一、引言
近年來，會展業(yè)在我國的發(fā)展勢頭極其迅猛。據(jù)不完全統(tǒng)計，我國現(xiàn)有展覽公司 余家，我國會展業(yè)每年以超過 ％的速度發(fā)展，出現(xiàn)了一批在國際上都享有盛名的專業(yè)展會，如
大連國際服裝博覽會、
北京國際汽車展、
青島啤酒節(jié)等。世界博覽會也將于 年于
上海舉行，這一盛事將極大的提升我國在國際會展業(yè)的地位�？梢哉f，中國已經(jīng)成為亞洲乃至世界重要的會展中心。在我國，越來越多的城市例如
寧波、青島等將會展業(yè)作為新的經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)和支柱產(chǎn)業(yè)。
一次成功的會展，需要整個會展服務(wù)供應(yīng)鏈中各節(jié)點(diǎn)，包括會展舉辦方、參展商、物流商、展館方、展位設(shè)計服務(wù)商等，密切配合，相互合作，協(xié)調(diào)一致。其中會展物流，即參展物品與其他輔助用品從參展商處至?xí)箞鲳^，然后再返回至參展商或直接流向展品購買者處的物理運(yùn)動過程，是其中一個至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。會展物流不涉及原料采購與產(chǎn)品生產(chǎn)，僅指參展物品的運(yùn)輸，因此較傳統(tǒng)物流體系供應(yīng)鏈，會展物流體系供應(yīng)鏈較短，但是線路更復(fù)雜。
會展物流過程根據(jù)會展的不同性質(zhì)也會有所不同。一般而言，會展物流所涉及到的環(huán)節(jié)主要有以下幾個：
展覽品從參展商所在地到展覽場館所在地之前的報關(guān)檢驗(yàn)等
如果是國際展覽會，很多展品都是從國外運(yùn)來，入境之前必須要經(jīng)過報關(guān)、商檢等環(huán)節(jié)。海關(guān)對于展品的進(jìn)出口報關(guān),商檢和動植物檢疫有特殊的要求,例如展覽品屬海關(guān)同意的暫時進(jìn)口貨物,進(jìn)口時免領(lǐng)進(jìn)口許可證,免交進(jìn)口關(guān)稅和其他稅費(fèi)。展覽品應(yīng)自進(jìn)境之日起六個月內(nèi)復(fù)運(yùn)出境。如需延長出境期限應(yīng)報經(jīng)主管海關(guān)批準(zhǔn)延長期限最長不超過一個月等具體的 條細(xì)則。
貨物從參展商所在地到展館的彭鴻廣浙江科技學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理系
運(yùn)輸
如果展品的運(yùn)輸需要跨越國界，多式聯(lián)運(yùn)幾乎成為必不可少的一環(huán)，各種不同形式的運(yùn)輸方式結(jié)合在一起，共同完成貨物從參展商所在地到異國的展館。空運(yùn)方式快捷安全，但是成本較高，較適用于價值高、體積小、時間緊的展品。海運(yùn)價格低廉，不過速度較慢，出現(xiàn)意外情況的可能性也相對較高。鐵路運(yùn)輸?shù)暮锰幵谟谡桂^一般都可以接收集裝箱，運(yùn)到指定的存放地，可以省卻很多轉(zhuǎn)運(yùn)的麻煩，缺點(diǎn)在于費(fèi)用比較高昂，周期比較長，對前期工作的準(zhǔn)備造成了很大的壓力。一般參展商由于參展次數(shù)有限，對整體流程的把握不是很到位，所以容易造成運(yùn)輸不能按時到達(dá)的現(xiàn)象。
如果是同城展覽或者參照商到展館的距離不是很遠(yuǎn)，那么大多會選擇公路運(yùn)輸。公路運(yùn)輸由于高速公路的日益發(fā)達(dá)，顯示出越來越強(qiáng)勁的趨勢，運(yùn)輸時間逐漸縮短，靈活性大大強(qiáng)于鐵路貨運(yùn)，價格也較低，但公路貨運(yùn)對包裝的要求要大大高于鐵路。
展品從展館外到展館現(xiàn)場的搬運(yùn)
貨物從展館外到展位的搬運(yùn)必須由熟悉現(xiàn)場并在展覽施工和拆除期間能隨時使用合適的設(shè)備和有經(jīng)驗(yàn)的搬運(yùn)工�，F(xiàn)場的搬運(yùn)工作人員應(yīng)該為非常規(guī)、大尺寸的物品的運(yùn)輸裝卸準(zhǔn)備好相應(yīng)的特殊設(shè)備，并且避免展品外觀上受損，影響展出效果。
貨物的展后運(yùn)輸
