“中鐵快運一天要發送不少于5萬件貨物。過去，這么多包裹要想做到準確收發貨是件非常困難的事情。但現在我們的出錯率下降了約十萬分之二。這主要是因為去年底剛剛完成的‘全程追蹤’信息化項目幫了大忙。”
    在早春和暖的陽光照耀下，位于北京豐臺科學城的中鐵快運股份有限公司總部內，一輛輛印有“CRE”標志的貨車正在裝卸，場面繁忙卻井然有序。“中鐵快運一天要發送不少于5萬件貨物。過去，這么多包裹要想做到準確收發貨是件非常困難的事情。但現在我們的出錯率下降了約十萬分之二。這主要是因為去年底剛剛完成的‘全程追蹤’信息化項目幫了大忙。”中鐵快運信息技術有限公司籌備組副組長趙數詩在接受采訪時顯得輕松而自信。
    快運致命傷
    就在去年這個時候，趙數詩還在為丟貨大傷腦筋。“快運業有兩大要求，一個是速度快，再一個就是安全。丟貨不僅非常影響公司的聲譽，更會帶來經濟損失，”趙數詩表示。2005年以前的中鐵快運，幾乎每天都有丟貨的事情發生，“讓人十分頭疼”。趙數詩稱物流公司的貨物在運輸途中被竊的情況并非偶然，然而接下來的賠償工作更是麻煩事，“像血清制品，一小箱就十幾萬元，要是再耽誤了醫療時間，后果更為嚴重”。
    “國外同行如FedEx，每年運送的包裹多達幾十億件，依靠相對完善的流程和技術，如RFID，可以在一定程度上減少丟貨的發生。相比之下，國內的快運公司則顯得相形見絀。”據趙數詩介紹，僅保守估計，國內快運業一年因丟貨造成的賠償金額就超過兩千萬元。對于國內物流企業極低的利潤率來說，丟貨問題很可能就是致命傷。
    “比較而言，發錯貨的情況更多，也更難控制。”趙數詩話鋒一轉。中鐵快運目前主要的運輸方式是火車，同時也采用公路汽運、航空貨運以及海運等其它運輸方式。作為全國性的快遞網絡，中鐵快運承運的貨物經常需要在多種運輸工具和多個城市之間進行轉運，由于路程上的延誤等突發情況，發錯貨的現象并不少見。由此帶來的麻煩也可想而知。
    曾有這樣一件事讓趙數詩記憶猶新。從沈陽發車在北京中轉去上海的一件貨物，最終竟然被發到了武漢。“我們原有的計算機系統要求各地中轉營業部核對貨物上的標簽后，由操作人員將貨物信息錄入系統”，然而貌似完整的系統卻始終解決不了各環節的人工錯誤，中轉過程中人工識別標簽的錯誤和手工錄入貨物信息的錯誤使運輸的各環節脫節，同時也使追蹤貨物確切的位置成為一項不可能完成的任務。
    小標簽克服“頑疾”
    為解決這些問題，2005年初，在經歷了幾輪艱苦論證之后，中鐵快運開始籌劃對信息系統進行改造。“怎樣盡可能解決員工手工填寫標簽和輸入信息時產生的錯誤，提高他們的效率，并將貨物運輸信息完整傳入數據中心，以把握包裹的實時位置，成為堵塞丟貨、錯貨漏洞的關鍵點。”趙數詩對這個名為“全程追蹤”的新項目要達成的目標很明確。
    “但是采用哪項技術，應用哪家公司的產品和方案，這其中還頗經歷了一番波折。”趙數詩告訴記者。事實上，最初中鐵快運考慮的技術是RFID。在調研過程當中，包括和TNT、UPS等國際同行的交流中，趙數詩得到一個明確的認識──隨著RFID的使用，貨物將得到更快更準確的掃描，從而使供貨時間更快，流程更加簡化，并大大降低識別的錯誤率。RFID的確很適合中鐵快運的需求。
    然而，兩家業界頂尖的美國公司RFID項目的報價一拿過來，中鐵快運的決策者們有點猶豫了。“50萬美元，還只是部分設備和在北京、上海兩地試驗用的幾萬個標簽，太貴了!如果要完成整個項目，那將是中鐵快運承擔不起的‘天價’。”據趙數詩回憶，成本鴻溝擺在了自己面前，項目不得不暫時停下來。
    　無奈之下，中鐵快運只能尋找替代方案，這時候，其中一家公司的條碼掃描方案引起了大家的注意。原來中鐵快運曾經在幾年前購買過該公司生產的條碼標簽制作設備，但只是在總部使用，并沒有大范圍推廣。最重要的是，根據對方提供的方案，如果未來RFID標簽的成本下降到可以接受的程度，該公司的設備只需要用很少一部分資金將某個模塊進行升級，整個系統就可以轉而支持RFID技術。
    最終雙方達成一致，中鐵快運購買整套設備和相關耗材，自己進行項目實施。“用條碼方案是否合算?那得看結果。”趙數詩有自己的判斷。經過測算，雖然作為一次性耗材，標簽增加了服務成本，所有費用攤下來，每個標簽折合人民幣0.12元，但就是這0.12元，卻徹底堵住了在貨物流轉過程中重新手工編號帶來的隱患，人員效率也大大提高。
    接下來的工作更為龐大。為了保證對貨物位置的實時監控，中鐵快運開始對原有的信息系統進行大規模重構。系統信息流由原來“單向+部分雙向”方式改變成“大集中”方式。“所有貨物流轉過程中所發生的每個位置改變都被傳回中央數據庫，并進行記錄，這種‘大集中’方式使我們可以實時了解到貨物到底在哪里，在哪個環節發生了問題。‘全程追蹤’由此而來。”趙數詩向記者介紹。
    “‘全程追蹤’不僅改善了丟貨、錯貨的問題，節省了相關成本，更重要的是，它給我們提供了一個全新的市場空間，”趙數詩說，“很多有物流服務需求的企業，他們不僅要運輸，更要我們提供倉儲以及物流管理服務，‘全程追蹤’及相關的管理報表使他們對自己企業商品的銷售、倉儲等情況了解得更及時準確，也更貼近市場。”
    隨著“全程追蹤”項目的結束，趙數詩有了一段難得的空閑時間，可是他卻輕松不起來。2006年1月18日，同屬鐵道部旗下、處于同業競爭狀態的中鐵快運與中鐵行包兩間快遞公司，在京宣布重組合并。新中鐵快運涵蓋了包裹快遞、快捷貨運、合約物流和國際貨代四項主業，對于信息部門而言，業務整合后的系統整合和推進無疑是一個巨大的挑戰。據趙數詩介紹，公司原有的信息中心已被撤消，取而代之的是預備成立中鐵快運信息技術有限公司。這個公司將負擔起中鐵快運包括IT整合在內的信息化整體建設。中鐵快運在走出國門的進程中，面對DHL、TNT、UPS、FedEx等“洋品牌”的沖擊。作為中鐵快運的信息公司，必然要跟上物流市場競爭的需要，提供更為實用的信息化解決方案，提升企業的核心競爭力。