客戶背景
    香港恒豐珠寶首飾有限公司一直為遍布全球的顧客設(shè)計、制造及分銷黃金及珍貴金屬制成的珠寶首飾、擺件、裝飾品、企業(yè)禮品等。自70年代成立以來，集團便以其先進技術(shù)及獨特的產(chǎn)品設(shè)計而備受推崇，屢獲獎項；近年更積極以高科技配合嶄新意念，開發(fā)多項高科技與專利技術(shù)嶄新產(chǎn)品，繼續(xù)開拓并鞏固本地及海外市場。集團旗下的金業(yè)科技有限公司更在1999年成功于香港聯(lián)合交易所有限公司上市。
    今天的恒豐珠寶集團已擁有員工3,000多名，每年生產(chǎn)金銀珠寶首飾超過800萬件，年黃金加工量占香港的1/3，是香港最大的金銀珠寶首飾制造商之一。為配合龐大的生產(chǎn)量，集團在香港和中國均設(shè)有設(shè)備先進的廠房。集團對信息化比較重視，先后實現(xiàn)了ERP系統(tǒng)、指紋門禁系統(tǒng)、中央監(jiān)控系統(tǒng)、POS系統(tǒng)等、協(xié)同辦公系統(tǒng)和各分店遠(yuǎn)程監(jiān)控系統(tǒng)。本次實施協(xié)同辦公平臺的是該集團位于深圳的重要子公司--深圳恒豐珠寶首飾公司。
    客戶需求
    作為一家珠寶首飾生產(chǎn)商，恒豐珠寶首飾公司的銷售以自己專賣店的形式進行。該公司的專賣店分布在全國各地達(dá)40余家。這些分店與公司總部需要保持實時的溝通，每天有大量的長途電話與傳真。各分店每天有大量的帳務(wù)，每周有總結(jié)、報告等要通過傳真發(fā)送到公司總部。這些文檔的即時傳遞、保管、歸類都有很大的工作量。
    該公司面臨的最大問題就是各專賣店的管理與溝通問題，因各專賣店基本上分散在各個地區(qū)，所以因?qū)嶋H"距離感"而造成的分店與公司總部之間人員互相不熟悉，員工很難直觀的感覺到是一個整體的公司氛圍。進而造成了很多信息溝通不暢，信息流轉(zhuǎn)不及時等問題，工作效率也難以保證。更重要的是公司領(lǐng)導(dǎo)無法真正了解各分店的實際工作情況如何。特別是領(lǐng)導(dǎo)想直接查看各分店的工作情況非常不便。
    另外，該公司根據(jù)不同的業(yè)務(wù)種類分為金飾、銀飾、鉆石、珠寶等不同的組。每一個業(yè)務(wù)組都需要設(shè)計、生產(chǎn)、庫存、發(fā)貨、報表、分店等不同部門之間共享大量的文檔信息。同時，集團公司總部在香港。深圳公司與香港總公司之間每天有大量的信息傳遞，目前主要通過電子郵件進行，單一的溝通方式帶來的信息查找、管理問題已經(jīng)很明顯的顯現(xiàn)出來了。
    系統(tǒng)簡介
    根據(jù)恒豐珠寶首飾公司的需求分析，該公司迫切需要一種典型的跨地域協(xié)同辦公的解決方案，能夠讓員工之間，分店與總部之間實現(xiàn)良好的協(xié)同辦公。
    經(jīng)過比較后該公司選擇了點擊科技的競開協(xié)同之星（GK-Star）作為協(xié)同辦公的基本平臺，并安裝了競開工作流管理系統(tǒng)來實現(xiàn)內(nèi)部公文的快速流轉(zhuǎn)，在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中布置了群組服務(wù)器和工作流服務(wù)器以提高網(wǎng)絡(luò)通訊的效率。同時利用香港該公司的現(xiàn)有資源在Internet中布置了中繼服務(wù)器，以支持出差的員工通過Internet與公司內(nèi)部進行協(xié)同辦公。
    GK-star是一個高度集成的協(xié)同辦公平臺，主要解決了該公司如下問題：
