在全球經(jīng)濟(jì)試圖擺脫衰退之際，成本控制成為新的商業(yè)頌歌。突然間失去了增加收入的能力，企業(yè)被迫想方設(shè)法控制成本，以保持利潤(rùn)。

現(xiàn)在，大多數(shù)企業(yè)在縮減內(nèi)部運(yùn)營(yíng)成本方面已經(jīng)黔驢技窮，而開(kāi)始盯著擴(kuò)展的供應(yīng)鏈上的成本。這是很有道理的：在外部供應(yīng)商身上的支出，是大多數(shù)企業(yè)支出項(xiàng)目中最大的一筆，每收入1美元，大概就有50美分花在這上面。要有效地控制這一方面的成本，首先就要對(duì)公司的支出進(jìn)行透徹的分析。

　　支出分析（Spending Analysis）應(yīng)用正確，能夠?yàn)樽R(shí)別支出模式提供所需的洞察力；最大化購(gòu)買(mǎi)的調(diào)控能力；執(zhí)行信息化的資源采集和供應(yīng)管理決策；推動(dòng)遵守合約和供應(yīng)商績(jī)效的持續(xù)改善；優(yōu)化預(yù)算和計(jì)劃；測(cè)量成本、通貨膨脹和其他因素變化所帶來(lái)的影響。

　　Aberdeen的發(fā)現(xiàn)

　　在2002年11月，Aberdeen Group和Penton Media 的供應(yīng)鏈團(tuán)隊(duì)一起，對(duì)全球157企業(yè)的支出分析流程進(jìn)行了研究。這項(xiàng)研究發(fā)現(xiàn)，全球的企業(yè)一起掩蓋著一個(gè)不可示人的小秘密：幾乎沒(méi)有企業(yè)真正了解他們的支出具體是多少，用在什么產(chǎn)品和哪個(gè)供應(yīng)商身上。

　　雖然，有約80%的被調(diào)查企業(yè)認(rèn)為支出分析對(duì)他們的成功“非常重要”或“至關(guān)重要”，13%的供應(yīng)鏈管理人員認(rèn)為支出分析“重要”，剩余的5%認(rèn)為“有點(diǎn)重要”，而沒(méi)有人選擇“根本不重要”。令人吃驚的是，只有51%的企業(yè)已有正規(guī)的支出分析。總體上，大企業(yè)比小企業(yè)更傾向于進(jìn)行正規(guī)的支出分析。支出分析的標(biāo)準(zhǔn)化很可能就是促使大企業(yè)能縮減16%的總支出，而中小企業(yè)只能做到11.8%的原因。

　　如果不重視，或者在匆忙或特定的情況下才做支出分析，會(huì)導(dǎo)致分割的購(gòu)買(mǎi)策略，從而導(dǎo)致不當(dāng)?shù)馁?gòu)買(mǎi)決策和失去節(jié)約成本的機(jī)會(huì)。據(jù)Aberdeen保守的估計(jì)，支出分析能力不足使企業(yè)每年失去了節(jié)約2600億美元的機(jī)會(huì)。

　　看到這樣的結(jié)果，可以毫不夸張地說(shuō)，支出分析不足是企業(yè)的一種流行病，使企業(yè)無(wú)法通過(guò)控制成本來(lái)最大化企業(yè)績(jī)效。

　　支出分析的障礙

　　如果支出分析如此關(guān)鍵，為什么對(duì)很多企業(yè)來(lái)說(shuō)還是一個(gè)挑戰(zhàn)？支出分析一直以來(lái)都是耗時(shí)和耗力的過(guò)程，要求合并和分析從企業(yè)內(nèi)部、外部多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中提取的數(shù)據(jù)。難怪，最典型支出分析項(xiàng)目需要花費(fèi)幾星期，甚至幾個(gè)月才能完成。Aberdeen的另一項(xiàng)研究發(fā)現(xiàn)，支出分析活動(dòng)占用了一個(gè)管理日常用品的經(jīng)理1/3以上的工作時(shí)間。