貨物的回運(yùn)指參展后展品仍然回到原來的地方去，這樣的物流一般在展前就已作好計劃，除非展品在參展后就被顧客買走，這種情況也非常普遍。展品的回運(yùn)大致也是遵循展品進(jìn)館的流程。如果參展商展后簽訂了售貨合同那么參展商和買家還要協(xié)商如何把這些東西運(yùn)到買家處。
二、會展物流的特征
與一般企業(yè)商品流通的“單一輸出模式”相比，會展物流是發(fā)生在短期內(nèi)、同時與多個參展企業(yè)發(fā)生關(guān)聯(lián)的物資流通活動，因而具有其自身的某些特征。
對安全、快捷、準(zhǔn)確的要求極高
會展物流的基本要求，就是參展物品從參展商處至展覽場館的空間移動過程中，不受到任何損壞，包括外觀上與內(nèi)在品質(zhì)上，以及保證適時、準(zhǔn)確的運(yùn)至參展場地，以便在展覽會正式開始之前有足夠的時間完成展位的設(shè)計與布置。在確保運(yùn)送質(zhì)量并且滿足經(jīng)濟(jì)原則的前提下，要以最快的速度完成會展物資從供貨地點(diǎn)到會展現(xiàn)場甚至購物者的空間轉(zhuǎn)移，切忌運(yùn)輸遲滯、供貨不及時，給會展活動造成重大的損失。在發(fā)貨、運(yùn)貨、提貨等各項(xiàng)業(yè)務(wù)中，要保證貨單相符，在運(yùn)送過程中不發(fā)生錯亂、丟失等事故，力求準(zhǔn)確地完成物資的流通運(yùn)輸任務(wù)。
物流過程控制的復(fù)雜性
會展期間的物流組織與管理工作是一項(xiàng)極其復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在明確了會展主題、功能與層次等方面的定位以及確定了參展商名單后，會展主辦方就要盡快與參展企業(yè)取得聯(lián)系，核定其參展產(chǎn)品的申報單，然后協(xié)助進(jìn)行這些展品的運(yùn)輸并安排好倉儲、保管等。由于參展商數(shù)量眾多，展品種類不一，各參展商的展品物流不統(tǒng)一，上述這些工作在實(shí)踐操作時顯得非常煩雜而繁瑣，因此需要在物流體系的規(guī)劃與運(yùn)行過程中科學(xué)決策，根據(jù)需要對其進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，達(dá)到整體最優(yōu)。
信息化要求相對較高
在任何物流活動中，信息都至關(guān)重要。在會展活動物流的組織與管理過程中，物流信息管理同樣是一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容，會展主辦方同各參展企業(yè)的有關(guān)人員必須不斷對各種物流信息進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，并根據(jù)反饋信息及時調(diào)整物流過程中的具體行動措施。在構(gòu)建現(xiàn)代化的會展物流體系中，首先要借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段，形成完備的信息網(wǎng)絡(luò)，所以對信息化的要求較高是會展物流體系的又一特征。
三、傳統(tǒng)會展物流模式
傳統(tǒng)的會展物流運(yùn)作模式。這種模式在物流管理水平較低的情況下被廣泛采用，雖然它弊端眾多，但是限于會展組織者的理念與水平或者會展的規(guī)模與性質(zhì)，當(dāng)前我國所舉辦的各類會展中依然大量的使用著此種模式。
成本較高，服務(wù)水平較低
各參展商的展品物流各自為政，參展商各自尋找自己的物流服務(wù)商，由它完成展品從參展商處至展覽場館的運(yùn)輸、儲存、保管、裝卸等作業(yè)，以及展覽結(jié)束后的回運(yùn)等工作。因?yàn)閱我坏膮⒄股陶蛊肺锪髁枯^少，難以爭取到較好的價格，單位物流成本較高，參展商也難以獲得全面有效的服務(wù)。
信息交流不暢
各物流公司必須與會展組織者事先溝通，告知對方何種展品何時到達(dá)展覽場館，展覽組織者再與場館方協(xié)商確定展品進(jìn)館時間，進(jìn)館之后，參展商才能開始展臺的搭建、布置、裝飾等工作。因?yàn)楦鲄⒄股潭加凶约旱奈锪鞴⿷?yīng)商，信息的流動發(fā)生在眾多的物流供應(yīng)商、展覽組織者、場館方之間，線路過于繁雜，溝通過程中經(jīng)常會出現(xiàn)信息流通受阻現(xiàn)象，協(xié)調(diào)困難，導(dǎo)致展品在場館外滯留或者留給參展商布置展臺的時間過短等現(xiàn)象。
