相關鏈接:中海發展股份有限公司是中國海運(集團)總公司控股的我國在香港上市的大型航運企業。1994年11月，公司在香港聯交所成功上市發行H股(1138)， 2002年5月，又在上海證交所增發3.5億A股(600026)。中海發展股份有限公司油輪公司(以下簡稱中海油運)是中海發展股份有限公司下屬專業船公司，擁有和管理油輪85艘，由FRAMAX、PANAMAX、HANDY-SIZE等油輪組成，總載重噸252萬噸，年運量近6000萬噸，總資產超過50億元，是中國最大的水上油品運輸企業。中海油運從事油輪運輸50余年，主要承擔內外貿進出口油品運輸，總部設在上海，廣州設有分公司。
   
    　　2004年，國內外媒體紛紛以“訂造超大型油輪，欲建世界級船隊”為標題，報道了中海發展油輪公司(以下簡稱中海油運)投資數億美元，建造包括30萬噸我國最大型的油輪在內，總噸位60萬噸的7艘油輪，進行油輪的“升級之路”，邁向組建“世界級船隊”的第一步。實際上，將中海油運建設成為世界級的油輪船隊一直是中海集團總裁李克麟以及每個中海油運員工的夢想，2005年2月18日，在中海油運2005年工作會議上，這個時間表被正式確定為2010年。
   
    　　就在中海油運各大媒體聚焦于中海油運大手筆進行油輪建造的同時，中海油運另一項重要的工作也在緊鑼密鼓、悄然進行，那就是中海油運的辦公自動化建設。
   
    　　遭遇“幸福的煩惱”
   
    　　近年來，中海油運在外部油運市場日趨好轉以及員工齊心協力的努力下，獲得了快速發展的同時，發現自己陷入了一個“幸福的煩惱”。一方面，是企業的快速發展，前景一片看好，員工信心十足，享受著發展的樂趣;另一方面，快速發展的中海油運內部也呈現一片過于“忙碌”的景象。首先，公司領導層總感覺到自己的時間不夠用，日程安排不過來了，員工也是一番忙碌的景象:有的在一對一的對員工進行調查，有的拿著申請單到處找人簽字，有的忙著復印文件下發到各個部門，有的花費了兩個小時尋找一份合同樣本，有的在拼命回憶上周的交流細節以準備明天的談判，有的滿頭大汗的給客戶準備郵寄信函……
   
    　　是什么原因導致這種“幸福的煩惱”出現呢?公司管理層一直在思索，是人手不夠嗎?可公司人事報告顯示，各部門、各崗位都有充足的人才儲備，以備企業發展之需。是管理制度問題嗎?多年來，公司身處改革前沿陣地——上海，接受新知識、新的管理方式很快，管理改革也一直在進行過程中，也就是說制度方面問題也不大。就在這個時候，信息部門的一項關于辦公自動化系統建設的提議，使這些困惑迎刃而解，中海油運管理層意識到了以辦公自動化為核心的信息化對企業解決這些問題的作用和價值所在。
   
    　　實際上，這種情況也存在于大多數發展中的企業。隨著企業規模擴大，內部溝通頻率相應增多，卻越來越不順暢;企業知識呈幾何級上升，卻無法以一種方式沉淀下來;多部門，多崗位的協作增多，效率卻下降了等等，這些煩惱使發展中的企業感覺自己的工作效率像受到了地球引力一樣原地打轉飛不上去，成為了公司進一步快速發展的絆腳石。
   
    　　找到癥結，公司管理層決定對癥下藥，盡早解決這個困擾企業發展的頑疾，促進企業深化發展。經過慎重考慮和內部調研后，中海油運的信息部門開始著手辦公自動化系統的建設，重點解決企業發展的瓶頸問題，為迎接新世紀的新發展，奠定堅實的基礎!
   
    　　尋找冠軍OA
   
    　　作為國內最大的水上油品運輸企業和致力于建造世界級船隊的國有大型航運企業，作為中國油輪運輸委員會的主任委員單位，中海油運對OA產品既有十分嚴格的功能、性能評選指標，也有著一些他們自身客觀的、特殊的要求。正如中海油運辦公室李佩榮主任所描述的，我們要像選拔體操冠軍一樣，設置各種的評選指標，要有很詳細的產品功能指標，也要有一些中海油運自己一些比較特殊的要求，通過“過五關，斬六將”的方法，尋找金牌級OA。
   
    　　第一關:有行業經驗嗎?
   