　　Aberdeen認(rèn)為，妨礙有效支出分析的五大障礙是：

　　不同的數(shù)據(jù)源 支出信息存在企業(yè)內(nèi)部的多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，包括應(yīng)付賬目、總賬、ERP、采購(gòu)系統(tǒng)等。關(guān)鍵的支出信息也存在企業(yè)外部系統(tǒng)中，包括信用卡、采購(gòu)卡（Procurement-Card，P-card）系統(tǒng)，自動(dòng)票據(jù)交換所（ACH，Automated Clearinghouse），以及外包服務(wù)提供商的業(yè)務(wù)系統(tǒng)等。

　　從這些全然不同的系統(tǒng)中收集數(shù)據(jù)一直是手工的、費(fèi)時(shí)的過(guò)程。更糟的是，大多數(shù)公司只從內(nèi)部的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中抽取支出信息。這樣狹窄的定位，使企業(yè)不容易看到企業(yè)支出的全貌，迫使企業(yè)在信息不全的條件下制定采購(gòu)和供應(yīng)鏈管理策略。

　　不準(zhǔn)確或者不完整的支出數(shù)據(jù) 有效支出分析所需要的詳細(xì)信息是在ERP和其他非結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)中找出來(lái)的。這些信息經(jīng)常會(huì)有錯(cuò)誤或丟失關(guān)鍵數(shù)據(jù)項(xiàng)，比如供應(yīng)商的名字、產(chǎn)品屬性或者賬簿代號(hào)等。

　　專(zhuān)業(yè)分類(lèi)能力有限 修正支出數(shù)據(jù)錯(cuò)誤需要員工使用產(chǎn)品和數(shù)據(jù)屬性方面的域名專(zhuān)業(yè)技術(shù)，不同的員工會(huì)采用不同的專(zhuān)業(yè)技術(shù)，這會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)檢測(cè)、清理和分類(lèi)活動(dòng)產(chǎn)生不可預(yù)知的結(jié)果。更為復(fù)雜的是，企業(yè)試圖將這一流程自動(dòng)化，就把數(shù)據(jù)清理和分類(lèi)的任務(wù)交給對(duì)產(chǎn)品和服務(wù)缺少理解的IT人員。這樣，經(jīng)常導(dǎo)致支出信息分類(lèi)錯(cuò)誤。

　　不一致的命名習(xí)慣 多個(gè)部件的數(shù)據(jù)在整個(gè)企業(yè)里都被當(dāng)成一個(gè)產(chǎn)品；同樣地，一個(gè)供應(yīng)商在不同的系統(tǒng)里又有不同的名字（比如I.B.M，IBM或者International Business System）；很多時(shí)候，企業(yè)把一個(gè)公司不同的業(yè)務(wù)部門(mén)當(dāng)作多個(gè)獨(dú)立供應(yīng)商。被調(diào)查的企業(yè)中，60%的使用自己開(kāi)發(fā)出來(lái)的一套規(guī)則來(lái)給支出信息分類(lèi)，這樣就給整合和分析外部系統(tǒng)或新并購(gòu)的企業(yè)系統(tǒng)中的支出數(shù)據(jù)造成了困難。

　　分析能力有限 超過(guò)60%的被調(diào)查企業(yè)仍然使用基本的電子數(shù)據(jù)表為管理和分析支出信息的主要工具。這使得分析所能達(dá)到的深度和廣度都有限制。

　　改進(jìn)支出分析的法寶

　　醫(yī)治這種企業(yè)疾病的藥方是什么？這項(xiàng)研究指出，那些正從其支出分析中獲取最大回報(bào)的企業(yè)們身上，體現(xiàn)出五種“最佳行為”：

