北京吳裕泰茶葉公司是具有悠久歷史的老字號茶葉集團，以生產、加工、供應各個門店零售茶葉為主，兼營茶社，地域涉及北京市內主要地區及門頭溝、通州等遠郊區縣。公司擁有一個外庫、一個內庫、28家連鎖店(其中包括13家直營店、15家加盟店)，員工約 150人，經營品種300余種，年銷售額5800萬元，其中位于王府井、北新橋的三家直營店的銷售額占公司總銷售額的60％以上，單店銷售額達30多萬元。在企業通過IS09002認證后，為了滿足企業日益增大的規模及連鎖經營的特點，為了加強企業在市場中的競爭能力，提高經濟效益，全面實現計算機管理，達到信息共享、統一管理，顯得尤為重要。
    企業狀況
    在本次信息化建設中，主要涉及公司管理層、培訓部、行政人事部、財務部、營運部、采購部、配送部等 七個大部門，還涉及門店。每個部門主要負責的業務內容如下：
    公司管理層 負責整體的業務監控與公司戰略的制定，在本次信息化建設中主要體現為領導查詢的功能。
    培訓部、行政人事部 主要負責公司的人力資源管理，包括的內容有檔案管理、工資管理以及培訓事宜。
    采購部、營運部 主要負責的工作有原料茶的采購、原料茶及成品茶的質量檢驗、茶葉的拼配、原料茶及成品茶的定價、結算共五個業務，并且還要負責管理直營店和加盟店。
    配送部 主要負責的工作包括執行業務部門的加工拼配、對各個門店進行產品的配送、實物的庫存管理，包括采購入庫、銷售出庫、其他出入庫及盤點業務、存貨的核算四個業務。
    財務部門 負責公司的財務管理包括資金、費用、利潤等。
    開發部 開發自營店，發展加盟店，加強對公司營運設備器材的維護與保養工作，保證所有設備器材符合營運標準。
    各個門店 負責實際產品的銷售。
    通過互相選擇，吳裕泰茶葉公司委托聯想為吳裕泰信息化提供解決方案。經過調研，聯想了解到吳裕泰公司在管理方面大部分還采用的是手工方式，一些業務流程中存在漏洞。因此，針對實際情況，聯想為吳裕泰公司設計了符合它自身的管理流程和信息系統。
    采購管理
    采購管理是指與采購行為直接相關的一些活動的管理，主要包括以下功能子模塊：
    請購檢驗 是采購之前的一個環節，由茶葉公司開出請購單，供應商把自己的樣品茶葉送到公司檢驗。茶葉公司收到供應商的茶葉樣品后錄入請購單中，由業務部門進行質檢。如果產品合格，錄入到分成包商調查表，不合格不予錄入。送檢驗的茶葉剩余部分作為贈品入庫。
    采購訂單 簽批業務部門根據分成包商調查表確定茶葉供應商，采購數量根據公司實際業務需求制定，填寫采購訂單。然后采購訂單交給經理簽批，經理可以否決訂單的任何一條采購信息，并且可以根據實際需求修改采購數量。
    收貨質檢 采購訂單發送以后，供應商把貨品送到配送中心。配送中心根據實際收貨數量開出收貨單、配送中心在收貨中抽小樣送到業務部門進行檢驗。業務部門對小樣進行檢驗后，在收貨單據中填寫檢驗結果，批示處理結果。
    減斤降級 這是在收貨質檢以后業務部門批示的兩種處理方式。減斤處理是對實際收貨數量減去相應比例數量后修改收貨單入庫，降級處理是把茶葉的等級做相應的降低后修改收貨單再作入庫。
    退貨 對于檢驗完全不合格的茶葉，開出退貨單，修改收貨單。
    實收入庫 根據實際情況收貨入庫。
    銷售管理
    銷售管理指和公司銷售業務相關的一些模塊的管理。
    總部銷售 包括內部銷售和批發流程。內部銷售，指總部與直營店以及和加盟店之間發生的內部銷售活動，流程與細節同庫存管理中的調撥流程。批發流程，指總部對客戶的批發銷售，具體流程與細節同門店銷售流程。
    商品調價 由業務部門開出調價申請單，在申請單中具體敘述商品、數量、日期、原因等詳細說明。然后由經理進行審核與簽批，如果調價申請批準，則修改系統中的商品綜合信息表中的相關信息。如果不被批準，保持原來單價不變。
    門店銷售 由門店制定銷售訂單，根據客戶的要求開出發票(或者不需要)。再由門店開發貨單傳至配送中心，配送中心開出庫單，商品出庫。
    銷售退貨 此銷售退貨指門店與總公司之間的銷售退貨，由門店開出退貨申請，然后由相關主管人員對退貨單進行審核。如果審核否定的話，單據取消，但會留底。如果審核通過的話，門店開出庫單，在配送中心開出收貨單，然后再檢驗入庫。
    庫存管理
    庫存管理指與庫存相關的一系列公司運作流程。
    調撥 總店的調撥填寫^類調撥單，需要對門店的庫存查看后填寫。門店的調撥用B類調撥單，需要經過總部簽批以后才可進行。總部查看門店庫存以后，開出調撥單，門店出庫，配送中心收貨檢驗入庫。如果門店調撥，調撥單由配送中心進行審核，根據配送中心相應的庫存狀況，修改門店的調撥單，內部銷售出庫。
    采購入庫 根據收貨檢驗的情況進行入庫。
    銷售出庫 據調撥通知單或調撥申請單生成，由配送中心使用進行出庫。
    一般進出入庫流程 主要處理例如贈送出入庫等業務或用于盤點后對實際庫存的修正。
    盤點 配送中心和門店通過系統自動生成盤點單，對實物進行盤點，錄入系統，盤點結果不管合格與否都需遞交總經理簽批。如果正確的話，盤點結束；如果發生偏差，經過總經理批準，把多出或缺少的部門做其他出入庫處理。
    人力資源
    人員檔案 管理包括個人基本信息、家庭成員、個人簡歷、人員調動等，也包括部門之間調出情況、教育培訓記錄、計劃生育卡片、加盟店情況等。
    工資管理 直接使用現有的IT 1for1 產品中的工資管理模塊處理項目，有工資歷史記錄、基本工資、缺勤記錄、住房基金、副食補助、養老保險、醫療保險、失業保險、獎金等。
    實施效果
    通過使用信息管理系統，北京吳裕泰公司有了很大變化。各單位之間的信息透明度增強，實現了跨部門的信息流通與管理；實現了采購、銷售、庫存、調撥、配送、拼單等信息化管理；理順流程，實現了精細化管理；加強監督，利于領導的管理與控制；實現了人力資源的管理。