)理，一直負責公司各信息系統(tǒng)的維護。作為CIO，主導實施ERP的重任自然落到了他的肩上，領導給了他足夠的權限來推動項目的順利進行。俞經(jīng)理深知，IT和業(yè)務之間的銜接和協(xié)調(diào)，就是ERP項目經(jīng)理要做的事情。IT主導往往會導致疏離業(yè)務而項目失敗，業(yè)務主導也會讓IT變成附庸失去價值，并且增加實施難度。因此成功的ERP實施需要項目負責人象潤滑劑一樣去協(xié)調(diào)各部門，同時也需要各部門的自主配合。
　　從2007年5月開始，俞經(jīng)理帶領著IT部門的同事，和DCMS的顧問人員為公司員工進行了60多個工作日的各類培訓，包括針對性的崗位培訓、系統(tǒng)功能培訓、數(shù)據(jù)模擬培訓。還專門為受訓人員設置了考試，并公布考試成績，跟效益直接掛鉤。其中對于制造部分的培訓所花時間最多，正因為如此，后來上線計算MRP(物料需求計劃)的時候，準確率達到90%以上，大大減少了誤差和調(diào)整誤差所需的時間與人力，這一結果讓IT部門準備好的應急預案沒有了用武之地。
　　俞經(jīng)理回憶那段難忘的實施經(jīng)歷時說，第一個月算MRP，兩個計劃人員不斷調(diào)整。上線后第一天早上，他特意很早就來到崗位上，按照一般經(jīng)驗，第一天是問題出得最多的時候，本以為各部門的電話會讓他應接不暇，但直到下班只接到兩三個，而且都很順利的就解決掉了，并沒有出現(xiàn)想象的那么多問題。由于制造部門準備工作做得很充分很到位，并行19天后就全部切換到新系統(tǒng)上了。
　　財務部門在整個項目過程中是受沖擊和變化最大的部門，也是受益最大的部門。據(jù)財務總監(jiān)楊總介據(jù)，因為原來公司的信息化基礎比較扎實，每個人都是會計電算化和計算機應用的高手，使用原來的用友財務系統(tǒng)很多年，早已習慣了原有的操作流程和原有的操作界面，因此對新系統(tǒng)有較大的抵觸心理。尤其對于有十多年工作經(jīng)驗的老會計來說，當程序發(fā)生變化，所有的操作都需要重新熟悉和習慣，所以需要一個相對艱難的過程。前三個月是財務部門最困難的時期，成本計算出現(xiàn)了一些問題。那時候經(jīng)常晚上十二點過了還在核對數(shù)據(jù)，培訓之后財務室的燈也經(jīng)常是十點多以后還亮著，那是財務人員在輸單據(jù)，熟悉系統(tǒng)，總監(jiān)催他們吃飯、趕他們回家，他們自己都不肯走。
　　所有的付出都得到了應有的回報。三個月過去以后，一位財務主管說，“剛開始覺得這個系統(tǒng)太難用了，但用起來以后發(fā)現(xiàn)還真的是很方便很好用。”現(xiàn)在通過系統(tǒng)可以實時監(jiān)控到各分公司的財務狀況，報表上可以自動完成集團報表的合并。以前需要對二十幾家的數(shù)據(jù)一一進行人工復制、粘貼，六張表格就需要做一百二十多份，機械重復的工作量很大。而現(xiàn)在，財務人員的工作量要明顯輕松很多。以前的報表是每月15號才加班加點才做出來，現(xiàn)在10號前就可以算出來了，提前了5天。
　　集成應用提升的不僅是效率
　　實達外設主要生產(chǎn)打印機和終端機，和其它按訂單生產(chǎn)的電子制造企業(yè)不同，它主要是庫存生產(chǎn)，一般存放著2到3個月的備貨。因為一些進口配件的采購周期較長，通常需要提前3個月做銷售預測，由各個分公司匯總到總部，然后由總部根據(jù)總量安排采購和生產(chǎn)。關鍵原材料和成品的庫存量很大，達到一億多元。通過現(xiàn)在的易拓系統(tǒng)設置，整個采購的可控性得到了規(guī)范和增強。
　　原來的采購流程在系統(tǒng)內(nèi)只是下一張采購單，用紙單據(jù)在系統(tǒng)外核價，核價跟采購的管理不一致，采購環(huán)節(jié)的管理存在很大的漏洞。現(xiàn)在的易拓ERP系統(tǒng)內(nèi)，核價是第一步，有了核價才能到下一步的買采，沒有核價就不能進入下一步，也就無法進行采購。當價格發(fā)生變化，在系統(tǒng)里由采購部門的經(jīng)理來審核，重新下訂單。以前是由采購部門審核紙的核價單據(jù)，總經(jīng)理簽字，流程很長很繁瑣，經(jīng)常會有人拿著單據(jù)跑上跑下的到處找領導簽字。現(xiàn)在核算單價格和采購單的價格做到了準確一致，更新的頻率也比以前快了很多。
　　易拓對整個存貨價值的預留分析有完善的設定，根據(jù)庫存量等數(shù)據(jù)可以很快計算出原材料的需求量，采購單根據(jù)物料需求計劃(MRP)來做，現(xiàn)在做MRP時考慮的因素也比原來更充分，增加了替代料的考慮和管理。此外，原來算MRP要48小時，現(xiàn)在只需半小時。成本計算以前需要2-3天，現(xiàn)在只需15分鐘。現(xiàn)在BOM的管理源頭是研發(fā)部門來負責，接到工程研發(fā)單和變更單就進行BOM配置，然后由生產(chǎn)部門根據(jù)BOM下生產(chǎn)任務，計算出來的結果更準確也更具參考性。
　　俞經(jīng)理說，現(xiàn)在的優(yōu)勢在于集成，打破了過去多個系統(tǒng)間的信息孤島，最明顯的效果莫過于物流和財務的一體化。以前在舊的ERP系統(tǒng)內(nèi)跑完了以后，還要手工錄單據(jù)憑證，想要在系統(tǒng)內(nèi)看多細，就必須錄入多細。現(xiàn)在在統(tǒng)一的平臺上，只需錄一張憑證，其他部分就自動完成，顯著減少了工作量。
　　特別值得一提的是，實施ERP系統(tǒng)對整個IT部門有一個提升，不僅提高了信息部門在企業(yè)內(nèi)的地位，也幫助IT人員得以快速成長。以前IT部門只是一個后勤服務部門，很少參與公司運營規(guī)劃，每年年終總結時都很雷同，很難有什么提高。現(xiàn)在基于ERP平臺，IT人員對公司各業(yè)務部門的運作都有一個相對深入的了解，將會參與到公司的業(yè)務流程中去。包括CIO自己的視野也有了極大的拓寬，俞經(jīng)理說，他在實施和應用ERP的過程中，對財務、銷售也都有了比較深入和全面的了解，不僅僅是只懂IT了。
　　俞經(jīng)理說，易拓ERP管理系統(tǒng)的上線與應用，將使實達外設的運籌管理進入一個全新的發(fā)展階段。易拓可挖掘的功能還很多，在這個管理系統(tǒng)下，信息化手段會進一步深入到研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、物流、服務等各個環(huán)節(jié)。實達外設目前正在實施工作流系統(tǒng)，實現(xiàn)公司內(nèi)的無紙化辦公。在和易拓的集成完畢后，計劃再上HR系統(tǒng)。未來三到四年內(nèi)，將持續(xù)促進和推動管理系統(tǒng)升級，逐漸把信息化延伸到公司各個角落里去，為實達外設的永續(xù)經(jīng)營提供強勁動力。