　　擴(kuò)展分析對(duì)象 平均而言，對(duì)企業(yè)的一半以上支出項(xiàng)目進(jìn)行分析的企業(yè)能夠縮減13.7%的成本；相對(duì)而言，那些分析覆蓋率低于50%的企業(yè)只能達(dá)到10%甚至更少。成本分析通常包含的項(xiàng)目有：企業(yè)通常所需的運(yùn)營(yíng)物品和服務(wù)，包括IT設(shè)備、辦公用品、專(zhuān)業(yè)服務(wù)、軟件、辦公設(shè)備和家具、修配產(chǎn)品、IT服務(wù)以及差旅費(fèi)等。

　　在企業(yè)范圍內(nèi)分析支出 支出分析所產(chǎn)生的成本縮減的多少和這個(gè)項(xiàng)目在企業(yè)里的實(shí)施范圍直接相關(guān)。在整個(gè)企業(yè)范圍里實(shí)施支出分析的企業(yè)能夠獲得的總成本縮減，幾乎是那些只在指定部門(mén)運(yùn)用的企業(yè)的兩倍。

　　對(duì)支出數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)的分類(lèi) 對(duì)支出數(shù)據(jù)的分類(lèi)越詳細(xì)，企業(yè)就越能更深入地看到支出中存在問(wèn)題，并能從中縮減更多不合理的支出。

　　用相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)充實(shí)基礎(chǔ)支出數(shù)據(jù) 最常見(jiàn)的充實(shí)核心支出數(shù)據(jù)的方法，是標(biāo)明所有供應(yīng)商之間的“母子”關(guān)系（比如，要認(rèn)識(shí)到GE Plastics和GE Commercial Finance 都是通用電氣的子公司）。

　　將核心支出分析流程自動(dòng)化 不到一半的企業(yè)運(yùn)用了自動(dòng)支出分析工具。總的來(lái)說(shuō)，采用自動(dòng)化手段的企業(yè)對(duì)其支出分析的滿(mǎn)意度是那些依然手工作業(yè)的企業(yè)的兩倍。

　　面對(duì)全球經(jīng)濟(jì)的低潮，企業(yè)再也不能忽視支出分析這個(gè)問(wèn)題了。這里提到的因素表明，改進(jìn)支出分析方法，對(duì)于企業(yè)在低谷中生存，以及經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇后增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力都是關(guān)鍵的業(yè)務(wù)策略。

　　支出分析的核心流程

　　支出分析是收集、清理和分析企業(yè)支出數(shù)據(jù)，以便縮減成本和改善運(yùn)營(yíng)績(jī)效的過(guò)程。

　　Aberdeen Group的相關(guān)研究認(rèn)為，有效的支出分析包括五個(gè)核心流程：

　　抽取：理想狀態(tài)下，企業(yè)應(yīng)該從內(nèi)部和外部商業(yè)系統(tǒng)中抽取所有的支出數(shù)據(jù)。

　　檢驗(yàn)：在分類(lèi)和分析支出信息前，企業(yè)必須確保數(shù)據(jù)文件是準(zhǔn)確和完整的。

　　清理和分類(lèi)：企業(yè)必須對(duì)支出數(shù)據(jù)的成分和特性進(jìn)行合理化和分類(lèi)調(diào)整，去除不同命名習(xí)慣的不一致之處。為了達(dá)到有效的分析，企業(yè)必須把清理后的數(shù)據(jù)按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)體系或者企業(yè)特定的分類(lèi)法分類(lèi)。

　　充實(shí)：詳盡的支出分析要求企業(yè)用相關(guān)的業(yè)務(wù)信息，包括合同條款、建議的替代部件、供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況和業(yè)務(wù)信息等，補(bǔ)充清理后的數(shù)據(jù)。

　　分析：為了有效利用支出信息，企業(yè)里的各方面的員工——從日用品管理者到規(guī)劃者、財(cái)務(wù)經(jīng)理—必須能夠用先進(jìn)的報(bào)表和分析工具訪(fǎng)問(wèn)和分析這些數(shù)據(jù)。

　　對(duì)以上活動(dòng)頻繁和反復(fù)執(zhí)行的能力，是企業(yè)能夠在目前市場(chǎng)上獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的最佳能力。