在對某企業的審計中，審計人員通過系統分析了該企業物流方面存在問題，結合該單位對其庫存采購等方面進行改造的需要，親歷了該企業進行信息化管理物流的整個過程，該系統建設屬于一個非常典型的物流信息化管理系統，對于我國許多國有企業有一定的借鑒作用，可以從現代企業發展的要求出發，達到完善企業物流庫存管理工作的目的。
一、企業物流管理現狀及信息化管理物流的目標
該企業在庫存管理以及物流方面存在管理手段落后，庫站分散、信息溝通不暢，同類設備多、備件重復儲備、數據“孤島”無法共享等問題。這些問題有其單位自身的特性，但大部分屬于我國企業庫存管理上的共性問題。企業決定嘗試通過信息化建設加強對物流網絡管理。設計企業以計算機網絡技術為手段，通過再造業務流程，建立規章制度，整合管理資源，扁平化管理和軟件研發，通過開發已實現“數字化物流”系統，同時通過接口開發與企業的財務系統互聯，努力實現企業資金流、物流、信息流和業務流的“四流合一”。通過系統建設，預計庫房流動資金周轉將提高一倍，周轉天數降低46.4天，節約庫房流動資金占用5 000萬元，節約銀行利息250萬元。
二、企業現狀要求通過信息化建設加強物流管理
首先從物資管理自身需求來看，一是分散的物資管理，會造成庫存流動資金占用較大，企業上年度庫存流動資金占用1.86億元;二是庫存積壓物資龐大，重復采購。由于信息不能共享，同類儲備很難綜合調劑。積壓物品，將影響生產成本;三是手工記賬，無法高效準確地對物品進行分類管理。倉庫盤點往往出現物品數量和賬目不符的情況，管理人員多，工作效率低;四是單個微機庫存管理，形成企業內部封閉的信息孤島，很難全面及時地掌握庫存物資的動態信息。
其次從物資使用單位需求來看，一是計劃處理反饋不及時。計劃上報后，是否正常處理、合同簽訂情況、供應商情況、到貨情況使用單位不掌握，以致計劃重復上報;二是對單位物資庫存分布情況和實時成本情況無法監控，調劑成本的現象時有發生，成本不實;三是分散的采購和儲備管理，不能發揮集中采購的競爭優勢;四是成本實時監控管理的要求越來越迫切，部分制造部門已經提出物資核算到車間班組機臺的內部管理要求。
最后從監管的角度看，一是財務和業務沒有實現一體化，不能及時準確的反映市場的價格變動情況、物資到貨情況、估價入賬的明細情況，財務核算不及時;二是管理手段的落后，造成了管理機制上的漏洞。急需的物資進不來，不急需的長線物資占用庫存，計劃上報和預算管理脫節;三是供應商及付款管理不夠規范;四是傳統的手工統計方法，滯后的信息反饋，難以滿足現代化管理的需要。
三、提出的具體解決手段
通過對企業物流庫存管理進行重新流程設計，實現流程全程計算機規范化管理，通過計算機控制物流工作。首先用料部門直接在內部網上提出物資需求計劃，單位專業人員進行網上匯總，各級領導在網上審批，交庫領用后的質量監控反饋網上閉環管理流程。其次規范招標采購流程，加強供應商管理，實現中標信息網上傳遞。同時約束合同標底、供應商，由計算機生成合同，依據合同按照生產進度需求合理交庫。第三規范交庫、應付款掛帳的業務流程。交庫單全部依據合同生成，應付款依據發票和驗收入庫單自動生成，ABC方式付款結果自動形成。通過上述流程規范了庫房管理的業務流程，徹底甩掉傳統的手工記賬流程。同時審計建議配合新業務流程完善各項規章制度，形成各環節工作人員相互監督制約機制，加強系統制約功能。
具體實施思路。業務系統和財務系統建設通過建立預算、計劃、招投標、合同、交庫、資金、統計七大功能模塊，從而形成涵蓋企業全部業務流程的四個閉環控制系統。
(一)計劃閉環控制系統。計算機系統依據年度預算指標，按月均形成分類預算，限定月需求計劃。各用料部門上報月需求計劃，匯總后網上三級審核上傳計劃到供銷部門。超預算計劃，計算機系統自動鎖定無法輸入審核。計劃必須在指定日期前在網絡上傳遞。通過上述控制提高上報需求計劃的準確性和及時性，使物資管理部門對月消耗做到心中有數，由事后統計轉為事前控制。
(二)合同閉環控制系統。采購人員接到月需求計劃后，要先利用庫房管理系統，查詢當時全部庫存信息，進行利庫處理，無庫存由計劃人員確定采購方案，由招標人員審核投標方資格，提交招標管理委員會進行招標。采購人員、計劃人員、招標人員三方職權分離，形成互相監督、制約的透明機制。一旦招標委員會確定中標渠道和價格后，由采購人員在系統中起草機制采購合同文本，合同管理人員按中標通知書，審核機制合同。任何人無權修改中標結果。
(三)入庫核銷資金閉環控制系統。采購人員依據計劃及采購合同，在網上開具機制入庫單。入庫單上標明供應商名稱、合同編號、品名規格、計量單位、計劃入庫數量等。保管員直接在網絡上填寫實際交庫量，系統自動在合同中減去所開具的物資數量，入庫單數量必須小于等于合同所剩數量，超合同數量與無合同不能開具機制入庫單。
(四)查詢閉環控制系統。供銷部門物資管理工作業務，全部通過計算機系統完成，計算機完成的每一項操作在系統中都留有記載，從面實現通過系統對計劃、招標、合同、入庫、出庫、資金占用、掛賬、付款信息的查詢，為實時了解各環節工作狀態起到了關鍵作用，并形成了監督制約保證體系，促進了規范化管理。
上述系統的實施可以有效地保護企業的商業秘密和工作秘密。數字化物流系統，將全部物流信息存儲在系統中，它不會因為任何個人工作變動，而使某些有價值的信息數據遺失。系統在應用過程中，按制度規定設定各級人員工作權限、開機進入應用系統的密碼，與本工作無關的人員，無法進入系統中查看相關信息，進一步提高了企業保密工作管理水平。
企業的上述“數字化物流”思路可以很好的解決我國企業目前在物流、庫存管理方面存在的管理缺失，加強對各環節管理、規范，也是杜絕商業賄賂的重要手段，是我國企業亟待建立物流網絡的一個比較典型的例子。(作者：審計署駐沈陽特派辦 孟林)