    1、 內(nèi)部員工溝通協(xié)作問題。通過GK-Star集成的即時通訊功能使得員工之間可以時時保持聯(lián)系。特別是各分店，時時在員工列表中看到公司全體員工的在線狀態(tài)，并可以時時與公司的任何一名員工進行溝通，雖然遠(yuǎn)在異地，但與公司總部的"距離"被拉近了。另外過去很多事情都要通過電話來溝通，經(jīng)常遇到要找的人不在而信息傳遞不暢。現(xiàn)在只需要用即時消息來直接進行溝通，并且可以發(fā)送留言，大大提高了工作效率。
    2、 員工團隊協(xié)作的問題。該公司每個業(yè)務(wù)部門、每個分店都建立了協(xié)作區(qū)，公司相關(guān)人員都加入到協(xié)作區(qū)中。在協(xié)作區(qū)中成員可以就工作中的問題展開討論，共享文檔。特別是各分店每天上報公司總部的文檔現(xiàn)在都通過協(xié)作區(qū)來進行傳遞，文件組織管理非常有調(diào)理，大大優(yōu)于過去用電子郵件和傳真的方式。
    3、 聯(lián)系人管理高效。每個人都可以從公司協(xié)作區(qū)中同步公司所有聯(lián)系人的聯(lián)系方式，而且可以通過聯(lián)系人建立郵件、通訊記錄以及文檔的信息關(guān)聯(lián)，方便信息的提取。
    4、 公司領(lǐng)導(dǎo)可以時時查看各部門的工作情況。以前領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常想要檢查工作資料的時候，必須有下面的員工去準(zhǔn)備，比較花時間。現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)在每一個協(xié)作區(qū)中有出現(xiàn)，所以領(lǐng)導(dǎo)可以隨時進入到每一個協(xié)作區(qū)中檢查員工的工作情況，以便對公司的運作有一個時時的掌握。
    5、 另外通過競開工作流系統(tǒng)大大加快了公司內(nèi)部請假、派車、借款等公文的流轉(zhuǎn)速度，加快了辦公效率。
    客戶收益
    由競開協(xié)同平臺構(gòu)建的該公司協(xié)同辦公解決方案，實現(xiàn)了依托信息化進行科學(xué)管理、提高業(yè)務(wù)效率、充分利用資源的原定目標(biāo)，為客戶帶來了以下一些利益。
    方案有效地解決了該公司各職能部門實際工作中的溝通、協(xié)作問題，滿足了部門人員之間工作、溝通的需求。通過該平臺，公司領(lǐng)導(dǎo)能夠隨時了解員工的工作進度，聽取人員匯報，安排工作日程等，員工之間同樣可以隨時針對工作任務(wù)、工作方式等問題展開討論。提供了一個高度互動、個性化的工作環(huán)境。特別是各分店的員工通過此協(xié)同辦公平臺拉近了與公司總部的"距離"，真正實現(xiàn)了遠(yuǎn)程協(xié)同辦公，猶如所有人一個大"辦公室"中辦公一樣，溝通渠道非常順暢！
    平臺具有強大的數(shù)據(jù)信息關(guān)聯(lián)性，改變了過去單一的電子郵件的工作方式，通過即時通訊、手機短信、協(xié)作區(qū)共享和電子郵件等綜合通訊手段，同時提供了強大的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)能力，大大提高了信息文檔的查找效率，提高了工作效率。
    平臺具有良好的網(wǎng)絡(luò)適應(yīng)性，能夠適應(yīng)不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，用戶即使出差同樣能夠及時與公司保持聯(lián)系，協(xié)調(diào)各種資源，確保工作任務(wù)順利進行；該公司總部與各分店以及移動辦公的區(qū)域經(jīng)理之間就是一個很好的移動辦公解決方案！
    項目實施成功后，該公司老總對跨地域協(xié)同辦公以及跨部門的高效協(xié)同給予了高度的評價，他說："目前國內(nèi)同類軟件中，點擊科技是我們見過的理念最先進而且能夠?qū)嶋H應(yīng)用的產(chǎn)品，這也是我們選擇點擊科技的重要原因。"