    　　中海油運是中國最大的水上油品運輸企業，在交通運輸行業里有著響當當的名氣，其辦公自動化需求和應用特點在行業內是最有代表性的，而一家有行業經驗的軟件廠商可以做到在今后的實施過程中更好地準確理解企業需求，可以有效避免理解誤差和產生摩擦。因此，中海油運首先強調的便是軟件供應商必須具有行業經驗。
   
    　　在這點上，合強軟件公司擁有的3千多家成功應用中就有不少是來自于交通運輸行業，例如，上海海運集團公司、中遠國際貨運有限公司、上海港寶山港務公司、中國外輪理貨總公司上海分公司，等等，在幫助這些企業單位實現了辦公自動化的同時，合強軟件也積累了豐富的交通運輸行業實施經驗，這些經驗可以為中海油運的辦公自動化順利實施提供借鑒與參考。
   
    　　第二關:有集團內的成功客戶嗎?
   
    　　既便有同行業經驗，在中海油運看來還是不夠的，行業存在共性需求，但同一個行業不同企業間還是存在有不同的管理模式和企業文化，作為中海發展股份有限公司下屬的一個公司，中海油運擁有集團其它公司共同的管理理念、企業文化、價值觀念等，因此，選擇一家在本集團已經有成功經驗的軟件廠商無疑會為辦公自動化順利實施提供堅實的保障。
   
    　　其實早在2001年，合強軟件公司就與中海油運所在的中海集團實現了首次成功合作，當時中海集團下屬的中海船務公司(包括中海船務下屬數十家公司)就是以公開招標選型的方式選擇合強軟件公司提供的辦公自動化軟件，順利構建了辦公自動化系統，取得不錯的效果。通過這次成功合作，合強軟件公司對中海集團有了更深的了解，對中海集團的管理理念和操作流程有了更詳細和全面的掌握，這些解決方案可以為中海集團所屬的中海油運提供了良好的基礎。
   
    　　第三關:應用調整靈活嗎?
   
    　　中海油運是一個擁有眾多職能部門、下屬機構眾多、辦公地點分散的大型企業，管理流程具有相當的復雜性，例如，各種文檔管理、表單、流程等相對于中小型企業都要復雜的多，這就要求OA軟件必須具有大量可定制的功能，而且面對激烈的競爭環境，企業在發展過程中需要不斷地進行調整與變化，這就要求OA軟件不但要功能強大而且具備靈活調整的特性，侯選的多數廠商提供的OA軟件將因無法適應中海油運的這種復雜實施和應用環境而被淘汰。
   
    　　合強軟件以“通用產品、個性應用，專業服務、快速部署”的理念聞名于業內，產品不僅講究通用、易用、可靠，而且在研發過程中預留了大量的可定制功能，有很強的實用性，可以滿足企業現在和未來的各種個性化需求，同時，憑借出色的產品持續研發實力，合強軟件能夠及時總結成功經驗，不斷豐富產品功能，使其對滿足企業未來需求方面有相當大的彈性。建立在領先產品及技術的合強軟件公司對于幫助中海油運實現辦公自動化充滿了必勝的信心。
   
    　　第四關:有權威認證嗎?
   
    　　實施OA承載著中海油運領導提升公司管理水平，增強企業競爭力的設想，寄托著公司所有員工的熱切希望。因此，產品品質是至關重要的一環，產品質量決不能馬虎，產品在使用過程中也許因為一個小瑕疵就可能造成決策失誤或管理混亂，帶給公司巨大的損失。考核產品品質的一個重要標準是看其通過了哪些權威認證，榮獲了哪些有價值的榮譽。
   
    　　合強軟件能夠在短短數年間獲得迅速發展，憑借的就是其領先的產品，其OA產品先后取得計算機著作權登記證書、產品登記證書，通過了國家軟件測評，擁有自主知識版權和商標權，是個完全商品化的軟件產品。產品可靠性得到了數千個各行業客戶認可，日夜接受數十萬使用者的驗證，同時，產品先后榮獲了中國軟件行業最高榮譽“中國優秀軟件產品”，以及“上海市優秀軟件產品”，“中國計算機報編輯選擇獎”等榮譽，廣泛的認可與贊譽是對合強軟件產品幾年來專注于辦公自動化領域的最大肯定。
   
    　　第五關:實際效果怎么樣?
   