四、現(xiàn)代會展物流模式
隨著物流供應(yīng)鏈理念的不斷發(fā)展，物流信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的會展物流模式的缺點(diǎn)逐漸顯現(xiàn)出來，需要一種現(xiàn)代的會展物流模式來取代傳統(tǒng)的會展物流模式。
1. 會展主辦方指定本次展覽惟一的物流供應(yīng)商，并將此物流供應(yīng)商的信息告知各參展商。
2. 各參展商與物流供應(yīng)商溝通，確定參展商展品的種類、數(shù)量、起運(yùn)時間、需要辦理的手續(xù)、展 位布置時間等信息。
3. 物流供應(yīng)商收集到所有參展商的物流信息后，根據(jù)各參展商的不同要求，兼顧安全、快捷、經(jīng)濟(jì)等要求，與各參展商共同制定最佳的物流方案。
4. 物流供應(yīng)商與場館方協(xié)作，將參展商的展品運(yùn)輸至展覽場館，參展商組織展位布置。
這種新的物流模式具有如下的特點(diǎn)：
物流供應(yīng)鏈成本較低
會展舉辦方指定惟一的物流供應(yīng)商，完成整個展覽的所有物流活動，物流量大，能夠達(dá)到規(guī)模效應(yīng)，供應(yīng)鏈成本相對傳統(tǒng)模式可以大大降低。會展指定的物流供應(yīng)商一般規(guī)模較大、網(wǎng)絡(luò)分布廣、服務(wù)水平高，能夠保證所有展品的物流成功完成。
信息交流通暢
物流信息交流主要在參展商與物流商之間直接進(jìn)行，縮短了信息渠道的長度。由于物流服務(wù)商的專業(yè)性，熟悉物流各環(huán)節(jié)，在收集到所有參展商的展品物流信息后，可以統(tǒng)籌安排，協(xié)調(diào)一致，使各參展商的展品進(jìn)場、布置等按順序交錯進(jìn)行，避免展品滯留、等待、擁擠等現(xiàn)象的發(fā)生，提高工作效率。
服務(wù)水平高
物流服務(wù)商一般具有頂尖的實(shí)力、豐富的經(jīng)驗(yàn)，其專業(yè)水準(zhǔn)能夠?yàn)榭蛻籼峁o微不至的服務(wù)。例如在 年青島國際啤酒節(jié)上，青島中遠(yuǎn)物流公司承擔(dān)了全程物流服務(wù)。一般而言國外啤酒品牌如果是第一次在中國銷售的，僅標(biāo)簽審核就需要３個月左右的時間。而青島中遠(yuǎn)物流公司利用其專業(yè)化、規(guī)范化、全方位的物流服務(wù)，僅用２０天就完成了包括啤酒標(biāo)簽申請、報關(guān)、報驗(yàn)到倉儲、運(yùn)輸?shù)纫幌盗蟹⻊?wù)，使眾多海外知名品牌啤酒能夠順利在本屆啤酒節(jié)亮相，得到廠商的高度評價，為啤酒節(jié)進(jìn)一步拓展海外市場提供了強(qiáng)有力的保障。
對指定的會展物流服務(wù)商的要求高
在現(xiàn)代會展物流模式中，惟一的物流服務(wù)商作為整個會展物流系統(tǒng)的中心和樞紐，指揮與協(xié)調(diào)展品和信息的流動，這就要求該物流服務(wù)商擁有并且能夠利用先進(jìn)的信息技術(shù)，與會展主辦方、參展商、展館方隨時保持聯(lián)系和方便快捷的信息交換。企業(yè)內(nèi)部的 要求與 相連，并且設(shè)計成方便客戶使用網(wǎng)絡(luò)瀏覽器查詢和監(jiān)控物流信息。
五、結(jié)束語
傳統(tǒng)的會展物流模式在我國目前的會展業(yè)中依然廣泛存在，這對我國會展業(yè)的發(fā)展是及其不利的。會展業(yè)的行業(yè)協(xié)會、物流服務(wù)商應(yīng)該聯(lián)合起來，共同推行新的適應(yīng)時代要求的現(xiàn)代會展物流模式。新的現(xiàn)代物流會展模式的應(yīng)用，可以提升我國的會展服務(wù)水平，降低整個物流體系的成本和提高效率，在經(jīng)濟(jì)全球化的背景下，吸引更多的國際國內(nèi)參展商，繁榮我國的會展經(jīng)濟(jì)。對物流服務(wù)商而言，會展物流為其提供了一次難得的發(fā)展機(jī)遇，因?yàn)闀刮锪魇袌鲆?guī)模日益龐大，物流服務(wù)商可以研究會展物流的特點(diǎn)，應(yīng)用現(xiàn)代會展物流模式，滿足會展物流各參與者的獨(dú)特需求，占領(lǐng)這一市場，發(fā)展壯大自己。