    　　考核產品品質的另一個重要標準是看其實際效果，考察用戶單位的實際應用，聽取用戶單位的實際評價，而這是任何精美資料都無法體現的，俗話說“眼見為實，耳聽為虛”，因此，對于中海油運可謂慎之又慎的軟件選型過程來說，這是最讓他們放心的一步。
   
    　　對于合強軟件公司而言，始終信奉這樣一條原則“產品好不好,用戶最有發言權”，適合中海油運考察的用戶不少，但都比不上其兄弟單位中海船務的應用效果直接和客觀，中海油運更能了解到實際情況，聽到事實，兄弟單位的實施和應用經驗完全可以學習和借鑒。為重視起見，項目領導親自帶隊，組織技術人員專程到中海船務進行實地考察，經過與中海船務的全面接觸和詳細交流之后，中海油運很快就有了定標結果。
   
    　　至此合強軟件公司與中海集團開始了第二次的合作!
   
    　　OA擔重任
   
    　　合強軟件的“通用產品、個性應用，專業服務、快速部署”理念在中海油運得到高效的貫徹執行，合強智能辦公系統在中海油運順利完成了實施，并迅速得到應用，為整個企業提供了一個十分周密的內部信息共享與協作平臺。現在，員工之間都可以做到迅速溝通，面對市場需要和外部競爭，企業也能以做出最快的反應。從信息的發布到信息的傳遞與反饋，從工作的發起到智能化流轉與完成處理，從資料檔案的自動沉淀到有序管理與高度共享，企業中的每個員工都體驗到辦公自動化給自己工作的每一個細節所帶來的積極變化，以往常見的各種困惑與煩惱盡皆消失。
   
    　　為了優化企業的各類管理流程，中海油運通過合強智能辦公系統的流程設置與日常辦公模塊，輕松架設了自己的日常協作與審批平臺，從而實現內部業務協作處理100%的電子化。在這個過程中，信息部門對各部門業務需求的熟練和精通起到了重要的作用，他們敢于突破企業傳統管理思維限制，很好地結合企業自身業務特點實現在OA系統中的新應用。
   
    　　在中海油運的OA系統有關流程的應用中，以“簽報”和“收文”流程的使用最為頻繁。以“簽報”流程為例，從科室擬稿開始，歷經本科室科長審核、部室主任審核、綜合辦主任審核、各部室會簽、公司領導簽發、綜合辦文書編號及打印，直至歸檔，標志流程的結束，整個流程表面看來像一條直線，然而為了應對具體的不同事務，在定制過程中就用到了循環、條件判斷等智能化定義特性，例如，并不是每次都需要經歷全部的環節，此外，即使完成全部的審核但在公司領導簽發時卻被退回要求重新進行審核，等等，而系統強大的協作機制使此類需求的實現不再困難，只有實現了100%的電子化處理，才可以說是徹底替代了傳統的手工流轉方式和實現了辦公自動化。
   
    　　應用見成效
   
    　　系統成功實施并順利運行一年時間后，合強服務工程師回訪了中海油運李佩榮主任，了解中海油運的應用情況。看到合強工程師的到來，李主任顯得很熱情，還沒等他們坐下來，就開門見山地說出自己的感受，“當初決定實施辦公自動化系統建設，就是為了解決了公司內部工作和管理效率低的瓶頸問題。目前看來影響之深遠超出了當初的預料。在公司范圍內，建立起一套高效、穩定、安全的辦公自動化系統實現內部通訊和協作交流的策略已經出現成效，我們樂于見到這種效果，體驗OA帶來的樂趣。”
   
    　　據李主任介紹，自系統運行以來，職工上線人數逐漸增加，目前每日同時在線人數保持在80人以上，公司領導和員工都已經習慣了通過OA這個平臺進行相互交流和協作辦公，OA系統已經在各方面起到了基礎平臺和紐帶作用，已經與企業日常運作實現了較好融合，其作用可謂是不可替代和不可或缺的，也為員工提供了更舒適和美好的工作環境。